Brandstof ‘op de bon’

SAP zorgt voor voorraadbeheer en gebruikersgemak

De landmacht heeft BRAINS, de zeeketen Lodder, de luchtmacht Omis. 3 verschillende systemen binnen de krijgsmacht om de uitgifte van bulkbrandstoffen te registreren. Dat moet beter kunnen, dachten ze bij het Brandstoffenbedrijf van DMO. 

Vandaar dat dit jaar de knop nog omgaat en SAP de registratie regelt van alle ‘peut’. Het doel: meer inzicht in de kosten van oefeningen, missies en operaties. “Met een druk op de knop kunnen we straks zien wat de (brandstof)kosten zijn”, stelt Joost van Avendonk, projectleider namens JIVC/OPS. “Als het goed is, levert dit direct een besparing op van zo'n 5 miljoen euro op jaarbasis.”

Plooien

Het moment is nog niet daar, maar de eerste migratietesten zijn al geweest. Met succes en dat leidt ertoe dat per 1 juli

met de scheepsbrandstoffen F76 en F44 wordt begonnen. Maar voor SAP definitief het heft in handen neemt, zijn nog wat plooien glad te strijken. “Een goede uitleg naar de werkvloer is essentieel”, vindt ‘gebruiker’ majoor Henk Plenk van 130 Clustercompagnie. “Bijvoorbeeld  waarom in SAP bepaalde keuzes zijn gemaakt wat wel en wat niet in de administratie komt.”

Uitleg

Daarom gingen Joost van Avendonk en Marjolein Hof-Kok van DMO’s Brandstoffenbedrijf voor een uitleg naar de gebruiker toe, zoals de Clustercompagnie in Stroe. “We willen ook het onterechte negatieve imago rond SAP weghalen. SAP is een heel goed systeem, dat bewijst de wereldwijde inzet van het programma. Het gaat er om wat je ermee doet. Alle radertjes moeten goed draaien.”

“Je hoopt vanzelfsprekend dat je na de overgang zegt: dat was appeltje eitje”, zegt kapitein Maarten Grendel, stafofficier logistieke operaties in Stroe. Dat is ook de bedoeling, maar er blijven genoeg vragen van zijn kant. “Wat doen we met multinationale oefening, waarbij we van elkaars brandstoffen gebruik maken? Moeten we dan meteen afrekenen”, vraagt Maarten zich af. “Door gebruik te maken van het centrale vorderingenbeheer binnen Defensie (FABK) vormt het verrekenen van de brandstofkosten geen enkel probleem”, voorspelt Van Avendonk. 

Voorraadbeheer

Het gaat om een andere manier van denken, een betere manier van voorraadbeheer, weet Marjolein Hof-Kok . “Voor ons is het perfect dat straks iedereen binnen Defensie op eenzelfde manier de administratie voert. Dat heeft enorme voordelen in het voorraadbeheer. Moet het bevoorradingsschip Zr.Ms. Rotterdam na een operatie op zee het onderhoud in? Dan kan je zo omgaan met de bulkbrandstof dat het schip leeg terugkeert in Den Helder. Is er een probleem met de motoren van een voertuig? Je kunt zo nagaan waar de brandstof vandaan is gekomen en bepalen of de oorzaak al dan niet daar ligt.”

Rekening

”Het valt of staat dus met een goede afhandeling in SAP, waarschuwt Joost. “Als alles goed is geregistreerd, valt de rekening uiteindelijk vanzelf in de bus bij de afnemer. Dat gebeurt ook bij de Host Nation Support tijdens grote oefening als Frisian Flag. Het is geen enkel probleem dat alle buitenlandse deelnemers op Leeuwarden tanken. De luchtmacht moet dan wel alles goed in SAP zetten, zodat de respectieve landen de rekening vanzelf in de bus krijgen. Maar aan het einde van de oefening kan je wel direct zien wat de kosten zijn geweest. Is het echter niet in het systeem ingevoerd, dan gaat het ten koste van je oefening of missie. Ik denk dat geen enkele commandant daarmee blij is. Ook de missies in het buitenland profiteren van de verandering. “Nu gaat eenheid weg en neemt peut mee en moet dat dagelijks behouden. In SAP monitort ‘Bathmen’ alles op afstand en zorgt voor een adequate bevoorrading. Marjolein: “Zij kunnen zich volledig op de missie richten, SAP verzorgt de ondersteuning. Makkelijker kunnen we het niet maken.”