Tekst kapitein Charlotte Snel
Foto Paul Tolenaar

Niet meer terug naar hoe het was, maar hoe dan wel?

Fulltime terug naar kantoor? Het merendeel van de werknemers ziet het niet meer zitten. Nu bureaustoelen steeds vaker leeg blijven, lijkt ook de kantoorfunctie te veranderen. Mondjesmaat maken statische werkplekken plaats voor open ruimtes voor brainstormsessies en ontmoetingen. Met het experiment ‘Etage van de Toekomst’ trapt ook DMO de interne zoektocht naar een relevante, toekomstbestendige kantoorinrichting af.

Een deel van de kantoorruimtes is al omgedoopt tot ‘goede gespreksplekken’ en ‘huiskamers’ waar op relaxed meubilair in een informele setting vergaderd en gebrainstormd kan worden. In het midden van de etage komt een ‘arena’ voor grotere bijeenkomsten en de robuuste picknicktafel in de koffiehoek zal binnenkort plaats maken voor gezellige tweepersoonszitjes. Wie uit is gesocialized kan zich met een gerust hart terugtrekken in een van de individuele werkruimtes of geluidsdichte belhokjes.

Het vergt door de vertraagde levering van een aantal kantooritems op sommige plekken nog wat fantasie, maar het geraamte van de Etage van de Toekomst is in gebouw K7/K8 op de Kromhoutkazerne al zichtbaar.

Het geraamte van de Etage van de Toekomst is in gebouw K7/K8 al zichtbaar.

'Het praatje bij de koffieautomaat beginnen we toch te missen’

Wensen en behoeftes

Een stap terug in de tijd. Het is eind 2021. Na bijna twee jaar werken op afstand en digitaal vergaderen is inmiddels duidelijk dat kantoorwerkers thuis ook prima uit de voeten kunnen.

Maar hoewel we het kantoor voor onze reguliere werkzaamheden niet meer nodig hebben, knaagt het bij een deel van de werkgevers en -nemers. Het praatje bij de koffieautomaat en het sparren en samenwerken beginnen we toch te missen. We wíllen wel naar kantoor, maar niet om acht uur lang achter een scherm te kruipen. Op kantoor moet genetwerkt en samengewerkt worden. En dan het liefst niet op die stoffige bureaustoel, maar op een lekkere loungebank of in een knusse koffiehoek. Conclusie: het oldschool kantoor moet op de schop.

Een plattegrond van de nieuwe etage. Onder de ‘special’ werkruimtes vallen onder andere de huiskamers (beeld rechts), belhokjes, trainingsruimtes, arena en de teamtafel.

Opgave

Op verzoek van de DMO-directie buigen collega’s van Military INnovation by Doing (MIND) zich over de blauwdruk van de kantoorruimte op de vierde etage van gebouw K7/K8; de werkplek van de directies HR, Finance & Control en Bestuur & Bedrijfsvoering. Aan het driekoppige projectteam de taak om de afdeling om te bouwen tot prototype van dé Etage van de Toekomst. Een aardige opgave. Want hoe maak je een perfecte werkplek voor zoveel verschillende collega’s? En wat zoeken ze precies?

“Dat was best lastig, ja”, erkent projectleider Natascha Koetsier-Van der Werff. “Door middel van presentaties en vragenlijsten hebben we daarom eerst de wensen en behoeftes van de collega’s hier geïnventariseerd.”

Het projectteam van MIND (v.l.n.r.): Elsemieke Maagdenberg-Kuijpers, Fandi Pawiroredjo en Natascha Koetsier-Van der Werff.

‘Oldschool kantoor op de schop’

Voor ieder wat wils

Dat deze behoeftes nogal uiteenlopen, blijkt al in de basis. Want waar de ene collega het liefst terug wil naar ‘hoe het was’ en zich inmiddels weer trouw iedere werkdag aan de poort in Utrecht meldt, werkt de ander liever thuis om bij uitzondering acte de présence te geven op de werkvloer. En dan hebben we nog alles wat daar tussenin zit.

“Dan weet je dus al: wat je ook doet, je gaat nooit iedereen blij maken”, vertelt projectlid Elsemieke Maagdenberg-Kuijpers. “We hebben daarom gekeken naar het gemiddelde. Daaruit bleek dat het merendeel van de collega’s een voorkeur heeft voor hybride werken, dus grotendeels thuis en een of meerdere dagen per week op kantoor. Niet om daar van 9 tot 5 achter een scherm te zitten, maar om collega’s te ontmoeten en samen te werken. Wat je thuis juist niet kunt. Brainstormruimtes, hybride vergaderruimtes, planten en gezellige loungehoekjes bleken plotseling belangrijker dan die bureaustoel en dat beeldscherm.”

Het kantoor moet volgens het merendeel van de collega’s een plek worden om elkaar te ontmoeten, bijvoorbeeld in een ‘Goede gespreksruimte’.

Reservering

Met deze kennis op zak maakt het projectteam vorig jaar een eerste schets van de Etage van de Toekomst waar collega’s naar hartenlust op mogen schieten. Wat al snel vaststaat is dat het gros van de oude werkplekken, directeursplekken en klassieke overlegplekken komt te vervallen. De bureaus die blijven staan, worden grotendeels ‘samenwerkplekken’ waar met een reserveringssysteem op kan worden ingetekend. Voor een aantal collega’s best even wennen, erkent Natascha. “Maar ook de directeuren hebben geen vast bureau meer. Ook zij reserveren een plek als zij naar Utrecht komen. Mooi toch? Een bewijs dat de DMO-top deze ontwikkeling serieus neemt.”

Het experiment Etage van de Toekomst is een van de acht thema’s van het ‘werkenbijDMO-concept’. Met dit programmaplan wil DMO komen tot succesvolle implementatie van het hybride werken.
Hoewel hybride werken het uitgangspunt is, is er op de Etage ook gedacht aan collega’s met een Arbo-werkplek. Deze blijven uiteraard intact en vallen buiten het reserveringssysteem.

‘Ook de directeuren reserveren een plek’

Afgelopen jaar zijn op de vierde etage stapsgewijs de overige veranderingen doorgevoerd en de eerste proefopstellingen gerealiseerd. De komende maanden is het een kwestie van de laatste puntjes op de ‘i’. Visuals aan de muur, planten in de lege hoeken en het installeren van hybride IT-middelen zodat er ook digitaal effectief met elkaar kan worden gewerkt.

Natascha: “We willen geen invulling geven aan het nieuwe werken, maar het faciliteren. Mensen een dynamische plek bieden waar ze op een functionele manier kúnnen samenkomen en zo ook andere afdelingen inspireren. Maar uiteindelijk zijn en blijven de collega’s natuurlijk zelf in charge.”