Een robot voor de administratie

Meer virtuele collega’s aan het werk

Wil jij ook af van die saaie, repeterende, administratieve werkzaamheden op je computer? Die taak overdragen aan iets of iemand die het allemaal foutloos en zonder gemopper voor je fikst? De medewerkers van de POL (Petrol, Oil and Lubricants) op alle vliegbases is het gelukt. Vliegbasis Woensdrecht was de laatste die hiervoor onlangs een robot aan het werk zette.

Met hulp van de nieuwe virtuele collega is een administratief karwei van tien minuten veranderd in een handeling van slechts een minuut. Doe dat maal het aantal keer dat je die klus dagelijks uitvoert en tel uit je winst. Geniaal, noemt sergeant 1 Florian van de POL op Leeuwarden de vinding van het Robotics Control Center (RCC). Hij was anderhalf jaar geleden een van de eerste gelukkigen die een virtuele collega kreeg voor een administratieve klus. Een rotklus. Want laten we eerlijk zijn: niemand wordt wijzer of gelukkiger van steeds een reeks formulieren of een database invullen.

Het ‘echte werk’

“Voorgaande jaren was ik tijdens Frisian Flag dagelijks een hele ochtend kwijt aan de administratie van de brandstoftransacties van alle jachtvliegtuigen. Soms zelfs tot één uur ‘s middags”, zucht Florian terwijl hij eraan terugdenkt. “Maar dit jaar was ik steeds met een uurtje klaar!”

Nu is een grootschalige jachtvliegoefening misschien een extreem voorbeeld, maar ook een heel duidelijk. “Ik ben natuurlijk niet bij Defensie gegaan om achter een bureau te werken. Ik ben veel liever buiten op het brandstoffencomplex bezig”, slaat hij de spijker op zijn kop. De sergeant kan zich nu meer bezig houden met het ‘echte werk’, zoals onderhoud aan de brandstofsystemen en het bijmengen van bio-brandstof. Een klus die weleens noodgedwongen alleen werd gedaan, maar nu samen kan worden opgepakt. “Dat werkt veel prettiger en efficiënter. Je ondersteunt en leert van elkaar.”

Dom computerwerk

Meer bezig zijn met het ‘echte werk’, zou volgens robotontwikkelaars Arthur Delver en eerste luitenant Tom Lagerwerf veel meer kunnen, en eigenlijk ook moeten gebeuren. “Uit het defensiebrede onderzoek ‘Doorlichting Matlog’ van 2019 blijkt dat in het hele materieeltechnisch-logistieke domein VTE-tekorten zijn in relatie tot het werk dat er ligt. Zelfs als alle vacatures gevuld zouden zijn”, zegt Delver. “Alle krijgsmachtdelen zeiden daarop: we moeten meer functies hebben. Alleen de luchtmacht reageerde met: als we nu eens al het ‘domme’ computerwerk automatiseren, dan hebben we al een groot deel van het probleem opgelost.”

Geen slechte gedachte in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. Inmiddels werken er al twintig robots binnen de luchtmacht aan administratieve klussen, het merendeel in het matlog-domein.

Automatisch kopiëren

Maar hoe werkt zo’n robot nou precies? Volgens Lagerwerf doet die precies hetzelfde als de medewerker voorheen deed. Florian, die input leverde voor de robot op Leeuwarden, beaamt dat. “Per specifiek vliegtuig moet ik administreren hoeveel brandstof er per keer ingaat. Of uit, als het toestel leeg moet in verband met onderhoud. Daarvoor moest ik meerdere formulieren invullen met vaak gedeeltelijk dezelfde gegevens, zoals: tailnummer, nummer van de tankwagen, naam van de chauffeur, tijdstip, aantal liters brandstof. Die documenten gaan naar collega’s die bijvoorbeeld de brandstofvoorraad beheren, de urenregistratie bijhouden en het onderhoud van de kisten plannen. Tegenwoordig hoef ik al die gegevens nog maar één keer in te voeren in het SharePoint-formulier dat Tom heeft ontwikkeld. De robot kopieert de data automatisch naar de andere formulieren en zorgt ervoor dat die verzonden worden naar de collega’s.”

‘Handige Excelletjes’

Toen de POL-collega’s op de andere velden lucht kregen van de vinding, wilden ze ook een robot. “Met wat kleine aanpassingen voor ieder veld, konden we de robot zo kopiëren voor de POL-secties van Volkel, Gilze-Rijen, De Kooy, Eindhoven en Woensdrecht”, vertelt Lagerwerf. De robots maken er deel uit van de standaard bedrijfsvoering en zijn ingebed in de organisatie. “Ook al ververst ooit het hele ontwikkelteam van het RCC en verandert de robotgebruiker, de robots kunnen gewoon blijven functioneren”, vertelt Delver.

De tijd van ‘collega’s met handige Excelletjes’ is wat de robotontwikkelaars betreft dan ook snel passé. “Iedereen heeft weleens zo’n collega gehad, toch?”, vraagt Lagerwerf. “Een collega met een Excel-bestand vol slimme koppelingen en formules, waardoor het administratieve werk een stuk makkelijker én sneller wordt. Maar zodra die collega vertrekt, blijkt niemand anders overweg te kunnen met het efficiënte wonderdocument. Dus vallen administratieve processen terug op hun ouderwetse, vaak tijdrovende, werkwijze. Herkenbaar?”

Zelfdenkende robot

De digitaal techneuten zijn momenteel bezig de robots door te ontwikkelen naar een ‘intelligentere’ variant. Delver: “Nu werken onze robots alleen volgens het ‘als-dan’-principe. Ze voeren alleen de stappen uit die we precies zo geprogrammeerd hebben, ze ‘denken’ daarbij zelf niet na. We willen naar een robot die bijvoorbeeld een adres uit een PDF-factuur kan halen. In zo’n document staat niets in vaste hokjes of cellen, de robot moet dus zelf kunnen interpreteren waar het adres staat. Deze faciliteit introduceren binnen het CLSK zou een mooie volgende stap zijn.”