Tekst Robert den Hartog
Foto sergeant-majoor Gerben van Es, sergeant Sjoerd Hilckmann, sergeant Hille Hillinga en sergeant-majoor Maartje Roos
Over de Planning Group LTC, centrale planning en teamgeest
De ontwikkeling van het Landelijk Tactisch Commando is in volle gang. Vooruitlopend op de daadwerkelijke verhuizing naar Camp New Amsterdam in Soesterberg is de staf van het LTC al verhuisd naar het nabijgelegen Walaardt Sacré Kamp. Brigadegeneraal André Peperkoorn, commandant van het Landelijk Tactisch Commando, geeft een update over de ontwikkeling van het LTC. Hij zoomt in en schept duidelijkheid over de Planning Group LTC, centrale planning en inzet en teamgeest.
De Koninklijke Marechaussee is in januari gestart met de Planning Group LTC. Doel is meer inzicht en overzicht te krijgen binnen de organisatie. Op basis van informatie maakt de Planning Group operationele keuzes, stelt ze prioriteiten en stuurt opdrachten naar de teamleiders in het land.
"Gaandeweg het experiment met de Planning Group zijn er wat zaken aangepast. We begonnen met 3 operatiesoorten: MTV, niet reguliere inzet en militaire politiezorg. Maar nu stuurt de Planning Group alle operatiesoorten centraal aan. Ook spreken we niet meer van bevelsuitgiften die vanuit de Planning Group aan de teamleiders worden verstrekt, maar van opdrachten. Een stuk minder directief. Het is namelijk ook niet zo dat de Planning Group klakkeloos opdrachten bij de teams naar binnen gooit. Opdrachten komen tot stand in overleg tussen de Planning Group, brigadecommandanten en teamleiders. Dat gaat steeds beter. Het idee om vanuit de Planning Group direct de teamleiders opdrachten te verstrekken is nog niet verwezenlijkt. We zijn nu bezig met een ICT-systeem dat deze communicatielijn ondersteunt. Opdrachten lopen nu via de brigadecommandant en het hoofd Operaties.
De veranderingen leiden wel regelmatig tot vragen over hoe nu exact de rolverdeling is bij een brigade en wat ieders rol inhoudt. Grofweg kun je zeggen dat de brigadecommandant in zijn rol als senior, coach en adviseur verantwoordelijk is voor de gereedstelling en instandhouding van het materieel en personeel. De teamleider krijgt de ruimte zich naast de ontwikkeling van zijn teamleden te focussen op de operatie en hoe een beoogd effect kan worden behaald. Toch merk ik dat iedereen vooral snel wil weten hoe we het gaan doen. Ik vind het juist mooi gezamenlijk te ontdekken wat de beste werkwijze is en niet een werkwijze op te leggen. Leren van elkaar en zo tot oplossingen komen. Uiteindelijk zal er minder veranderen dan men denkt. Door de beweging die we nu als organisatie maken worden de kerntaken en verantwoordelijkheden van de brigadecommandanten, teamleiders en teamleden uiteindelijk daar belegd waar ze horen."
De KMar streeft ernaar straks de teams met nog gerichtere opdrachten op pad te sturen. Een goede planning is dan een vereiste. Want als je een opdracht wil uitvoeren moet er wel mankracht beschikbaar zijn. Om inzicht en overzicht te krijgen in de beschikbare mensen zijn er diverse pilots geweest met centrale planning.
"Ik heb onlangs een bijeenkomst georganiseerd met alle operationele en roosterplanners. Ik heb daar uitgelegd dat centrale planning op zich geen doel is. We streven niet naar een locatie ergens in het land waar alle planners in 1 ruimte zitten. Het is belangrijk dat de planfunctionaliteit in de buurt komt van degene die er over gaat. Wie waar precies komt, is nog niet in beton gegoten, maar ik kan mij voorstellen dat de operationele planners in de buurt van de Planning Group LTC komen. Dan kun je snel afstemmen of een bepaalde opdracht ook kan worden uitgevoerd. De roosterplanners voorzie ik ergens in de buurt van de teams. Maar nog belangrijker dan de werklocatie is dat straks het werkaanbod leading is en dat daar de hoeveelheid mensen op wordt afgestemd. Dat we het werk dus niet laten leiden door de beschikbare mankracht. We moeten af van zogenoemde pieken en dalen in de bezetting en een balans zien te vinden tussen het organisatiebelang en het persoonlijke belang.
We moeten elkaar niet meer verrassen en gemaakte afspraken nakomen. Collega's die bijvoorbeeld een dag vrij willen nemen moeten dat dus altijd overleggen met de teamleider. De teamleider is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van zijn mensen en heeft het overzicht. Als collega's dus direct een roosterplanner benaderen met het verzoek voor een vrije dag kunnen teamleiders verrast worden met het feit dat ze ineens een collega minder op dienst hebben. In het ergste geval kan een opdracht niet doorgaan. Wat doet de planner dan wel? Hij registreert de roosterwijzigingen maar moet ook gezien worden als adviseur van de teamleider. De planner kent de regels op het gebied van bijvoorbeeld werk- en rusttijden en kan dus aangeven wat de beschikbare capaciteit is en wat de mogelijkheden zijn. Op die manier blijf je als organisatie ook flexibel inzetbaar."
Het Landelijk Tactisch Commando is sinds 1 januari verantwoordelijk voor de tactische aansturing van al het operationele werk van de KMar. Collega's kunnen op basis van informatie desgewenst op andere locaties in het land worden ingezet als een opdracht daarom vraagt of een speciale expertise gewenst is.
"Het is niet zo dat het LTC collega's op individueel niveau aanstuurt. Dat zou betekenen dat we 6.000 planningcellen hebben. Een uitvraag bij een brigade voor assistentie op een andere locatie wordt altijd bij een teamleider neergelegd. Aan het team is het dan om te bekijken wie een opdracht het beste kan of kunnen vervullen. Maar als een opdracht al ver van te voren bekend is, heeft het de voorkeur om niet met enkele personen ontstane gaten te vullen, maar een compleet team een opdracht te geven. Mensen worden soms onrustig bij de gedachte dat ze buiten hun eigen gebied ingezet kunnen worden. Maar feitelijk reis je naar de betreffende brigade en weer terug, en dat doe je allemaal binnen de afgesproken tijden. Als een opdracht meerdere dagen duurt, moeten er maatregelen getroffen worden, zodat er op een efficiënte manier met de werktijden wordt omgesprongen.
Hoe collega's de teamgeest ervaren verschilt per persoon en per brigade. Door complete teams in te zetten voor bepaalde opdrachten zorg je dat het teamgevoel blijft bestaan. En wat de effecten van het zo nu en dan werken op een andere locatie zijn voor een team? Ik begrijp wel dat mensen moeten wennen en een ander gevoel hebben bij een brigade die ze niet kennen. Maar als je overzicht en inzicht hebt, kun je beter plannen en rekening houden met geplande opdrachten. Ik hoor ook vaak dat collega's geen bezwaar hebben tegen het werken op een andere locatie, als ze het maar tijdig weten. Dan kunnen ze hun eigen afspraken daar ook op afstemmen. Het moet ze niet overkomen. Dat geeft een hap-snap-gevoel. Dat is precies wat we met het LTC hopen te voorkomen door vooruit te denken, zodat iedereen weet wat er wanneer van hem of haar wordt verwacht."
