KLu verwelkomt eerste robotcollega

Werkt 24/7, foutloos en klaagt niet

Stel je eens voor: een collega die alle saaie, repeterende klussen van je overneemt. Sneller dan wie ook, werkt hij 24 uur per dag foutloos en zonder mopperen door. De ‘geboorte’ van de eerste virtuele medewerker van de luchtmacht maakt het mogelijk. De robot past perfect in het straatje van de 5e Generatie Luchtmacht: optimaal gebruikmaken van nieuwe capaciteiten.

Een officiële naam heeft ’ie (nog) niet, maar wel een U-account. “Met de gegevens van een externe medewerker met een Duitse nationaliteit; anders had de robot een BSN-nummer nodig gehad”, zegt Jelle Stornebrink lachend. “Dat is een creatieve oplossing die waarschijnlijk volgend jaar anders wordt aangepakt, met aparte robot-accounts. Hij heeft namelijk bepaalde rechten nodig om in het systeem te kunnen werken.” Stornebrink werkt bij de afdeling Materieellogistieke Regelgeving & Ontwikkeling (AMRO) en is de projectleider voor de implementatie van Robotic Process Automation.

Het doel van de virtuele collega is het complexe IT-landschap beter te laten aansluiten bij de bedrijfsvoering. “Concreet betekent het dat de robot alle repeterende werkzaamheden die je doet met je muis en toetsenbord kan overnemen”, vertelt luitenant-kolonel Desiree van Zelst vanuit haar rol in de bouwsteen Informatie Gestuurde Bedrijfsvoering.

Van 1 werkdag naar een half uur

De eerste virtuele medewerker ging op 11 november aan de slag bij het Programma Management NH90 op Logistiek Centrum Woensdrecht.

Kapitein Evelien Stokkermans-Strengman: “De robot ondersteunt in alle administratieve werkzaamheden die gemoeid gaan met de voorbereidingen voor het Configuration Control Board. Hij haalt de relevante meldingen uit SAP, combineert deze met de gevraagde gegevens uit de Service Bulletins (PDF’s) en schrijft alle informatie weg in een Excel-bestand. Hierna worden alle betrokken engineers door de robot via de mail geïnformeerd en gevraagd input bij mij aan te leveren. Zo vermindert mijn administratieve werk iedere keer van een hele werkdag tot slechts een half uur.”

Deze eerste robot van het CLSK is ontwikkeld bij het CLSK Robotics Controle Centrum, als onderdeel van het Defensiebrede Robotic Process Automation & Intelligent Automation project (RPA & IA).

Knippen en plakken

Het zijn handmatige klussen waar collega’s volgens Van Zelst weinig voldoening uit halen. “Zoals een formulier uit de e-mailbijlage halen om die elders te kopiëren, in te vullen en weer ergens in te plakken. Niemand wordt gelukkig van continu knippen en plakken. Door dit soort taken uit te besteden aan de robot, krijg je meer tijd voor het interessantere deel van je werk; werk waar je kennis en ervaring voor nodig hebt.”

Door de automatisering en vergroting van de capaciteit kan de virtuele medewerker bovendien een tekort aan functies opvangen. “De robot kun je 24 uur per dag laten werken”, weet de overste. “Zo spaar je geen functies uit, maar kun je mensen laten doen waar ze eigenlijk voor zijn aangenomen. Zoals het sleutelen aan een vliegtuig in plaats van onevenredig veel administreren.”

Foutjes

Een ander voordeel is dat de robot foutloos werkt. Van Zelst: “De robot doet exact waar je ’m voor programmeert. Een medewerker kan weleens mis klikken. Vooral bij herhalende klussen sluipen er weleens foutjes in.”
 

Die menselijke foutjes kan een robot ook opsporen. “In SAP staat bijvoorbeeld het tekstveld waar je je Peoplesoft-nummer invult naast het veld voor gewerkte uren. In die laatste staat soms plots een 6-cijferig getal. Bij een controleslag komen collega’s er dan vaak weken later achter dat data niet klopt en uiteindelijk dat de velden omgekeerd zijn ingevuld. Een van de toekomstige robots zal ’s nachts controles uitvoeren waardoor de collega ’s ochtends al een mailtje heeft: ‘Je hebt waarschijnlijk een foutje gemaakt, wil je het even aanpassen?’”

Jouw afdeling ook een robot?

Elke afdeling mag zijn vinger opsteken om in aanmerking te komen voor virtuele extra handen.

Stornebrink: “We onderzoeken eerst of de robot een oplossing vormt. Het kan ook zijn dat een afdeling misschien meer training nodig heeft in bepaalde systemen of dat het systeem moet worden aangepast.” 

Het bouwen van de robot kost 15 tot 20 werkdagen. “Maar dat is slechts 20% van de implementatie”, zegt Stornebrink. “Het afstemmen met de bedrijfsvoering kost meer tijd. De robot kan niet afwijken van zijn repeterende acties. Dus als er iets anders wordt gevraagd, geeft hij het werk terug. Pas als de virtuele medewerker precies werkt hoe ’ie is bedoeld, kunnen we hem overdragen aan de klant.”

Robot-community

Nog voor het einde van het jaar worden 4 andere luchtmachtrobots aan het werk gezet. Ook de ambities voor de komende jaren zijn groot. Van Zelst: “We willen voorkomen dat dit project een leuke pilot blijft en een stille dood sterft. De robots moeten goed en structureel worden ingebed, zowel bij de luchtmacht als defensiebreed.”

Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) experimenteert sinds 2016 al met robots, het laatste jaar stijgt het live brengen exponentieel. Stornebrink: “Omdat we kunnen aanhaken bij hun kennis en ervaring, kunnen we snel doorpakken. Maar we zouden de luchtmacht niet zijn, als wij DOSCO af en toe nog verrassen met goede aanvullingen.” Eind 2021 zullen 30 virtuele luchtmachtcollega’s aan het werk zijn die 15 fte's uitsparen. “Tegen die tijd heeft de hele organisatie kennisgemaakt met hoe automatisering de werklast kan verlagen. Daar kijken we naar uit.”