Tijd om materieel-logistiek te oogsten

SAP-programma Zeeketen afgerond

Bevoorrading, onderhoudsplanning, scheepsconfiguraties, financiën; voor zowat elk aspect van de bedrijfsvoering had de marine voorheen een apart systeem. En zo gold dat voor elk krijgsmachtdeel. Met de afronding van het programma Zeeketen werkt het Commando Zeestrijdkrachten nu met 1 Defensiebreed informatievoorzieningssysteem: SAP. Plaatsvervangend Commandant Zeestrijdkrachten schout-bij-nacht Ben Bekkering en programmamanager Zeeketen kapitein ter zee (TD) Peter Knipping maken de balans op.

Grofweg 50 informatiesystemen faseren uit door de invoering van SAP, schat Knipping in. “Voorraadsystemen, financiële systemen, systemen voor de planning van onderhoud, voor het melden van storingen”, somt hij op. Wankele systemen bovendien. “Sommige waren niet meer in de lucht te houden; die waren al zeker 20 jaar oud.”

Met de integratie van die oude systemen in het moderne SAP was winst te behalen. Zeker omdat de gehele krijgsmacht op dezelfde manier ging werken. Toch is het een ‘beladen project’, stelt Bekkering. “Tijdens de invoering van die uniforme bedrijfsvoering kregen we te maken met forse bezuinigingen. Dat leidde tot 2 grote reorganisaties. Door deze ongelukkige en onvoorziene omstandigheden kreeg SAP voor veel mensen initieel een negatieve connotatie.” 

Gereedschap

Nu het stof van de tumultueuze invoering is neergedaald en SAP binnen de gehele marine draait, ervaart de werkvloer ook echt de voordelen van het systeem, constateert Bekkering. “Ik ben blij verrast waar we nu staan. Wanneer ik met logistiekelingen praat, is de vraag niet zozeer ‘Hebben we SAP nodig?’, als wel ‘Waarom hebben we SAP niet breder geïmplementeerd?’.”

Want met het afronden van het programma Zeeketen heeft de marine een waardevol middel in handen, legt Knipping uit. “SAP is uiteindelijk een middel, een stuk gereedschap, geen doel op zich”, benadrukt hij. “Met alle informatie uit dit systeem kunnen we de maritieme bedrijfsvoering op alle niveaus beter aansturen: van de werkplaatsen tot de magazijnen en van de schepen tot de kazernes.” 

Verhuizing

Knipping erkent dat het ‘oogsten’ van de voordelen van de krijgsmachtbrede informatievoorziening lang op zich heeft laten wachten. “Medewerkers werkten vaak al jaren met hun vertrouwde eigen systemen en moesten zich nu laten omscholen. SAP vereist meer handelingen, je moet extra data invoeren en, ja, dat betekent een hogere werklast. En het kost tijd om in zo’n nieuwe werkwijze routine te krijgen.”

De tussentijdse reorganisatie hielp ook niet. Het Marinebedrijf ging in 2013 over van de Defensie Materieel Organisatie (DMO) naar CZSK. Die ‘verhuizing’ had ook consequenties voor het werken in SAP. Bekkering: “Voorheen hadden we 1 aanspreekpunt: de DMO. Daar kon je terecht voor alles, van reserveonderdelen tot volledig gereviseerde schepen. Nu moeten we als CZSK zaken doen met alle Defensieonderdelen. Elk heeft zo zijn magazijnen en er zijn veel assortimentsmanagers.” Knipping heeft dan ook grote waardering voor de inzet van de medewerkers. “Het is zeker niet niks wat we van hen vragen.”

Weeffouten

Het programma Zeeketen laat vooral zien waar het materieellogistiek beter kan, vertelt Knipping. “De leverbetrouwbaarheid en logistieke responstijden zijn nu Defensiebreed inzichtelijk.” Dat geeft de organisatie handvatten om de bedrijfsvoering te verbeteren, vult Bekkering aan. “Je kunt erover discussiëren of het handig is dat de penlite-batterijen en de batterijen voor onderzeeboten onder dezelfde assortimentsmanager vallen. Maar zolang die tijdig levert, is er niets aan de hand. Al blijkt dat affiniteit met het te leveren spul geen overbodige luxe is.”

Alles centraal en ‘paars’ aanpakken blijkt in de praktijk lang niet altijd de beste optie, schetst Bekkering. “Efficiënt en effectief liggen niet altijd in elkaars verlengde.” Speciale advies & assistentie-teams speuren nu dus naar dit soort weeffouten in de werkwijze, vertelt Knipping. “Samen met de medewerkers kijken we nu hoe alles praktisch uitpakt en waar ruimte is voor verbeteringen. Want daar ging het met de invoering van SAP om: de bedrijfsvoering optimaliseren.” “De functionaliteit is er, SAP werkt”, stelt Bekkering ten slotte. “Nu kunnen we daadwerkelijk de materieel-logistieke en financiële stromen gaan verbeteren.”