Het gezicht van DMO

Maatwerk op krappe arbeidsmarkt

De Defensie Materieel Organisatie vormt de brug tussen de wens van de klant, de operationele commando's (marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee) en de mogelijkheden die de budgetten en de markt bieden. In een reeks artikelen geven medewerkers een gezicht aan de DMO en vertellen hoe die (ver)binding met en door de DMO tot stand komt. Ditmaal Lotte Vermeulen, adviseur bedrijfsvoering inkoop.

Op de inkoopafdelingen in het land is Lotte Vermeulen een bekende naam. Collega’s van alle opco’s weten haar te vinden als het gaat om vraagstukken rondom inkoopsoftware. Dankzij haar is het Inkoopportaal op SharePoint zo gebruiksvriendelijk mogelijk én krijgen stakeholders gedegen advies.

De agenda van Vermeulen bestaat dagelijks uit het adviseren en ondersteunen van de defensiebrede inkoopgemeenschap en het optimaliseren van allerlei systemen. Maar vorig jaar werd de kalender leeggemaakt om een groot project op te pakken. De formulieren waarop inkopers hun inkoopstrategie vastleggen, bleken in de zomer niet meer bruikbaar door de uitfasering van een benodigde tool. “Die formulieren zijn voor inkopers en het inkoopproces heel belangrijk”, vertelt Vermeulen. “Ze begeleiden collega’s bij het vaststellen van de inkoopstrategie en wij halen er informatie uit. Die gebruik ik onder meer voor het jaarlijkse overzicht met feiten en cijfers die ik maak voor de directeur, en ook met de staatssecretaris wordt gedeeld.”

Win

Vermeulen blijkt de aangewezen persoon voor de klus. “Ik heb affiniteit met inkoopsoftware en had toen de meeste kennis opgedaan bij het beheren van de ‘oude’ formulieren. We moesten snel handelen. Eerst heb ik de formulieren zo goed mogelijk teruggebracht naar het oorspronkelijke ontwerp. Met een team hebben we wijzigingsvoorstellen van inkopers en andere deskundigen verzameld en het ontwerp verder ontwikkeld. We hebben kritisch gekeken naar de toegevoegde waarde van gevraagde informatie, om de inkoper zoveel mogelijk te ontzien. Samen met JIVC hebben we voor de deadline een strak ontwerp weten te implementeren. Dat zie ik als een recente ‘win’.”

Bouwen

Bij de ontwikkeling van de formulieren heeft Vermeulen, samen met haar collega, de rol van Product owner en vertegenwoordigt ze de inkoopgemeenschap. “Ik onderzoek hun behoefte en vertaal dit naar de IT-organisatie, want die spreken een andere taal.” Vermeulen is zelf geen IT-er maar ze kan in SharePoint zowel tijdelijke maar duurzame oplossingen bouwen voor collega’s. “Zo bouwde ik laatst een applicatie om leveranciersgegevens snel in SAP te krijgen. Tot dan toe werden gegevens in een Word-document aangeboden, maar de behandelaars wilden het automatiseren. Nu komt er een bericht in hun mailbox als het is geregeld. Ik ben niet aan het programmeren, maar vind het leuk om zo creatief mogelijk met de standaard functionaliteiten van SharePoint te werken.”

Vermeulen noemt de aanbestedingswereld bij Defensie een uniek, maar ook complex landschap. “We hebben niet alleen te maken met de ‘gewone’ Aanbestedingswet, maar ook met de Aanbestedingswet Defensie en Veiligheid. Voor mij is het vooral belangrijk om goed te luisteren naar alle belanghebbenden. Wat wil de inkoper, wat stelt de jurist en hoe vertaal ik dat naar de IT-er zodat die het in het systeem kan verwerken? Mijn opleiding Bedrijfskunde was heel breed: management, IT, juridische onderdelen, economie. In deze baan komt dat alles samen, ik heb een helikopterview.”

Gespreksstof

Op de vraag wat Vermeulen het leukste vindt aan haar baan, geeft ze snel en kort antwoord: collega’s. “Ik kan allerlei positieve dingen opnoemen over mijn baan, uiteindelijk word ik blij van de sfeer op de werkvloer. En dat terwijl we niet eens zo heel vaak samenwerken. In mijn functie heb ik meer contact met de directie, inkopers en andere stakeholders.

Er wordt nog steeds veel thuisgewerkt, maar als ik ’s ochtends op kantoor kom, ben ik blij dat ze er zijn. Er is altijd veel gespreksstof. Ik ben wat introverter, maar voel dat ik hier helemaal mezelf kan zijn.”