Inzetbaarheid vergroten met Process Mining

Beter inzicht in onderhoudsprocessen

Met 1 druk op de knop het inzicht in onderhoud van wapensystemen vergroten? Maar hoe dan? Knappe koppen binnen de Directie Wapensystemen & Bedrijven en het Joint IV Commando (JIVC) van de Defensie Materieel Organisatie wisten elkaar te vinden en gingen er samen met een specialist van de Directie Materieel & Diensten van het Commando Landstrijdkrachten eens goed voor zitten. Het ‘toverwoord’: process mining. Het instrument (tool) is na een geslaagde proef nu beschikbaar voor eenheden van alle Operationele Commando’s. “Een succes dat breed mag, of eigenlijk móét, worden gedeeld”, vindt voormalig projectleider Hendrik Ohler (JIVC).

Process Mining (PM) is grofweg een methode om bedrijfsprocessen van het begin tot het einde te analyseren op basis van opgeslagen data in de applicatie(s). Bij Defensie is SAP daarvoor 1 van de belangrijkste applicaties, met liefst 345.000 geregistreerde wapensysteem-onderhoudsprocessen per jaar. PM is een techniek om het feitelijke verloop van bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te analyseren met behulp van een daarvoor ontwikkeld programma. 

Defensie heeft zo’n tool in huis met ARIS Process Mining, dat ook nog eens helemaal oké is met SAP, het bedrijfsmanagementsysteem. “ARIS gebruiken we binnen Defensie al langer maar dan voornamelijk om de bedrijfsprocessen te beschrijven en in te richten. Met de methodiek van process mining komen die procesmodellen echt tot leven. Dat maakt procesmanagement pas echt krachtig”, zegt Hendrik.

Vaktaal

Duizelt het al? Welkom dan in de wereld van de IT-specialisten. Tijdens het videogesprek met het bijzondere samenwerkingsverband van proces-modelhouder (PMH) Michelle Bernards (DMO/DWS&B), coördinerend procesmanager (CPM) systeemlogistiek Alfred Alkema (CLAS/Staf/Dir M&D) en product owner Hendrik Ohler vliegen begrippen als bottlenecks, loops, conformance, compliance, root causes, benchmark, mean-down time en performance over de digitale snelweg. “Ja, dat is nu eenmaal onze vaktaal”, verontschuldigt Ohler zich. “De bottom line is dat het hier gaat om een gezamenlijk initiatief bij Defensie om de materiële beschikbaarheid van de wapensystemen naar een hoger niveau te tillen met het gebruik van de data waarover we beschikken.”

In de meeste applicaties zit in feite een digitaal logboek, waarin alle gebeurtenissen van handelingen zijn opgenomen. In deze ‘event logs’ staat beschreven op welk tijdstip een bepaalde handeling is uitgevoerd en op welke order of case het betrekking heeft. Van belang kan ook zijn waar en wie de handeling heeft uitgevoerd en hoe lang de handeling duurde. “Want”, geeft Michelle als voorbeeld, “zo is direct zichtbaar waarom een wapensysteem langer in onderhoud is dan gedacht of gehoopt. Dan kun je op zoek gaan naar de knelpunten en reden wáárom dat zo is.”

Dieper

Want onderhoud is nu eenmaal soms emotie, gebaseerd op een bepaalde ervaring of gevoel. “Process Mining Defensie stuurt juist niet op intuïtie of aannames, maar op basis van feiten”, geeft Alfred aan. “Het was tot nu toe niet inzichtelijk hoe de bedachte processen bij de hersteleenheden daadwerkelijk worden gebruikt. Process Mining gaat dieper dan alleen de handeling in SAP. We hebben de proef kunnen doen dankzij de medewerking van 43 Herstelcompagnie. Je kunt er dan uit filteren of je bij bepaalde systemen wel collectief langdurig correctief onderhoud moet plegen. Voor het geniedoorbraaksysteem Kodiak staat een maximale werkorder-doorlooptijd van 50 dagen. Het zijn er nu gemiddeld 118. Dan vragen wij ons af hoe dat komt. Waar in de 21 processen die moeten worden afgehandeld gaat het mis? Dat kun je vaststellen met behulp van transactiedata, in dit geval uit SAP. Het inzicht krijg je dan met 1 druk op de knop. In plaats van brandjes blussen, kun je direct ontdekken waar de brand ontstaat en die aanpakken.”

Het is aangetoond dat er verschil is tussen het ideale proces en hoe het proces daadwerkelijk verloopt. “Dat willen we met PM zichtbaar maken”, stelt Hendrik.

En dat bedoelt de JIVC’er letterlijk, want al snel tovert hij via de (veilige) Mulan-applicatie Skype (wéér wat geleerd/EB) een aantal dashboards  en 2^escherm tevoorschijn die zich dynamisch aanpassen. Ze gaan over allerhande onderhoudsprocedures. “Zo kun je dus meteen zien waar de verschillen zitten en waar eventuele verspilling optreedt. Denk bijvoorbeeld aan processtappen die lang open blijven staan, of die in verkeerde volgorde worden uitgevoerd, of worden overgeslagen of mogelijk zelfs door een onbevoegd iemand wordt uitgevoerd. Met behulp van de bestaande data krijg je een betrouwbaar inzicht in de realiteit van de processen en op basis daarvan kun je de ongewenste oorzaak of oorzaken achterhalen. Process Mining kijkt dus objectief naar processen en besluitvorming is dan gebaseerd op volledige en juiste informatie.”

Zichtbaar

Meten is dus ook hier weten. Daarnaast gaat Process Mining over het visualiseren van processen, waardoor ze gepresenteerd worden op een manier die voor iedereen duidelijk is. “Je maakt knelpunten direct zichtbaar, wat erg handig is als je het verschil tussen het oude of verbeterde proces naar voren brengt”, zegt Hendrik. “Op het overview dashboard hebben we bijvoorbeeld een overzicht gemaakt van de doorlooptijd, mean down time (gemiddelde tijd van uitval), leverbetrouwbaarheid, conformiteit en componenten compleet geleverd. De analysemogelijkheden zijn heel divers en ook voor verschillende belanghebbenden zoals bestuurders, procesmanagers, risk en compliance medewerkers en auditors, en nog wel meer. Het PM-dashboard is defensiebreed te gebruiken, alle defensieonderdelen en (wapen)systemen die betrokken zijn in het proces kun je eenvoudig analyseren. ”Dat hoeft ook niet beperkt te blijven tot onderhoud of wapensystemen. Je kunt ook denken aan toepassingen voor de P&O processen met PeopleSoft. Onlangs is er gestart met de analyse van het inkoopproces voor ATB en facturatie en staat de volgende opdracht om het ILS-proces te analyseren al in de rij.”