Het gezicht van DMO

Creatieve controller van JIVC

Oktober 2017 lanceerde directeur vice-admiraal (TD) Arie Jan de Waard de corporate story ‘Wij zijn DMO’. (https://magazines.defensie.nl/specials/2017/04/corporate-story-defensie-materieel-organisatie). De Defensie Materieel Organisatie maakt de verbinding tussen willen en kunnen. DMO vormt de brug tussen de wens van de klant, de operationele commando's (marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee) en de mogelijkheden die de budgetten en de markt bieden. In een reeks artikelen geven medewerkers een gezicht aan DMO en vertellen hoe die (ver)binding met en door DMO tot stand komt. Marloes Bak is senior adviseur Finance & Control bij de Defensie Materieel Organisatie, met onder meer het Joint IV Commando (JIVC) in haar portefeuille. 

Haar vrienden noemen haar ‘de bank’ omdat ze zuinig is en geld verstandig uitgeeft. Wanneer zij met hen op stap is, beheert zij en niemand anders de pot. Marloes adviseert het management over de prangende vraag hoe JIVC het belastinggeld zorgvuldig en efficiënt kan besteden. Het gaat daarbij om verschillende budgetten, zoals het personeelsbudget voor JIVC (salaris, opleidingen, representatie etc.), voor materiële exploitatie en voor investeringsprojecten.  

Klippen

Marloes gaat zo pragmatisch mogelijk om met het beschikbare geld. “Ik laveer zoveel mogelijk tussen de klippen van de bureaucratie door. Bij Defensie worden aanvragen op allerlei niveaus getoetst op praktische haalbaarheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Daarnaast moeten allerlei mensen er wat van vinden. Defensie hanteert oude, bureaucratische processen. 'Het gaat zo omdat het altijd zo gaat', hoor je dan. Dan denk ik: waarom doen we het niet anders en vooral sneller? Dat is hard nodig omdat er door de bezuinigingen minder personeel is en er in de toekomst door de vergrijzing nog minder mensen zullen zijn. Wees creatief; denk out of the box.” 

Gek op geld

“Cijfers trekken me aan en ik ben gek op geld. Het leukste is mensen helpen. Ook vind ik het spannend en avontuurlijk om zoveel geld te beheren, al moet je realistisch en rechtvaardig blijven.” Zo reageert Marloes op de vraag waarom ze voor dit vak koos. “Maar als er iets niet goed gaat, kan ik een bitch zijn: de onafhankelijke adviseur die er tegenin gaat als het écht niet goed is; die mensen overtuigt van het juiste. Met geld mag niets misgaan. Een goed georganiseerde bedrijfsvoering laat dit zien. Als adviseur Finance & Control vervul ik binnen de bedrijfsvoering van JIVC een belangrijke rol. De kas moet tot op de laatste cent kloppen. Ook vergader ik graag dynamisch. Dat betekent: snel beslissen en geen punten meenemen naar de volgende vergadering.”   

Wendbaar reageren

De baan van senior adviseur Finance & Control, ook business controller genoemd, past de in 2008 bij Defensie (IVENT) begonnen Marloes als een jas. “Anders rijd ik niet 3 keer per week om 5 uur ’s ochtends vanuit mijn woonplaats Broek op Langedijk naar Utrecht”, lacht ze. “Het allerleukste is om verbeteringen bij Finance & Control door te voeren. En om ‘wendbaar’ te reageren op behoeftes. Weg met bureaucratische punten en komma’s. Met mijn leus keep calm, it is only finance, probeer ik iedereen te enthousiasmeren voor het werk. Ik denk dat ik daar wel in slaag. Minder leuk vind ik het wanneer iemand in bureaucratie blijft hangen en alles stroperig wordt. Bij JIVC mogen we wat meer lef tonen. Een gokje wagen hoort erbij. Daar mag niemand straf voor krijgen.”  

Heet hangijzer

2019 is voor Marloes een cruciaal jaar omdat de financiële stelsels van JIVC en Operations van DMO sinds 1 januari zijn samengevoegd. Nu de transitie erop zit, moet worden nagegaan of alles werkt zoals het is bedacht. Daarnaast gaat JIVC aan de slag met tijdregistratie; een heet hangijzer, omdat niet al het personeel daaraan gewend is. Marloes: “Iedereen moet in SAP aangeven hoeveel uur hij aan welk project heeft gewerkt. Zo werk je kostenbewust en krijg je een beter inzicht in wat er gebeurt. Nee, dit is geen bureaucratie. Zoals gezegd moet je kunnen uitleggen waaraan JIVC het belastinggeld besteedt. Sommige mensen voelen zich door de tijdsregistratie bespioneerd. Er zullen misschien vreemde zaken aan het licht komen, maar niemand wordt gestraft voor onbedoeld gemaakte fouten. Het systeem is er om het beheer op orde te krijgen. Dat gaan we ook uitleggen, waardoor de onrust onder het personeel op termijn wel zal verdwijnen.” Variatie in het werk, Marloes is er tuk op. Als dat bij Defensie niet het geval zou zijn, was ze al lang opgestapt. “JIVC levert producten en diensten aan 60.000 man defensiepersoneel. Dat maak je niet bij elke organisatie mee?”