DMO-bedrijven in touw voor Oekraïne

Spoedopdrachten en overwerk

Onder druk wordt alles vloeibaar. Daar weten ze bij de Defensie Pijpleiding Organisatie alles van. Maar ook bij het KPU- en Munitiebedrijf en JIVC werd snel geschakeld toen Oekraïne acute hulp nodig had. Er werd geleverd, en de situatie gaf bovendien inzicht over het functioneren van de eigen organisaties in crisissituaties.

DPO: Geslaagd voor de stresstest

Voor een bedrijf als de Defensie Pijpleiding Organisatie dat 24/7 operationeel is, kwam de verhoogde paraatheid door de crisis in Oekraïne niet als grote schok. Zeker, het heeft extra werk gekost, en dat doet het nog steeds. Maar het is ook een goede stresstest. “We hebben allerlei procedures en die trainen we regelmatig. Maar werken ze ook in de praktijk?”, vraagt directeur DPO Niek Molenaar. “Als er een calamiteit is met een pompmotor, kunnen we dan via een omweg brandstof blijven leveren aan onze klanten? Kunnen we snel reageren? We weten nu dat dat lukt.” Dat komt volgens Molenaar door een bepaalde drive in het bedrijf. “Onze mensen zijn trots op hun vak, want een vak is het. En ze gaan niet ergens weg voordat de taak volbracht is.”

De DPO beheert in Nederland een pijpleidingnetwerk dat onderdeel is van een Europees netwerk onder NAVO-vlag, het Central Europe Pipeline System (CEPS). Het CEPS verdient zijn exploitatiekosten grotendeels zelf terug met de opbrengsten uit het vervoer van kerosine voor de reguliere vliegmarkt klik hier voor het artikel dpo 25 jaar. Van de totale hoeveelheid brandstof gaat normaal gesproken 90 procent naar Schiphol en andere civiele vliegvelden. Bij een grotere vraag door militaire klanten kan dat aandeel iets minder worden en in crisissituaties kan het burgerdeel zelfs volledig worden afgesloten. De crisis was ook een wake up call voor CEPS. “Hoe weerbaar zijn we eigenlijk, op het gebied van reservematerieel bijvoorbeeld?”, vertelt Molenaar. “Dat is na de val van de muur op een laag pitje komen te staan. Maar als er een motor uitvalt, hebben we wel snel een reservemotor nodig om de continuïteit in de levering te garanderen. CEPS-breed wordt nu nagedacht over reservematerieel. Te denken valt aan een gezamenlijk CEPS depot ergens in Europa waar dat materieel kan worden opgeslagen. Ook op cybergebied wordt de weerbaarheid op de proef gesteld en worden initiatieven ontplooid.”

Marc Delen, die in de staf van DPO werkt, zag door de situatie meer dynamiek ontstaan. “Van het Defensie Brand- en Bedrijfsstoffen bedrijf (DBBB, red.) kregen we de vraag of zij kerosine konden afnemen bij ons truckloading station in Markelo. Zo’n simpele vraag hadden we in jaren niet gehad. Dat station zat in de mottenballen maar werkt nu na een kleine APK weer”, illustreert Delen. “We zijn een klein en hecht bedrijf en doen dit met zijn allen. Van de staf tot de operator op een depot; iedereen levert zijn bijdrage. Het hele bedrijf voelt dat dit moet.”

KPU schakelde snel over

Marco Bittag is coördinator op de werkvloer van het KPU-bedrijf. Hij was onder de indruk van zijn collega’s. Binnen korte tijd schakelde iedereen over van het dagelijkse werk naar een tijdelijke productielijn, waar zij duizend pakketjes met onder andere slaapzakken en handdoeken prepareerden. Binnen een dag werd die eerste lading verstuurd. “We werken dan net zo lang tot het af is.”

Het scenario ligt bij het KPU-bedrijf altijd klaar. Een aantal mensen staan op standby en moeten binnen een uur in Soesterberg zijn om de eerste materialen te verzamelen. “Met de eerste opdracht voor Oekraïne moest er snel gehandeld worden”, vertelt de KPU-man. Die eerste zending bestond uit helmen en kogelwerende vesten. “Een deel lag hier in Soesterberg, een ander deel in een opslag in Almelo. Nadat onze keurmeesters een kwaliteitscontrole deden, ben ik daar met een team heen gegaan om materiaal uit te zoeken en verzendklaar te maken.”

De lopende voorraad voor eigen mensen mocht niet in gevaar komen, dus werd er goed gekeken wat wel en niet weg kon. “Het afgeschreven materiaal hebben we stuk voor stuk nog een keer gecontroleerd. Er moeten wel goede spullen richting Oekraïne gaan en de vrachtpapieren met aantallen, afmetingen en gewicht moeten kloppen. Dat waren 110 pallets.” Oekraïense vrachtwagens hebben deze onder begeleiding van de Marechaussee bij het KPU-bedrijf geladen en zijn daarnaar naar het oosten gereden.

