Ideeënbus anno 2015 versterkt organisatie

Bedenker staat centraal bij luchtmachtbreed Ideeënboard

Wat is er mis met de oude vertrouwde ideeënbus? Helemaal niets. Sterker, als er naast een degelijke gedachtegang digitale techniek achter zit, is een ideeënbus een typisch ding van nu. Goede ideeën van het personeel moeten worden gehoord en verdienen een wijdere verspreiding. Dat is precies waarom de luchtmacht anno 2015 het ideeënboard in het leven roept. Belangrijk uitgangspunt: de bedenker staat centraal. 

‘Goede ideeën mogen niet tussen wal en schip raken. Daarvoor zijn ze veel te belangrijk.’ Met die gedachte startte kolonel Elanor Boekholt-O’Sullivan ‘project Ideeënboard’. Geïnspireerd door de ‘lijst met ergernissen’ van de Secretaris-Generaal - die in korte tijd meer dan 600 reacties genereerde - wilde het hoofd Afdeling Ambitie, Innovatie en Resultaat bij de Luchtmachtstaf een soort verzamelpunt in het leven roepen. Een die transparant is en dus toegankelijk voor iedere Defensiemedewerker. En waarop je van ieder ingediend idee de status kan zien. Zo’n systeem wordt op dit moment luchtmachtbreed op de homepages - onder het kopje 'Goed idee' op het intranet van de onderdelen ingevoerd.   

Met dank aan de luitenant-kolonels Ellen Meeuwsen-Scholten (plaatsvervangend commandant AOCS) en Martine Verhulst (hoofd sectie Integrale Bedrijfsvoering CLSK) én computerman bij uitstek hoofd Integrale PlanningCel bij het AOCS majoor Erwin Brouwers. O’Sullivan vroeg hen het Ideeënboard gestalte te geven. Vaststond dat niet de Luchtmachtstaf, maar de werkvloer het board moest dragen. “Die opvatting sloot goed aan op 'dat niet het systeem maar de bedenker van een idee centraal moet staan'”, begint Ellen. “Leg je je daar niet op toe, dan verliezen medewerkers snel hun interesse, dient niemand meer een idee in en valt het project in het water.” 

Hoe geven jullie de bedenker ruim baan?

Martine:  “Door hem bij het hele proces - van indienen tot afhandelen en uitvoeren – te betrekken.  Zodra hij op de site een idee invoert, krijgt hij een mededeling dat zijn idee in behandeling is genomen. Over iedere volgende stap wordt hij eveneens geïnformeerd. Het ideeënboard is voor iedere Defensiemedewerker toegankelijk en dus kan de hele luchtmacht - en heel Defensie - de voortgang volgen."  

Bij wie komt een idee terecht?

Ellen: “Per onderdeel wordt een commissie opgericht, die bestaat uit een afspiegeling van het personeel. Zij beoordeelt een idee op levensvatbaarheid en voert een basistoets uit. Die omvat onder meer een kosten-/batenanalyse en of een idee niet conflicteert met de geldende regelgeving. Vervolgens stelt de commissie een sponsor aan die de begeleiding van begin tot einde verzorgt. De commissie volgt dit proces. De leidinggevende van de bedenker wordt van dit proces op de hoogte gesteld. Is een idee levensvatbaar dan krijgt de bedenker de credits. Ook mag hij de uitwerking doen. Mits het idee zich daarvoor leent. Soms moet je dat uit handen geven. Neem het reeds uitgevoerde idee de portokosten van het KPU-bedrijf terug te dringen. Wie een bestelling deed, kreeg hierover tot voor kort een brief op het huisadres. Die handelwijze is inmiddels verleden tijd. Een mailtje werkt net zo goed. Perfect idee!”

Wat is op dit moment de stand van zaken?

Ellen: “Vliegbasis Leeuwarden en AOCS traden op als pilot. Op de homepages van beide is al enige tijd onder het kopje 'Goed idee' een button van het Ideeënboard geplaatst. De andere onderdelen komen nu aan de beurt."  

Gelden er bij het indienen van een idee beperkingen?

Martine: “We willen geen beperkingen opleggen. Maar tegelijk zitten we niet te wachten op klaagverhalen. Om die uit te sluiten, vragen we bij het invullen of een bedenker naast de huidige ook de gewenste situatie willen formuleren. Zodra hij dat doet, heeft hij op voorhand al denkwerk verricht. Ideeën mogen dus betrekking hebben op van alles en nog wat. Zo stelde een medewerker van het AOCS voor de temperatuur van de thermostaat ’s nachts iets hoger te laten staan. Overdag kost het de CV-installatie dan minder moeite op bedrijfstemperatuur te komen. Daarmee bespaar je veel geld.” 

Wat is de toekomst van de Ideeënbord?

Erwin: "Sowieso zetten we het board in als onderdeel van CLSK 3.0. Wat we willen bereiken, is de organisatie beter maken door mensen  uit te dagen out-of-the-box te denken. Wat de toekomst betreft, is de sky the limit. Willen andere krijgsmachtdelen dit idee overnemen, dan staat onze deur wijd open. Tot op heden vallen de statistieken met tien unieke bezoekers per dag niet tegen. In totaal staat de teller sinds begin van de zomervakantie op dik 7000. En er zijn tot nu toe 146 ideeën ingediend. Dat belooft wat voor de toekomst.”      

Tekst: André Twigt
Foto’s: sergeant Hille Hillinga