Tekst kapitein Arthur van Beveren
Foto Mediacentrum Defensie

Pilot ‘Gebruiker aan het stuur’ moet inkoop- en inhuurproces versoepelen

De krijgsmacht staat voor een grote transitie richting een andere manier van optreden. Door een verhoogd budget zijn de mogelijkheden er wel, maar bestaande bedrijfsprocessen zitten deze beweging voorwaarts soms in de weg. Om daar verandering in te brengen startte de Directie Inkoop van COMMIT dit jaar met de pilot ‘Gebruiker aan het stuur’. De insteek daarvan is dat inkoop van gebruiksartikelen en inhuur van personeel soepeler moet. De nieuwe werkwijze werpt inmiddels zijn vruchten af op het gebied van IT-hardware en inhuur van IT-professionals.

COMMIT zette samen met de marine een pilot op, waarbij die zelfstandig IT-hardware (End User Devices) kan afroepen bij een gecontracteerde IT-leverancier van JIVC. Het gaat om zogenaamde ‘fire and forget’ middelen, waarvoor geen ondersteuning of onderhoud door JIVC nodig is. Er zijn uiteraard wel strikte afspraken gemaakt over randvoorwaarden, zoals veiligheid en materieelbeheer. Bij zelf aan het stuur zitten hoort namelijk ook de verantwoordelijkheid voor dat soort belangrijke zaken. Daarna zorgt JIVC dat de IT-middelen in het beheersysteem SAP worden geregistreerd zodat deze aan het einde van hun levensduur retour worden gestuurd en eventueel gerecycled of verschroot.

Laden van een marineschip met een kraan en grote kratten.
De Koninklijke Marine is het eerste krijgsmachtdeel dat de versnelde IT-hardware-inkoopprocedure volgt.

Controle loslaten

Marco, hoofd van de afdeling Assortiment Management IT bij JIVC, begeleidt de IT-hardware pilot. “Wij zijn de nieuwe werkwijze aangegaan met de marine en inmiddels staan er meer afnemers te popelen om mee te doen. Het scheelt hun en ons veel tijd. In de oude situatie moesten de behoeftes uitgebreid op papier worden gezet. Wij moesten daar een beslissing over nemen voordat de daadwerkelijke aanschaf uitgevoerd kon worden. De controle is nu achteraf en we merken dat het proces veel sneller gaat. Het gaat dan ook om relatief kleine aankopen als kabels, computeronderdelen of een enkele laptop of beamer waar geen dienstverlening van JIVC voor nodig is.” Voor de IT-organisatie van Defensie is het soms nog wennen om de controle op te geven ziet Marco. “Maar het is niet zo dat iedereen zomaar kan bestellen. Dat zijn nog altijd de informatiemanagers die voorheen ook de aanvragen mochten doen. We hebben nu een keer meegemaakt dat er een interpretatieverschil over de regels was. Dat bespreken we en dan is het duidelijk voor een volgende keer.”

Ondernemerschap

Voor de nieuwe werkwijze is een cultuuromslag nodig die je op dit moment in het hele defensieapparaat ziet. Wat kunnen we doen om als geheel sneller inzetgereed te zijn. “Je ziet nu veel ondernemerschap bij JIVC”, vervolgt Marco. “Het initiatief voor deze samenwerking met de marine lag bij ons. We wilden versnellen op zaken waar dat kon.” Dat gold niet alleen voor IT-hardware maar ook voor de inhuur van IT-professionals. In een overvolle IT-markt kun je daar niet om heen, maar de procedures rondom het aantrekken van tijdelijk personeel waren omslachtig en kostten wederom veel tijd. Collega Robert probeert die processen rond IT-inhuur te versnellen. “Dat doen we samen met de collega’s van Inkoop IT. Het moet makkelijker, overzichtelijker en inzichtelijker worden voor de aanvrager.”

Hand met kleine schroevendraaier monteert een harde schijf in een laptop.
Geen dienstverlening nodig van JIVC en binnen de afgesproken kaders, dan mag IT-hardware direct worden aangevraagd bij een vaste leverancier.

Koppelen en automatiseren

Een doorlooptijd binnen het inhuurproces van soms wel vier maanden inclusief screening draagt niet bij aan het versnellen en versoepelen om zo beter voorbereid te zijn op hoofdtaak 1. Binnen de pilot 'Gebruiker aan het Stuur' van Directie Inkoop en de 'Must Win Battles' van het JIVC hebben het team daarom verschillende verbeteracties opgesteld. Voorheen moest een papieren aanvraagdocument door drie personen worden getekend vertelt Robert. “Vervolgens moesten we dit document inscannen en handmatig in de systemen zetten. Inmiddels kan dat digitaal, maar het hele proces van aanvragen tot het inboeken van uren is nog niet compleet gekoppeld en geautomatiseerd. Daar zijn we nu druk mee bezig.”

Meer verbeteracties

Een andere verbetering op korte termijn binnen IT-inhuur is het in orde krijgen van de defensiepas, autorisaties en werkplek voor de inhuurkracht, gedurende de screeningsperiode. Zo kan de ingehuurde collega meteen op de eerste werkdag aan de slag. “Het is een hele uitdaging om dit te bewerkstelligen. Je hebt meerdere afdelingen nodig om resultaat te boeken maar dat maakt het ook een leuk proces”, besluit Robert. “Je loopt samen tegen muren aan, maar uiteindelijk werk je gezamenlijk naar hetzelfde doel toe.” Marco vult aan: “We hebben alle tools in handen om de verandering te kunnen brengen. Je kunt kijken naar wat er niet mogelijk is, maar we kunnen veel beter kijken wat we van elkaar nodig om het toch voor elkaar te krijgen. Dat moet de mindset zijn."