Met project ROGER naar S/4HANA

SAP krijgt update – personeel de benodigde handvatten

Hoe zat het ook al weer met SAP? Defensie implementeerde dit bedrijfsondersteuningsprogramma tussen 2004 en 2014. Vrijwel alle grote multinationals gebruiken het ook. Vergelijk SAP met de Apples en Microsofts van deze wereld. Logisch dat softwareontwikkelingen bij SAP ook niet stilstaan. Tijd dus voor de grote stap naar versie S/4HANA onder de programmanaam Roger. Dat zorgt er onder andere voor dat de werkvloer alle benodigde opleiding, training en ondersteuning krijgt. “We hebben geleerd uit het verleden.”

Dat zijn woorden van Jelle van Waveren, Programmamanager IT van Roger, tevens Hoofd afdeling Materieellogistiek en Financiële IT van het JIVC. En hij spreekt uit ervaring, want ook de introductie van SAP maakte hij mee. Daarbij liep zeker niet alles op rolletjes. “S/4HANA gaat worden gebruikt door 17.000 personeelsleden, op 60 locaties en in vijf tijdzones. Dan móet je alles wel goed geregeld hebben.”

Dus is eerst gekeken waar de gebruikers van SAP zitten. “We zijn bij hen langs geweest en bekeken hoeveel opleiding en training ze nodig hebben om óf optimaal met het nieuwe systeem te werken óf in een nieuw proces te kunnen functioneren. Eerst luisteren dus; we hebben het begrepen. Roger! Een herkenbare militaire term, want S/4HANA bekt niet. Het doel van Roger is dan ook het niet moeilijker maken dan nodig is: just in time, just enough.”

Deadline

Op basis van de verzamelde data is heel nauwkeurig gekeken waar de grootste veranderingen zitten. Dat is op de werkvloer, maar die worden daar niet zomaar over uitgestort. “We helpen collega’s de veranderingen te absorberen. Als wij mensen gaan opleiden, hebben wij geld om op die plek tijdelijk een ander team neer te zetten om het werk op te vangen. Ik hoop dat de werkvloer daar blij van wordt. Het moet echt een steuntje in de rug zijn. Dat is ook zeker een les uit het verleden.”

Daarom is de projectorganisatie, aangestuurd vanuit de Commandant der Strijdkrachten, op tijd begonnen. De deadline voor de transformatie is door de leverancier gesteld op 2025 wanneer het huidige SAP niet meer wordt ondersteund. “Alles wat we met dat systeem doen, moet dus vervangen worden. Onze hele bedrijfsvoering is ervan afhankelijk: Als we het niet meer hebben, vliegt er na een paar dagen niets meer. Dat is wettelijk zo vastgelegd. Er kan ook niets nieuws meer aangekocht worden, wat uiteindelijk ook een effect heeft op alles wat vaart en rijdt. We kunnen het dan niet meer verantwoorden.”

Voordelen

Afgelopen anderhalf jaar was de voorbereidings- en initiatiefase van Roger. Daarin zijn zo’n 3500 technische hick ups weggenomen. Voorbeeld: maatwerk dat niet kon worden meegeconverteerd naar de nieuwe omgeving en de artikelveldlengte die moest worden aangepast. Ook komen niet alle SAP-functionaliteiten terug in S/4HANA, zoals export control dat voor alle opco’s relevant is. “Voor al deze uitdagingen hebben we vijf proefconversies gedraaid om te kijken hoe het zou gaan. We gaan er nu vanuit dat er geen problemen meer zijn.” Overigens is de conversie niet alleen een verplicht nummertje. “Het levert ook echt voordelen op: gebruikersgemak, betere informatievoorziening, nieuwe technologische mogelijkheden.”

De eindgebruikers van onder andere export control zijn ondertussen getraind in de nieuwe werkomgeving; in plaats van een ‘ouderwets’ Windows-scherm gaan ze werken met diverse applicaties (apps). Eerst alleen nog op de werkplek, maar al snel moet dat ook op telefoons kunnen. “Daarmee is het veel makkelijker werken én interactiever. Het systeem denkt met je mee en laat bijvoorbeeld zien wat er vandaag nog moet gebeuren of hoeveel orders er open staan.”

Knop om

Wat zien werknemers dan na het weekend van 1 juli, wanneer de conversie heeft plaatsgevonden? “In principe gewoon hetzelfde, voor vijf procent geldt dat ze met andere schermen of apps gaan werken. In de 3,5 jaar daarna gaan we zorgen dat de andere 95 procent van de processen overgaat op apps en webschermen.”

In de projectorganisatie is JIVC de zogeheten senior supplier die de contracten, inhoudelijke inbreng en aansturing regelt. De afgelopen anderhalf jaar waren dan ook zo’n 200 mensen met dit bedrijfsvoeringsproject bezig: alle technische problemen opgelost, het programma ingericht, de voorbereiding van de uitvoeringsfase gedaan en de verwerving voor hulp en conversie voorbereid. “Op 30 juni drukken we op de knop. Met trillende vingers? Helemaal niet!”, besluit Van Waveren resoluut. “Daarvoor hebben we alles zo goed voorbereid.”