Achter de schermen

…bij het Bedrijfsbureau van de Brigade Veluwe

Van een balpen tot een Glock. Van alarminstallaties tot het bandenprofiel van een dienstauto. Eigenlijk zijn er maar weinig dingen bij de Brigade Veluwe waar wachtmeester Machiel niet mee te maken krijgt. Deze ‘duizendpoot’ van het Bedrijfsbureau zorgt er, mede dankzij vernieuwende IT, met zijn collega’s voor dat de brigade blijft draaien.

Op het eerste oog is zijn baan misschien niet zo spannend, maar zonder collega’s als wachtmeester Machiel zitten de operationele collega’s toch echt letterlijk en figuurlijk duimen te draaien. “Zonder Bedrijfsbureau geen operatie, zonder operatie geen Bedrijfsbureau”, zegt Machiel.

Geen probleem, de wachtmeester weet dondersgoed hoe essentieel zijn werk is voor de operatie. “Sterker nog, het is van belang dat iedere medewerker weet wat collega’s in de logistiek doen en wat we voor elkaar kunnen betekenen. Het is een wisselwerking. Als collega’s horen wat we allemaal doen en hoeveel energie en tijd we erin stoppen om ze te faciliteren dan kijken ze verbaasd op. Zo van: ‘Ik wist niet dat jullie dàt allemaal doen.’” Daarom hoog tijd om het Bedrijfsbureau eens in de schijnwerpers te zetten. Inclusief hun nieuwste IT-snufje.

Scroll naar beneden voor meer informatie over en foto’s van het werk van het Bedrijfsbureau!

Tekst kapitein Arjen de Boer I Foto Kick Smeets

Duizendpoot

Machiels werk is essentieel voor de operatie. Hij regelt pen en papier, wapens en munitie. Op kantoor is ook een soort uitgifte voor spulletjes die collega’s vaak verbruiken, denk aan spreeksleutels voor de boordradio’s in dienstvoertuigen en bepaalde stempels. Maar het Bedrijfsbureau regelt meer. Stel de brigade organiseert een controleactie waar 50 collega’s aan meedoen. Die moeten vervoer hebben, geweldsmiddelen, eten, misschien vervoer van en naar de locatie. “Dat soort zaken regelen wij. Maar zoiets moeten we wel vroeg genoeg weten om alles op tijd klaar te hebben. Soms wel 6 weken van tevoren”, vertelt Machiel. Even een dag van tevoren de controle aankondigen kan dus niet. “Dan hebben we te weinig tijd om bijvoorbeeld genoeg auto’s en andere middelen paraat te hebben en eten voor iedereen. De cateraar moet dat ook inplannen.”

Efficiënter dankzij een app

Ook bij het Bedrijfsbureau krijgt IT een steeds grotere rol. Dankzij de zogeheten DO-MAINT-app kunnen Machiel en zijn collega’s de logistieke processen stroomlijnen. Er is stukken minder papierwerk. Zo kan hij in de app makkelijk zien welke mankementen dienstauto’s hebben. Collega’s die hun dienst starten, moeten namelijk een inspectierondje om het voertuig lopen om er zeker van te zijn dat ze een wagen meenemen die voldoet aan de veiligheidseisen. Zo melden ze zaken als kilometerstand en versleten banden in de app op hun diensttelefoon. Machiel kan die info makkelijk uitlezen en actie ondernemen als het nodig is. “Met de app gaat mijn werk makkelijker dan vroeger. Als iemand een puntje verkeerd zette of een 0 teveel of te weinig in de kilometerstanden, moest ik dat weer fysiek controleren. Zo was er elke keer wel wat”, zegt Machiel. “Met deze app kunnen wij efficiënter werken en de auto’s beter inzetbaar houden. Het scheelt veel handmatig werk omdat kilometerstanden, schades en dergelijke meteen in het bedrijfsprocessensysteem SAP staan.”

Operationeel inzetbaarder

Overigens is de DO-MAINT-app nog een pilot, benadrukt Machiel, die hij met steun van leidinggevenden uitvoert. “We willen zien of deze manier van werken iets is voor de hele Marechaussee. Maar het is nu al veelbelovend. Bovendien heeft het zich al bewezen; de landmacht werkt er al mee om hun processen te verbeteren.” Volgens Machiel leidt de app niet alleen tot tijdwinst voor het Bedrijfsbureau en de operationele collega’s, ook neemt de inzetbaarheid toe en is er een duidelijker overzicht om te zien welke voertuigen ingezet kunnen worden.

Spin in het web

Machiel maakt bij zijn werk veel gebruik van de computer. Achter zijn 2 schermen is hij een soort spin in het web. Hij kan de gegevens uit de app daar inladen en heeft meteen een mooi overzicht van bijvoorbeeld de staat van alle voertuigen. Verder kan hij klussen vooruit plannen en contact onderhouden met collega’s en andere ketenpartners zoals de gemeente of inspectiemaatschappijen. Ook gebruikt hij de computer om het bedrijfsondersteuningsprogramma SAP bij te werken. Dit is de software die heel Defensie gebruikt om de logistieke processen goed te laten verlopen. Het tijdig en correct invullen van informatie voorkomt stagnatie van de logistiek en dus de operatie.

Breed palet

Elk Bedrijfsbureau heeft een groot takenpakket. Bij de Brigade Veluwe gaat het bijvoorbeeld om voertuigen, vuurwapens, portofoons, pepperspray en wapenstokken. Minimaal 2 keer per jaar controleert het bureau of alle vuurwapens aanwezig zijn, en dat wordt doorgegeven aan een centrale databank. Ook leveren Machiel en zijn collega’s een bijdrage aan de veiligheid van gebouwen en gezond werken. Denk bijvoorbeeld aan de tijdige keuring van alarminstallaties. Of aan de in hoogte verstelbare bureaus; is er één kapot dan komt de het Bedrijfsbureau in actie. Zo kan letterlijk ieder uur van iedere dag er totaal anders uitzien.