Thuis met IT

JIVC pakt uit, DMO volop in actie

Zoveel mogelijk de dagelijkse werkzaamheden laten doorgaan onder bijzondere omstandigheden. Een crisisteam, onder leiding van Harmen Alkema, ondersteunt de lijndirecteuren om dàt voor elkaar te krijgen. "Die lijn is en blijft verantwoordelijk voor de sturing."

Het crisisteam zorgt ervoor dat onderling informatie wordt gedeeld en voor een duidelijk DMO-breed overzicht. Hiertoe komt het team 2 keer in de week virtueel bijeen. "Daarbij kijken we ook naar toekomstige scenario’s. Iedere week staat de crisis ook centraal in de eveneens virtuele DMO-raad. Defensie is als organisatie wel gewend om met een crisis om te gaan. Omdat iedere crisis weer anders is, zeker deze, doen we al lerend ervaring op”, laat Alkema weten. 

Met name voor - onderdelen van - het Joint Informatievoorzieningen Commando (JIVC) zijn het bizar drukke tijden. Louw van Sinderen, hoofd van het IT Continuity Center (ITCC) bij het Joint IV Commando, houdt met de circa 270 medewerkers van zijn afdeling de cruciale IT voor Defensie 24/7 in de benen. “Dat doen we zowel voor de missies in het buitenland als voor de individuele defensie-medewerker, die nu veelal thuis aan het werk is.”

Dat laatste heeft de afgelopen weken nogal wat voeten in de aarde. “Onze Servicedesk Defensie (SDD) wordt soms letterlijk platgebeld. Dat is niet zo gek als je ziet wat er in verband met de coronacrisis allemaal is uitgerold om iedereen thuis te kunnen laten werken.”

Groter beroep

De medewerkers van de SDD zijn normaal werkzaam op Camp New Amsterdam, maar ook de reservelocatie op De Zwaluwenberg wordt vanwege risicospreiding benut. “In de laatste weken voor de crisis zijn alle puzzelstukjes in elkaar gevallen. Bijna iedereen bij Defensie heeft het afgelopen jaar een mobiel apparaat in handen gekregen en ook zijn net op tijd alle nieuwe defensiepassen uitgedeeld. En er is inmiddels ook meer ondersteunende software beschikbaar. Met die combinatie van factoren kun je goed vanuit huis werken. Maar nieuwe apparatuur en programma’s leiden ook tot een groter beroep op het SDD. Soms staan er wel 100 collega’s met vragen telefonisch in de wacht. Gelukkig kunnen we veel ondersteunende informatie op intranet kwijt, die ook voor iedereen is te benaderen. De communicatie is wat dat betreft goed op gang gekomen. Het is mooi om te zien dat Defensie door onze verbeterde IT grotendeels kan doordraaien, ondanks deze crisis. Dat was pakweg 2 jaar geleden niet zo gelukt.”

Hormuz

Op de locaties Stroe en Den Helder houdt het ITCC de verbindingen met de operatiegebieden in de lucht. Zoals met Zr.Ms. De Ruyter in de Straat van Hormuz. “We doen dat met een minimale bezetting om besmetting in ons team te voorkomen. Het is krap, maar omdat vrijwel alle internationale oefeningen en ook een aantal missies is afgeblazen, gaat het goed.”

Thuis

Dat kan kapitein-luitenant ter zee Michiel Zeeman, plaatsvervangend hoofd Generieke IT en IT-infrastructuur bij het JIVC, alleen maar beamen. Zijn afdeling werkt zeer nauw samen met die van Van Sinderen. Op het moment dat premier Rutte op 12 maart het advies gaf vooral thuis te gaan werken, gingen de medewerkers van GIT aan de slag. “We zagen aankomen dat we de capaciteit voor het thuiswerken met een factor 4 of 5 moesten vergroten. Daarmee zijn onze mensen dat weekeinde aan de slag geweest; vol gas en dat verdient echt een groot compliment.”

Het actieplan van GIT heeft al snel tot koerswijzigingen geleid. “We hebben onze medewerkers verdeeld in groepen, die geen contact meer met elkaar hebben. Zo willen we bij een mogelijke besmetting de verspreiding van het virus voorkomen. Ook is er een verandering in de dienstverlening, omdat de nadruk nu op thuiswerken ligt. Gelukkig was er nog wat ruimte, maar die hebben we dus zeer snel verruimd. We monitoren nauwkeurig hoeveel collega’s er online zijn en of we nog ‘in het groen’ (voldoende capaciteit op het netwerk)  zitten. Dat is nog steeds het geval. Ook werken steeds meer Defensiemedewerkers vanaf hun mobiele devices en dat vraagt om andere aandachtspunten bij onze diensten Daarbij passen we ons dagelijks aan om IT-voorzieningen te verstrekken aan het Defensiepersoneel dat ingezet wordt in het kader van COVID-19. Zo hebben we binnen 2 weken Microsoft Teams defensiebreed uitgerold, zodat we als Defensie goed kunnen samenwerken met onze partners in deze crisis.”

Verder kijken

Maar er wordt verder gekeken dan een paar weken. “De gebruikers hebben toegang tot Departementaal Vertrouwelijke samenwerking nodig”, zegt Olivier Sessink. Hij coördineert de initiatieven voor nieuwe dienstverlening bij het JIVC. “De teams van Louw en Michiel houden de boel in de lucht, maar we ontwikkelen ook versneld nieuwe, veilige oplossingen. Er is, nu we elkaar niet meer tegenkomen op de werkvloer, grote behoefte aan videobellen. Daarom is heel snel MS Teams uitgerold. Maar we ontwikkelen ook een oplossing die voldoet aan de eisen van het beveiligingsbeleid, om Departementaal Vertrouwelijk te videobellen op de Defensie smartphones en tablets. En ook andere apps om veilig digitaal samen te werken. Normaal zouden we daar 6 maanden over doen, nu willen we een en ander binnen een paar weken in de benen hebben.”

Ook een nieuwe app, Mijn Defensie, moet de komende tijd tot meer thuisgemak leiden. Het lezen van het defensienieuws, maar ook het regelen van verlof of een dienstauto kan dan via 1 applicatie. Dat is wel beperkt tot de bij Defensie geregistreerde devices. “Die app was al in de maak, maar ook hier hebben we het tempo maximaal verhoogd.”

Meer actie

Het JIVC is niet het enige bedrijf dat ondanks de crisis nog volop in bedrijf is. Zo kreeg het Defensie Munitiebedrijf deze en vorige week de containers terug van veelal afgelaste oefeningen. “In de meeste gevallen zat het slot er nog op”, meldt adjudant Jan, “dus die konden we openmaken en uitpakken. Dat wil na oefeningen wel eens anders zijn.”

Het kledingbedrijf van Defensie in Soesterberg, het KPU, grijpt de relatief stille periode aan om achterstanden in de uitgifte weg te werken. Er komen op dit moment immers geen nieuwe militairen binnen voor de uitreiking van hun pakketten.