Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht  -  Jaarverslag 2015

Veel opmerkingen die ik te horen krijg, hebben betrekking op assortimentsgewijs werken. Ons materieel is veelal opgebouwd uit componenten die ondergebracht zijn binnen verschillende assortimenten, die op hun beurt weer zijn ondergebracht bij verschillende operationele commando’s. Zo is het assortiment ‘optronica’ bijvoorbeeld ondergebracht bij de marine, vallen Command and Information Systems onder verantwoordelijkheid van de luchtmacht en zijn wielvoertuigen bij de landmacht ingedeeld. Een Fennek verkenningsvoertuig, dat is uitgerust met geavanceerde waarnemings- en verbindingsmiddelen, bestaat dus uit componenten die zijn ondergebracht bij de assortimenten van diverse operationele commando’s. Vaak krijg ik te horen dat het ontvlechten van budgetten en stellen van prioriteiten moeizaam verloopt. Het gevolg hiervan is dat delen van een uitrustingsstuk wel inzetbaar zijn (of worden), maar het systeem als geheel nog steeds niet. Ook de indeling van artikelen in deze assortimenten wordt niet altijd als logisch ervaren. Zo zijn vliegtuigtrappen bijvoorbeeld ondergebracht in één van de assortimenten van de landmacht. 

____________________

Voor de Koninklijke Marechaussee is voor een innovatieve manier van werken als ‘informatiegestuurd optreden’ een goede ICT-ondersteuning randvoorwaardelijk. Er bestaat behoefte aan handheld operationele applicaties voor grenswerkzaamheden, waarmee bijvoorbeeld kentekens van voertuigen of persoonsgegevens direct gecontroleerd kunnen worden. Dergelijke systemen en applicaties zijn vandaag de dag ‘van de plank’ te koop, maar zoals het er nu uit ziet, zullen die over een periode van vijf jaar gefaseerd worden ingevoerd. 

Diverse commandanten merken op dat het assortimentsgewijs werken en het afsluiten van raamcontracten niet in alle gevallen lijkt te leiden tot lagere uitgaven. Bij de Ondersteuningsgroep van de landmacht is mij gebleken dat het raamcontract met een artiestenbureau tot significant hogere uitgaven leidt dan het rechtstreeks boeken van de artiest. De bemanning van Zr.Ms. Tromp ervaart dat er te weinig reserveonderdelen op de plank liggen of dat de kwaliteit te wensen overlaat, waardoor de operationele gereedheid voortdurend onder druk staat. 

Projectleiders bij de Defensie Materieelorganisatie schetsen als zeer lastige factor dat de defensieorganisatie altijd een meerjarige financiële planning vereist, variërend van vier tot tien jaar. Dit bemoeilijkt het ‘agile werken’, noodzakelijk voor innovatie in de ICT. Het is immers moeilijk om te voorspellen is wat de ontwikkelingen in deze snel innoverende discipline zullen zijn over bijvoorbeeld driekwart jaar. De diepgewortelde behoefte aan controle over budget beschouwt men als ‘oud denken’ als het over innovatie in ICT gaat. Soms lukt het wel om een product, project of applicatie in drie maanden te ontwikkelen en te leveren aan een defensieonderdeel, maar ontstaat door toedoen van de beveiligingsautoriteit alsnog een vertraging van vele maanden. 

In Mali trof ik logistieke medewerkers die uitermate tevreden waren met SAP. Het systeem vereenvoudigde bijvoorbeeld het aanvragen van reservedelen, waardoor meer tijd overbleef voor andere werkzaamheden zoal het uitvoeren van reparaties. 

Daar staat tegenover dat de invoering van SAP nog steeds voor aanloopperikelen zorgt. Het huidige verloop van de processen draagt onvoldoende bij aan de inzetbaarheid van het materieel van het Bevoorradings- en Transportcommando van de landmacht. Een gevolg is dat de inhuur van vervangend materieel navenant toeneemt. Bij de afdeling Brand- en Bedrijfsstoffen van de Defensie Materieelorganisatie ondervindt het personeel een aanzienlijke werklast bij het handmatig en vaak per stuk verwerken en verzenden van artikelen. Wellicht kan een – mogelijk van de plank te verwerven – ‘SAP-scanner’ hier soelaas bieden. 

Bij dezelfde eenheid bestond onduidelijkheid over de mogelijkheid om de gegevens van een contactpersoon in SAP in te voeren. De adequate reactie van de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering dat dit wel degelijk mogelijk is, kon direct in het verslag van het werkbezoek worden verwerkt. 

Bij het Financieel Administratie- en Beheerkantoor is SAP nog steeds niet geïntegreerd, waardoor tijdelijke werknemers worden aangehouden en zeven medewerkers worden ingehuurd. Meer dan 80% van de betalingen zou via SAP moeten verlopen. Nu blijft een substantieel deel achterwege: slechts 12% ‘valt door’ via SAP. De (extra) tijdelijke vte’n zijn benodigd voor de handmatige verwerking van de facturen die door onjuist gebruik van het systeem niet automatisch door middel van SAP worden afgedaan. Dat de verschillende documenten niet op een juiste wijze worden aangeboden in het systeem, betreft een defensie breed probleem. Men moet immers leren handelen naar een geïntegreerd systeem in de (materieel-)logistieke keten. Het veranderen van de bedrijfsvoering binnen Defensie, bijvoorbeeld de invoering van assortimentsgewijs werken, heeft ook effect op de inhoud van en de behoefte aan de opleidingen. Het is onduidelijk wie binnen Defensie verantwoordelijk is voor het stellen van de behoefte om de opleidingen aan te passen en voor het stellen van de behoefte aan deze opleidingen. 

In algemene zin onderken ik dat gestandaardiseerde bedrijfsvoering voor ondersteunende functies leidt tot noodzakelijke doelmatigheidswinst voor de hele organisatie. Bij eenheden als het Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek, met een bijzondere taakstelling en afwijkende bedrijfsvoeringseisen, leidt die gestandaardiseerde bedrijfsvoering echter tot onnodige problemen om te kunnen voldoen aan civiel-wettelijke eisen. In dergelijke gevallen zou het mogelijk moeten zijn om in de ondersteuning de standaardprocessen terzijde te leggen en maatwerk te leveren.