SAP: van wantrouwen naar vertrouwen

Alles over SAP

De term SAP is inmiddels aardig ingeburgerd bij Defensie. Maar niet iedereen weet precies wat het inhoudt. In de onderstaande graphic en tekst ziet en leest u waar SAP voor staat, hoe het werkt en wat de eerste gebruikerservaringen zijn.

Wat is SAP?

Alle materieel-logistieke Informatie Voorziening-software (IV) valt nu onder één softwareprogramma, SAP. Dit programma ondersteunt de gehele materieellogistieke bedrijfsvoering.

Hoe werkt het?

Met de komst van SAP worden 140 oude systemen vervangen. Alles (van het invoeren van werkorders tot aan bestellingen) wordt nu in één systeem gedaan. Stel er gaat een klein onderdeel van de Goalkeeper van een marineschip kapot. Vrijwel direct kan er een bestelling gedaan worden in het computersysteem. De bestelling kan helemaal ‘gevolgd’ worden tot aan de levering vanuit het magazijn naar de bestemming. Omdat het 1 systeem betreft is de planning beter, wordt er sneller en efficiënter bevoorraad en geeft het een beter inzicht in de kosten en uitgaven.

Stand van zaken?

Een aantal bedrijfseenheden is inmiddels over op SAP. Zr.Ms. Van Speijk en Zr.Ms. Van Amstel gingen in 2009 live. Ook het Marine Training Command (MTC) werkt met haar Helderse en Texelse operationele eenheden sinds juli 2011 met SAP, gevolgd door Kleine Lichte Vaartuigen (KLV), Zr.Ms. Tromp en Zr.Ms. De Ruyter in 2013 en 2014. De Directie Materiële Instandhouding (DMI) volgt eind oktober van dit jaar.

HET BEGIN

Nanda:
“SAP werd ons gepresenteerd als ‘dè oplossing voor al onze problemen’. Maar bij de introductie ervan kregen we juist veel meer problemen erbij. In het begin was de hoeveelheid data die daadwerkelijk in SAP stond onvoldoende en incorrect. Elk artikel, elk boutje en schroefje moest opgenomen worden in SAP.”

Herman:
“Naast SAP hielden we Excellijsten bij waarin stond wanneer de heli’s in onderhoud moesten. We werkten dus met verschillende systemen om de boel draaiende te houden. Toentertijd waren we echt niet blij met SAP”.

Robert:
Ik reageerde eerst niet enthousiast. Ik wilde vasthouden aan mijn oude gewoontes en mijn eigen systemen. Deze reactie had ik niet alleen. Ook mijn collega’s stonden wantrouwend tegenover SAP.”

HET VERTROUWEN GROEIT

Nanda:

“Zo’n twee jaar na de livegang van SAP bij de NH90 begonnen wij meer te bouwen op het systeem. Op een gegeven moment stonden alle gegevens in SAP en konden we een inhaalslag maken.”

Herman:

“We begonnen het systeem pas echt te vertrouwen met de komst van de statusstabel. Dat is een overzicht met alle gegevens die bij een helikopter horen. Je kunt zien hoe de onderhoudsplannen ervoor staan, de looptijd die ze hebben, meldingen, orders en veel meer.” 

Robert:

“Gaandeweg werd het systeem en haar werkwijze mij steeds meer duidelijk. Ik merk dat wij steeds minder hoeven te rommelen in oude systemen. De voordelen van een geïntegreerd systeem worden zichtbaar. 

WERKEN MET SAP

Nanda:

“Wij werken met equipments. Dat zijn artikelen die getraceerd kunnen worden. Hiermee kun je een heleboel informatie zien, waaronder historie en tellerstanden, van een artikel-serienummer combinatie. Het is erg overzichtelijk.”

Herman:

“De monteurs zijn nu veel meer betrokken bij het proces, doordat ze zelf bijvoorbeeld correctieve meldingen creëren, uren verantwoorden en artikelen in- en uitbouwen in SAP.” 

Robert:

"Ik kan op steeds meer en meer plekken mijn spullen betrekken en deze spullen ook traceren in het systeem. Ik denk, dat als straks geheel Defensie over is op SAP, mij dit veel tijd oplevert.”   

DE TOEKOMST 

Nanda:

“In het begin heeft het ons veel werk gekost en waren we sceptisch over SAP. Nu, een aantal jaar later, kunnen we toch zeggen dat het systeem goed werkt, mits het volledig is ingericht”.

Herman:

“Als fulltime key user wordt iedere dag en bijna elk uur een beroep op mij gedaan door eindgebruikers. Het belangrijkste is dat je als eindgebruiker niet bang moet zijn om een fout te maken. Daar leer je alleen maar van. Het is een kwestie van heel veel oefenen en proberen om het gehele plaatje te zien.

Robert:

“Ik denk dat het helemaal goed komt met SAP. Daar ben ik van overtuigd.”