Achter de schermen

...bij Bureau Justitiële Archieven en Administratie (BJAA)

Het is misschien wel het kleinste bureau van de Koninklijke Marechaussee. Maar ondanks de geringe omvang verzetten 3 collega's dagelijks bergen werk. Papieren bergen, welteverstaan. Opperwachtmeesters Marius van Gasteren en Lydia Louwerse en wachtmeester-1 Janine Heller werken bij het Bureau Justitiële Archieven en Administratie (BJAA). Zij zijn verantwoordelijk voor alle processen-verbaal en dossiers, die zijn opgemaakt door collega’s. 

6 jaar geleden besloot de KMar de justitiële en politionele archieven te centraliseren. Het beheer, bewerken,verwerken, bewaren, verstrekken (in opdracht van) en vernietigen van de documenten werd ondergebracht bij het BJAA ,onderdeel van de brigade Operationele Service & Support (BOSS). Dit bureau is deels gevestigd op Schiphol (justitiële administratie) en op Kamp Nieuw Milligen, waar het archief is. "We haalden 3,5 kilometer aan dossiers op bij de KMar-brigades. Dozen en kratten vol. Een immense klus, die uiteindelijk heeft geresulteerd in een schat aan informatie", vertelt Van Gasteren.

Scroll naar beneden en kom te weten waarom het Bureau Justitiële Archieven en Administratie van onschatbare waarde is. 

Tekst: Robert den Hartog | Foto's: Remco Lassche (Studio 38C)

Allemaal handwerk

Sinds 2013 verwerkten Van Gasteren en zijn collega's het duizelingwekkende aantal van 251.438 documenten. "Per kwartaal komen daar zo'n 10.000 tot 15.000 items bij, variërend van processen-verbaal endossiers van grote en kleine onderzoeken in Nederland, maar ook uit missiegebieden en van de sectie Interne Onderzoeken." De documenten worden op zo'n wijze gearchiveerd en bestickerd dat ze makkelijk terug te vinden zijn. Allemaal handwerk. "We vouwen de dozen zelf en verwijderen de nietjes en paperclips uit de dossiers als deze levenslang bewaard moeten worden. Metaal kan gaan roesten in de papieren. En dat wil je niet."

Wie wat bewaart, heeft wat

De bewaartermijnen voor de onderzoekdossiers zijn 6, 12, 20 jaar of levenslang, afhankelijk van het strafbaar feit. "Wij controleren de termijnen als we de dossiers inboeken. Je kunt ze namelijk maar 1  keer vernietigen", licht Van Gasteren toe. Maar waarom wordt alles eigenlijk bewaard? "Enerzijds uit cultuur-historisch oogpunt, anderzijds om je als KMar te kunnen verantwoorden." Oude zaken kunnen ook een informatiebron zijn voor lopende onderzoeken, het ontbrekende puzzelstukje. "Door een proces-verbaal uit ons archief is bijvoorbeeld een 'vermist' wapen gelinkt aan een moord in Nederland. Een mooi succes."

Verzoek tot inzage

De opslagloods: 36 meter lang en ruim 6 meter breed. De moderne elektrische archiefkasten bieden plaats aan 33.600 dozen met documenten. Het archief staat tot ieders beschikking, maar een verzoek moet wel eerst worden goedgekeurd. "Het Veteraneninstituut, het NIMH, de MIVD, het OM, de politie, de Douane en KMar-collega's doen dikwijls een verzoek tot inzage", somt Van Gasteren op. In 95% van de gevallen vindt het bureau de gewenste documenten terug. "Dat is uiteindelijk waar je het voor doet. Het is toch zonde, dat als je iets zoekt, je geen gebruik maakt van ons archief." 

En digitaal?

Het oudste dossier heeft als titel Plofschip. Het onderzoek gaat over een munitieschip van Defensie dat in 1967 in een Utrechtse haven ontplofte. "Een dossier dat vanwege de afmetingen en toebehoren lastig is in te scannen." Het is 1 van de redenen waarom het archief niet is gedigitaliseerd. "Bovendien is het zo dat processen-verbaal vanwege de Wet politiegegevens na 10 jaar worden verwijderd uit de computersystemen. En dan is het dus echt weg. Daarnaast hecht het OM meer waarde aan een 'natte' handtekening. Maar ik sluit niet uit dat het ooit allemaal digitaal wordt", besluit Van Gasteren.

Ben je werkzaam bij de KMar en wil je een verzoek doen tot inzage van een proces-verbaaldossier, dan kun je contact opnemen met het BJAA via: Bureau.Justitiële.Archieven@mindef.nl