Tekst Jack Oosthoek
Foto Hans Roggen

‘In de toekomst willen we overbodig worden’

De Defensie Materieel Organisatie maakt de verbinding tussen willen en kunnen. DMO vormt de brug tussen de wens van de klant, de operationele commando's (marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee), en de mogelijkheden die de budgetten en de markt bieden. In een reeks artikelen geven medewerkers een gezicht aan DMO en vertellen hoe die (ver)binding met en door DMO tot stand komt. Dit keer staat de schijnwerper gericht op Mark Michielsen, hoofd van het Expertisecentrum Programma’s van Eisen, dat in december 2019 is opgericht.

Michielsen realiseert zich terdege dat hij en niemand anders verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen van het op de Kromhoutkazerne gevestigde expertisecentrum. Anderzijds heeft hij er geen behoefte aan om ‘de baas’ uit te hangen. “Bij het expertisecentrum werken, inclusief mijzelf, 4 mensen. Allemaal burgers”, begint hij (zie foto boven: v.l.n.r. Mark Michielsen, Robbertjan Bart en Marcus Flameling. Afwezig: Roel Smit.). “Waarom geen militairen? Mogelijk heeft dit met de contiuniteit te maken waarvoor burgers zorgen. Om de boel goed te laten draaien, werk ik als hoofd overal aan mee. Eigenlijk ben ik een soort meewerkend voorman, al doe ik vanwege mijn functie natuurlijk aan management. Zo richt ik de bedrijfsvoering in en laat dit centrum aansluiten bij andere defensieorganisaties. Aan de weg timmeren zonder onszelf op te dringen; dáár draait het om. We praten daarbij met veel met mensen, wat ons een brede kijk op Defensie geeft. Interessant ook om een nieuwe organisatie op te bouwen. Er zit veel energie in ons team.”

‘Eigenlijk ben ik een soort meewerkend voorman’

Mark Michielsen tussen zijn collega’s Robbertjan Bart (links) en Marcus Flameling. “Ben een soort meewerkend voorman.”

Complex werk

Dat komt goed uit, want de nieuweling wacht een stevige klus. Die moet de inhoud verbeteren van programma’s van eisen, de documenten waarin alle vitale business-informatie voor een nieuw project staat. Michielsen: “Als Defensie Nederland goed wil ‘bewaken’, ga je na aan welke eisen de daarvoor bedoelde systemen moeten voldoen. Wil je bijvoorbeeld de kust controleren, doe je dat dan met een schip, vliegtuig of een keten van radars? Kies je voor het 1e en moet er dan op het achterdek een helikopter kunnen landen? Welke aanvullende eisen zijn nodig? Voldoet het schip aan de wet- en regelgeving en de milieueisen? Een programma van eisen maken is complex werk. Als er iets niet klopt kun je bij de aanbesteding behoorlijk in de problemen komen. Of later. Kijk, als een nieuw voertuig in een schip vervoerd moet kunnen worden, dan is de maximale hoogte een harde eis. De wagen moet onder het dek passen. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het is ooit misgegaan.”

‘Als er iets niet klopt kun je bij de aanbesteding behoorlijk in de problemen komen’

Een programma van eisen, bijvoorbeeld voor een in een schip te vervoeren pantservoertuig, moet tot in de perfectie kloppen. Anders gaat het mis, zoals eerder is gebeurd.
Een voorbeeld van een actueel defensieproject is de komst van de Airbus A330 Multi Role Tanker Transporttoestellen voor de luchtmacht. Op de foto landt het 1e exemplaar afgelopen juni op de vliegbasis Eindhoven. Foto: sergeant Jasper Verolme.

Absolute wil

En zo gingen er de afgelopen jaren meer dingen niet goed. Reden voor de DMO-raad om het Expertisecentrum Programma’s van Eisen op te richten. Na onderzoek concludeerde die dat de programma’s niet altijd de gewenste kwaliteit herbergden, soms incompleet waren en het lang duurde voordat ze klaar waren. Ook heerste er onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Michielsen: “Door de bezuinigingen en reorganisaties is veel kennis verloren gegaan en is niet meer duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is bij het opstellen van programma’s van eisen. Dat gaat ten koste van de kwaliteit. De wil om elkaar te vinden is er absoluut, het blijft een uitdaging om dat werkelijk te bereiken. Het expertisecentrum nu creëert de randvoorwaarden die de makers van programma’s moeten triggeren om alles zo compleet en goed mogelijk te definiëren. Waar liggen de verantwoordelijkheden? Wie speelt welke rol? Nee, ons centrum keurt geen programma’s van eisen goed of af. Wij geven aan hoe je fouten zoveel mogelijk voorkomt. Dat doen we door onder meer handboeken en checklists aan te bieden.” 

Volgens Michielsen is binnen Defensie de wil om samen te werken beslist aanwezig, maar lukt het in de praktijk niet altijd even goed.

‘Wij geven aan hoe je fouten zoveel mogelijk voorkomt’

In de toekomst hopen de mannen van het expertisecentrum op pad te gaan om het personeel van de krijgsmachtdelen met raad en daad ter zijde te staan. Door corona kan dat op dit moment niet, althans minder. “We hopen dat de mensen ons bij vragen en problemen toch weten te vinden. We zullen niet snel nee zeggen”, aldus Michielsen. 
 

Overbodig worden

Hoe raar het misschien ook klinkt, wanneer de krijgsmachtdelen de kunst van het maken van programma’s van eisen goed verstaan, gaat het expertisecentrum dicht. Michielsen: “Onze visie is om Defensie zodanig te faciliteren dat we in de toekomst overbodig worden. Mogelijk is dat over 5 jaar het geval, maar ik weet niet of we dit halen. Wanneer wij stoppen ga ik ervan uit dat Defensie een nieuwe klus voor ons 4’en heeft.” 

‘Onze visie is om Defensie zodanig te faciliteren dat we in de toekomst overbodig worden’

V.l.n.r. Mark Michielsen, Robbertjan Bart en Marcus Flameling bij een model van het marineschip Zr.Ms. Johan de Witt. Over ongeveer 5 jaar moeten ze misschien op zoek naar ander werk.

Meer informatie via expertisecentrumpve@mindef.nl.