Prachtig werk, maar soms pittig

Bureau Vertrouwenspersonen maakt professionaliseringsslag

Sociale veiligheid is ook binnen de marine een hot item. Sinds de opkomst van #metoo, maar zeker ook door de uitkomsten van het rapport van de commissie Giebels, is de aandacht ervoor sterk toegenomen. Hierdoor blijkt de bereidheid van werknemers om grensoverschrijdend gedrag aan de kaak te stellen te zijn gegroeid. Vaak komt een melder eerst bij een vertrouwenspersoon terecht. Het Bureau Vertrouwenspersonen van CZSK juicht dit alles toe, maar kampt ook met de gevolgen van deze belangrijke ontwikkeling.

Wat een vertrouwenspersoon in feite doet, is een melder ondersteunen bij ongewenst gedrag, zoals bijvoorbeeld pesten, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Alles wat besproken wordt met een melder, op strafbare feiten na, blijft vertrouwelijk. Wil je het gesprek aangaan met bijvoorbeeld een collega of de commandant, maar vind je dat terecht lastig, dan hoef je dat niet alleen te doen. Daar kan de vertrouwenspersoon namelijk bij aanschuiven. Verder heeft de vertrouwenspersoon ook een doorverwijsfunctie naar de Geestelijke Verzorging, de bedrijfsarts, de bedrijfsmaatschappelijk werker of, in het ergste geval, de Koninklijke Marechaussee.

Draait om integriteit

Als jonge zeeofficier en officier van de wacht, kreeg luitenant ter zee 1 Elsemieke Fritzsche veel te maken met oplopers op de brug. Collega’s die een praatje kwamen maken, aan wie zij een luisterend oor bood. Ze bemerkte dat mensen zich vaak alleen voelden, als ze ergens mee worstelden. “Ik kreeg vervolgens de tip om de opleiding tot vertrouwenspersoon te doen. Inmiddels ben ik 10 jaar vertrouwenspersoon, waarvan de eerste 7 jaar als nevenfunctie. Sinds 3 jaar ben ik coördinator Vertrouwenspersonen (CVP).”

Fritzsche ziet het als een belangrijke taak om bij te dragen aan het vergroten van de sociale veiligheid binnen de werkomgeving. “Het draait om integriteit: het juiste doen, ook als niemand kijkt. Binnen CZSK zetten wij ons daarvoor in met ons bureau en een netwerk van 340 collega’s die de (neven)functie van vertrouwenspersoon vervullen.”

Extern instituut

Toen Fritzsche aantrad, bestond het bureau Vertrouwenspersonen alleen uit haarzelf. De komst van een assistent-coördinator Vertrouwenspersonen, nu 2 jaar geleden, bood verlichting in een tijd dat het aantal meldingen sterk toenam. Sergeant-majoor LDA Sonja de Reus, sinds 3 maanden assistent CVP, is zelf vertrouwenspersoon sinds 2015. Zij neemt veel werk uit handen. Zo stroomlijnt zij administratieve zaken die voorbijkomen en zorgt ze ervoor dat nieuwe kandidaten opgeleid kunnen worden tot vertrouwenspersoon. En dat zijn nogal wat zaken binnen een bureau dat zoveel vertrouwenspersonen aanstuurt.

Het aantal vertrouwenspersonen neemt alleen nog maar toe. “Inmiddels zijn er namelijk weer 12 nieuwe opgeleid, zowel militairen van de vloot als mariniers”, vertelt De Reus. “Zo’n traject duurt 5 dagen en werd deze keer voor het eerst in Doorn verzorgd door een extern instituut, ETOP Arboacademie & Consultancy uit Nijkerk. De lessen gaan over de taken van de vertrouwenspersoon, vormen van ongewenst gedrag, de klachtenregeling, rollenspellen en hoe je als vertrouwenspersoon voorlichting geeft.”

Graag doorverwijzen

Om de professionaliseringsslag nog verder vorm te geven, wordt er nu hard aan gewerkt om een derde persoon binnen te roeien op het bureau. De functie van Lisa Zwolsman, nu nog tijdelijk tewerkgesteld als waarnemend coördinator Vertrouwenspersonen, wordt dan geformaliseerd. “Als bureau wil je namelijk in staat zijn om de zwaardere casuïstiek zelf op te pakken en melders sneller te helpen”, licht Zwolsman toe. Haar weg richting het bureau Vertrouwenspersonen was vergelijkbaar met die van Fritzsche: “Mensen moesten vaak ’s nachts op de brug bij mij hun ei kwijt, omdat ze ergens anders tegen muren aanliepen. Dan kwam de vertrouwenspersoon nogal eens ter sprake. Uiteindelijk ben ik zelf ook die opleiding gaan doen, in 2016. Ik heb het werkveld altijd al interessant gevonden, alleen was er destijds nog geen voltijdfunctie die bij mij paste.”

