Tekst Evert Brouwer
Foto sergeant Hille Hillinga/Herman Zonderland
Het bevindt zich in de diepste kelders van de Frederikkazerne. Een monster van wel 2 kilometer, samengesteld uit zo’n 8 miljoen velletjes papier, al dan niet bijeen gehouden met nietjes of paperclips.
Tot deze zomer zijn projectleider Elfin Moningka (BV&IV) en zijn medewerkers bezig met een megaklus: de digitalisering van het DMO-archief. “Het is opvallend dat de collega’s bij DMO één nietje in een poststuk niet voldoende vinden. Dat zorgt regelmatig voor zere vingers bij ons.”
Bulkscanner
Een scanner zet het gehele papieren archief klaar voor digitale opslag. Dat lijkt een eenvoudig klusje, maar het tegendeel is waar. “Voordat alles gereed is voor de (bulk)scanner moet er al heel wat gebeuren”, weet Moningka. “We halen de spullen zelf op bij de afdelingen, dan begint het voorbewerken.”
Barcodes
Behalve ontnieten, betekent het ook dat tabbladen worden vervangen door barcodes. Daarmee komt alles bij elkaar op juiste schijven. Om een idee te geven: alleen de nieuwe patrouilleschepen van de Hollandklasse hebben een gehele kast. “Dat moet allemaal met de hand gescand. Een vergissing zit dan in een klein hoekje.”
Nieuwe werken
De digitalisering van het archief heeft een aantal redenen. Zo is de geschiedenis van alle projecten die onder DMO of voorgangers vallen of vielen op de werkplek te benaderen door de geautoriseerde. “Dat past in Het Nieuwe Werken. Bovendien neemt al dat papier enorm veel ruimte in beslag zoals je ziet”, demonstreert Moningka. “Bij een mogelijke verhuizing naar Utrecht kunnen we dat ook niet allemaal meenemen.”
Oud papier
Het archief gaat overigens niet naar het oud-papier. “We spreken van een hybride situatie”, zegt Moningka. “De wet bepaalt dat alle besluiten op papier bewaard moeten blijven. De vele dozen met het verleden van DMO gaan dus per vrachtauto naar het semi-statisch archief in Rijswijk.”
