Tekst Jack Oosthoek en Evert Brouwer
Foto sergeant-majoor Maartje Roos en sergeant Sjoerd Hilckmann
“Een geweldige stap voorwaarts”, noemt Jaap de Graaf het door hem geleide project Poolen Niet Operationeel Dienstvervoer (PNOD). Onlangs ging de eerste dienstauto via dit nieuwe systeem de weg op. Er was veel stuurmanskunst voor nodig, maar reizen met een auto van de baas is simpeler geworden. Met dank aan het JIVC en OPS. “De samenstelling van het projectteam van alle deelnemers was perfect”, schetst Peter de Putter, de programmamanager binnen het JIVC/VAM.
Het project PNOD is een van de maatregelen in de bezuinigingsronde van de afgelopen jaren bij Defensie. Daarin moest ook het wagenpark kleiner, van circa 6.000 naar 4.800 stuks. Ook kwamen er minder luxe en zuiniger auto’s. “Het CDC kan de voertuigen volgen, effectiever inplannen en inzetten, weet op welke plaatsen veel en waar juist weinig gebruik wordt gemaakt van dienstauto’s. Dat leidt tot een veel doelmatiger gebruik”, aldus Hans van Zon, projectmanager bij Advies & Applicaties (OPS). “Het is een primeur bij de overheid, die al tot interesse van andere ministeries heeft geleid", vult senior programmamanneger Aad Stehman (OPS) aan.
Defensiepas
Weg dus met het groene rittenboekje en het handmatig bijhouden van de gemaakte kilometers. Aanvragen kan via DIDO en CDC-direct. Ook de sleutel hoeft niet meer opgehaald en ingeleverd te worden. Het openen van de auto gebeurt met de Defensiepas. Dat is mogelijk door een innovatieve combinatie van het planningssysteem Digiplan (ontwikkeld binnen Defensie) en het Gebruik Informatie Systeem (CGIS) voor civiele dienstauto’s. Ze wisselen berichten uit op basis van webservices door een koppeling aan het Generieke Koppelvlak Defensie (GKD). Daarmee zijn bijvoorbeeld de positie, de technische staat van de dienstauto en de kilometerstand direct zichtbaar gemaakt. CGIS maakt bovendien een koppeling tussen gebruik van de auto en de daarmee gemoeide kosten. “Zo weten we aan het eind van een jaar wat dit soort ‘mobiliteit’ Defensie kost”, merkt De Putter op.
Grens
In een jaar tijd moest het systeem ‘staan’. “De eisen van de CDC waren fors, zeker door de tijdsdruk. Maar het was ook weer niet onrealistisch”, zo stellen De Putter en Van Zon. “We schakelden meteen in de hoogste versnelling. Het klinkt misschien gek, maar dan ben je ook niet geneigd bij het eerste de beste obstakel de zaak tijdelijk stil te leggen. De Europese aanbesteding bijvoorbeeld zorgde voor vertraging. Daarom hebben we andere delen van het project opgepakt, om tijdverlies te voorkomen. Als we ergens tegen een grens aanliepen, pakten we een ander deel van het project aan om geen tijdverlies te lijden. Zo hebben we het in feite in deeltjes opgepakt, die uiteindelijk wonder wel in elkaar pasten. De goede samenwerking was mogelijk omdat we met het hele projectteam dicht op elkaar zaten, de lijnen waren heel kort.” Van Zon: “Zonder de flexibiliteit, inzet en betrokkenheid van ontwikkelaars en technisch beheerders (afdelingen A&A, I&S) en de externe leverancier was dit niet mogelijk geweest.”
41 Poollocaties
Het PNOD voorziet in 41 poollocaties die in augustus allemaal open zijn. Ze zijn verdeeld over de 7 regio’s van het Facilitair Bedrijf Defensie (FBD). Dat zijn Soesterberg, Den Haag, Schaarsbergen, Havelte, Den Helder, Breda en Oirschot. Op elke locatie staan 10 tot maximaal 150 auto’s geparkeerd. De vloot bestaat uit personenauto’s, bestelwagens met een kleine laadbak, ‘aannemersbusjes’ voor 2 tot 8 personen met een groot laadvermogen en 5-deurs personenauto’s met veel bagageruimte.