Zorgt voor verdieping

Wat brengt de toekomst? “Defensiebreed wordt er gewerkt aan het integriteitsbeleid; er is onlangs een nieuwe aanwijzing van de secretaris-generaal geformaliseerd”, aldus Fritzsche. “In dat licht zijn wij vooral bijvoorbeeld bezig met het certificeren van onze senior-vertrouwenspersonen, ‘langs de meetlat van de burgermaatschappij’. Dat proberen we defensiebreed uit te rollen, want zo voorkom je dat iedereen opnieuw het wiel moet uitvinden. Om aan kwaliteitseisen te voldoen, wordt er een e-learning ontwikkeld. Ook komen er weer opfrisdagen, waarbij mensen theorie doorlopen, maar ook hun persoonlijke skills verder ontwikkelen. Die dagen gingen door de coronamaatregelen langere tijd niet door. Een defensiebreed traject zorgt voor verdieping én voor uitwisselbaarheid: als marinemilitair en vertrouwenspersoon moet je bijvoorbeeld ook binnen Paresto je werk kunnen doen.”

Gesprek aangaan

Tot 5 jaar geleden was er minder belangstelling voor de nevenfunctie van vertrouwenspersoon. Door de groeiende aandacht voor sociale veiligheid is dat veranderd. Er is bijna sprake van een luxeprobleem. Fritzsche: “Nu is de vraag wie er wel of niet voor de functie in aanmerking komt. Met name intrinsieke motivatie telt. Er is een vernieuwde intake-procedure die moeten helpen om de juiste nieuwe mensen te vinden. We willen gaan voor kwaliteit boven kwantiteit.”

Binnen het netwerk van vertrouwenspersonen die al aangesteld zijn, wordt verder gewerkt aan kwaliteitsontwikkeling, zo geeft Fritzsche aan. “Om wat te noemen: bijscholing rond regelgeving, verbetering van gesprekstechnieken en goed gebruikmaken van de escalatieladder; dus eerst het gesprek aangaan en niet meteen een klacht indienen.”

Tijd voor maken

De medewerkers van bureau Vertrouwenspersonen koesteren hun 340 ‘frontsoldaten’ die binnen CZSK veel goed werk doen, maar verwachten tegelijkertijd ook het een en ander van hen. “Vertrouwenspersonen moeten zichzelf zichtbaar blijven maken binnen hun eenheid of afdeling; zo weten mensen hen te vinden”, benadrukt De Reus. “Ook heel belangrijk: deelnemen aan opleidingen, intervisies en terugkomdagen. Daar moeten mensen echt tijd voor maken.”

Volgens Zwolsman wringt daar soms de schoen: “We proberen zoveel mogelijk rekening te houden met vaar- en oefenprogramma’s, maar soms kunnen mensen echt niet aanwezig zijn. Ook merken we dat er door het personeelstekort extra werk van hen gevraagd wordt op de werkvloer, wat nogal eens ten koste gaat van onze opleidingen en intervisies. Dit terwijl de vertrouwenspersoon juist de laagdrempelige thermometer is bij een verhoogde werkdruk. Beschikken over goed opgeleide vertrouwenspersonen draagt bij aan het vergroten van de sociale veiligheid.”

Je staat er niet alleen voor

Wat het drietal ten slotte nog wel van het hart moet: het werk van een vertrouwenspersoon is prachtig, maar soms ook pittig. Fritzsche: “Het is absoluut mooi om te doen, maar het gaat vaak helaas wel om schrijnende gebeurtenissen.” Zwolsman vult aan: “Als mensen naar de vertrouwenspersoon toe stappen, is er wel wat aan de hand. Ze komen eigenlijk nooit vrolijk, heugelijk nieuws brengen."

Om positief te eindigen: “Het is natuurlijk niet leuk dat er collega’s rondlopen die ongewenst gedrag ervaren, maar wel heel mooi en belangrijk om dan steun te kunnen bieden, uiteenlopend van een luisterend oor tot begeleiden naar een hulpverlener. Ze staan er niet alleen voor!”