Normaal gesproken geven ze bij het KPU-bedrijf op een dag vijf kogelwerende vesten uit. Nu waren het hele pallets. “Dan besef je waar dat heen gaat. Dat is toch anders dan een oefening”, blikt Bittag terug. Iedereen was dan ook bereid om iets te doen. De bellijsten voor eventuele nachtdienst waren zo gevuld. “Ik zie zo’n situatie ook als teambuilding. Als het werk is gedaan en we zitten samen aan de koffie dan merk je dat het echt leeft.”

JIVC aan de bak

Van een oefening in Noorwegen werd het voor een aantal F-35’s een missie in Bulgarije ter bescherming van de oostflank van het NAVO-gebied. Alle ondersteuning, inclusief IT, moest in korte tijd worden verplaatst. “Wat normaal zes maanden duurt, ging nu in twee maanden”, vertelt projectleider Dimitri van Loon van JIVC over dat IT-gedeelte. “Het hielp mij dat het om de eerste F-35-missie ging, waardoor iedereen in de meewerkstand stond. In die zin heb ik niet heel veel moeten doen. De basis voor de oefening stond al. De technische jongens hebben hun werk echt goed gedaan.”

Volgens Van Loon vergeet men wel eens hoeveel IT er achter de F-35 zit. Onder andere het informatiegestuurde optreden wordt hierdoor ondersteund. Dat specifieke gedeelte is dominant vergeleken met andere vliegtuigen. De data wordt uitgelezen op een grote server bij de fabrikant Lockheed Martin en wordt gevoed via een centrale server in ieder participerend land en op elk vliegveld waar de F-35 vliegt. Maar het is geen kwestie van de apparatuur van de oefening uitpluggen en in Bulgarije weer in het contact steken. Configuratiebestanden moeten bijgewerkt worden zodat de verbindingen naar huis blijven bestaan.

Netwerkontwerper Hielke Hagendoorn werkte aan het systeem dat in Bulgarije moest gaan draaien. “De F-35 missie is de eerste missie waarbij het Nederlandse ontplooide Protected Core Network (PCN, red.) daadwerkelijk operationeel wordt ingezet”. PCN maakt het mogelijk om versleuteld verkeer op een gestandaardiseerde manier uit te wisselen met NAVO partners.

Hagendoorn vertaalde de theorie van de NAVO-standaarden naar de praktijk. De labconfiguratie die hij eerder had opgebouwd werd overgezet naar de operationele apparatuur. “Toen de missie-apparatuur in Stroe ‘op de plaat’ klaar stond, ben ik daar op de fiets naar toegegaan om te helpen met software inspoelen. De grootste uitdaging was zorgen dat de supportorganisatie over de juiste informatie beschikte. De systeembeheerders moeten 24 uur per dag problemen kunnen oplossen. Dankzij ieders medewerking is ook hier veel tijdwinst gehaald”, besluit Hagendoorn.

Extreem korte reactietijd voor Munitiebedrijf

“Wat hebben we liggen? Wat doet ons pijn? Wat kunnen we missen?” Dat waren de vragen waar het Munitiebedrijf over moest nadenken toen er via de politieke lijn een verzoek binnen kwam voor de levering van munitie aan Oekraïne. Uiteindelijk werd de beslissing gemaakt. Op een vrijdagmiddag kwam in Veenhuizen een omvangrijke opdracht binnen welke zaterdagochtend vroeg op Eindhoven moest staan voor transport. Aan Emiel Mulder, verantwoordelijk voor de fysieke distributie, de schone taak om die levering met zijn mensen verzend gereed te maken.

“Normaal gesproken is ons werk planbaar. Zes weken van tevoren moeten eenheden een aanvraag voor munitie doen. Nu moest dat veel sneller, maar tegelijkertijd moesten wij wel aan de wet- en regelgeving blijven voldoen”, legt Mulder via Teams uit. “We gaan uit van het principe first in first out. Maar deze keer gingen we daar pragmatisch mee om: kunnen we alle munitie uit een enkele bunker halen, dan brengen we geen partijen uit verschillende bunkers samen. Daar was de tijd niet voor. Daarnaast frustreerde de regelgeving in dit geval. Op een pallet staan soms wel 75 munitiekistjes. Die moet je voor het luchttransport allemaal één voor één stickeren, terwijl het totaalpakket op de pallet ook een sticker krijgt. Voegt dat iets toe aan de veiligheid is dan de vraag.” Dat zijn leerpunten voor later. Net als wat zo’n extreem korte reactietijd betekent voor de organisatie en de mensen.

Wat Mulder positief opviel was de betrokkenheid van zijn personeel bij deze speciale opdracht. Omdat de opdracht als operationele inzet werd bestempeld konden er tijdelijk meer uren gedraaid worden. Zelf heeft hij op de vloer meegeholpen om samen de klus voor elkaar te krijgen. “Ik ben blij met de groep mensen die we hier hebben. Zij willen het gewoon geregeld hebben en daar kun je op bouwen.”

Na een aantal leveringen aan Oekraïne ligt het aandachtspunt nu meer bij vraag- en aanbodmanagement, om te kunnen voldoen aan de toekomstige munitiebehoefte. Wat is de impact van de gedane leveringen en hoe kunnen de effecten daarvan opgevangen worden? Het Munitiebedrijf geeft daarin advies aan de defensietop, want de voorraad moet ook weer aangevuld worden.