Sneller contracteren door beter Programma van Eisen

Expertisecentrum helpt bij de perfect geformuleerde eisenlijst

Iedereen bestelt wel eens een product dat in het dagelijks gebruik tegenvalt of niet voldoet. Jammer en vervelend, maar niet onoverkomelijk. Bij de complexe systemen van Defensie is het een ander verhaal. Als deze, ondanks alle studies en overleggen niet voldoen, valt er iets uit te leggen. Sinds december 2019 kent de Directie Wapensystemen en Bedrijven het Expertisecentrum Programma’s van Eisen (EC PvE). Dat ondersteunt het proces tot een goed PvE, zodat belanghebbenden krijgen wat ze voor ogen hadden. En, niet onbelangrijk: PvE's die veel sneller klaar zijn dan voorheen.

Materieel aanschaffen kan heel lang duren bij Defensie. De aankoop van de F-35 is met meer dan 15 jaar wel extreem, maar een termijn van 3 tot 5 jaar is niet ongebruikelijk. Dat kan sneller, mits de kwaliteit van PvE’s wordt verhoogd, weet het hoofd EC PvE, Mark Michielsen. "Voor alle duidelijkheid: wij schrijven zelf geen PvE's, maar zijn een expertisecentrum. Wij verzamelen de kennis en zorgen er voor dat die voor de juiste mensen beschikbaar komt. We zijn met z'n vieren en hebben, bij toeval, allemaal een verschillende achtergrond waardoor we qua kennis land, lucht en zee afdekken."

NAVO-standaard

In nog geen 2 jaar tijd gaf het EC PvE vele malen uitleg over de stappen om tot een goede specificatie te komen en zijn een 30 tot 40 specifieke projecten ondersteund. Een van de eerste zaken die het EC PvE deed, was zorgen dat iedereen hetzelfde dacht over een PvE en nagaan of 'het wiel' al was uitgevonden. "Waarom dubbel werk doen? Er is een NAVO-standaard, de System Life Cycle Management-standaard, die door Nederland is ondertekend. Daarin staat een deel over specificeren. Die standaard, afgeleid van de ISO-standaard, vormt het fundament voor ons verhaal bij elke presentatie of ondersteuning. We hebben daarmee een sterk verhaal. Vervolgens onderzochten we waar met PvE's wordt gewerkt bij Defensie. We werken weliswaar voor de Directeur Wapensystemen en Bedrijven, maar als het gaat over PvE's dan stopt het voor ons niet bij de directiegrenzen."

Beste garantie voor een goed PvE

In de praktijk was de Directie Inkoop vaak het vangnet voor fouten in PvE's. "Zij trokken aan de bel als in het PvE onredelijke of foute eisen stonden", vertelt Michielsen. "Het programma ging vervolgens een aantal keren heen en weer tussen de opstellers en inkoop tot het wél goed was. Dat kostte veel tijd en leverde extra werklast op, plus wrijving en frustratie. Wij als expertisecentrum zijn nu het vangnet. We hebben ons de laatste anderhalf jaar gericht op welke stappen en activiteiten je moet doorlopen voor een goed PvE. Als mensen die stappen doorlopen, is dat de beste garantie voor een goed PvE. De specifieke kennis om te kunnen beoordelen of bepaalde eisen terecht zijn hebben we niet, maar we kunnen wel kijken hoe eisen zijn opgebouwd en of die goed zijn geformuleerd. Daarnaast was het bestaande Handboek Specificeren te uitgebreid voor een praktisch gebruik. Dat hebben hebben we teruggebracht tot een hanteerbaarder document, compleet met checklists om mensen te helpen. Ons Handboek Specificeren is overigens nog geen bindend document."

Red Team

Een bijzonder 'hulpproject' van het EC PvE was het leiden van een zogenoemd 'Red Team' bij het project Vervanging Onderzeeboten. "Dat deed collega Roel. Een heel interessant zijsprongetje dat niet uit onze koker kwam, maar uit die van de programmamanager. Er waren problemen en hij wilde sparren met een 'interne oppositie'. Het Red Team, bestaande uit een aantal DMO-collega’s, stelde tal van kritische vragen. 'Jullie zeggen dat wel, maar heb je daar wel eens aan gedacht?' Door de juiste kennis in te brengen, werden spiegels voorgehouden, waardoor de besluitvorming door de Defensietop over specifieke onderwerpen is ondersteund. Dat werd enorm gewaardeerd. Ik denk dat het een mooi voorbeeld was van wat we kunnen. We worden nog niet ten volle benut, omdat mensen ons nog niet altijd weten te vinden."

Meer bekend worden

De bekendheid vergroten is een speerpunt voor Michielsen en zijn collega's. "We werken onder andere mee aan het On Boarding-programma van de Directie Projecten. Nieuwe projectleiders en -medewerkers geven we al voordat ze aan het werk gaan de hoofdlijnen van de processen mee en drukken hen op het hart: 'Als je vragen hebt, neem contact op'. Ook hebben we hele nauwe contacten met het zogenoemde Concurrent Design (CD) Team. CD is een methode waarbij je alle belanghebbenden bij elkaar brengt met een gespreksleider en IT-ondersteuning. Vaak moeten er besluiten over complexe systemen met veel betrokken disciplines worden genomen. In een aantal sessies van halve dagen gaat het team door het besluitvormingsproces. Door deze systematiek beperk je de tijd die nodig is enorm. De combinatie van de juiste werkwijze bij het specificeren en een Concurrent Design-omgeving zorgen voor kwaliteit en snelheid. Voor die projecten die in aanmerking komen een gouden combinatie."