Tekst kapitein Arthur van Beveren
Foto sergeant Cinthia Nijssen
Langdurige samenwerking tussen de DMO en kennisinstituten vastgelegd
Geen lange administratieve trajecten meer, maar meteen beginnen aan de inhoud. Personeel uitwisselen en gezamenlijk opleidingen volgen. Nog dichter bij elkaar komen. Op het jaarlijkse Innovation in Defence Digital 2X event in april tekenden de Defensie Materieel Organisatie (DMO) en de kennisinstituten TNO, Koninklijke NLR en MARIN een overeenkomst voor langdurige en intensieve samenwerking op het gebied van technologieontwikkeling. Met de samenwerkingsovereenkomst wordt het kennis-ecosysteem voor Defensie flink versterkt.
"De laatste jaren wordt technologie ook in militair optreden steeds belangrijker en complexer. Bovendien kunnen ontwikkelingen op het gebied van veiligheid snel veranderen. Defensie moet daarom snel en flexibel kunnen handelen bij het aanwenden van kennis en capaciteiten. Goede samenwerking tussen de DMO en ieder van de kennisinstituten was er al, maar ging op losse projectbasis. Nu hebben we alles bij elkaar gebracht in één contract. 275 miljoen euro is er vanuit Defensie voor dit contract in de komende 10 jaar beschikbaar. De Directie Wapensystemen & Bedrijven is nu nog de grote gebruiker van dit contract, maar vanaf januari 2022 staat het contract ook voor andere deelnemers open."
Sneller starten
“Planning en voorwaarden voor meerdere projecten handelen we in deze nieuwe raamovereenkomst voor het hele jaar in een keer af”, vertelt Hans Kuijper die vanuit het innovatiecentrum van de DMO MIND betrokken was bij de contractonderhandelingen. “Zo komt de opdrachtverstrekking veel sneller tot stand, want de administratieve zaken zijn al geregeld. Ook de regelingen voor intellectueel eigendom tussen de kennisinstituten zijn nu vooraf geregeld. Belangrijk voor de kennisinstituten, want dat is hun bestaansrecht. Projectleiders moeten alleen nog nadenken over wat ze gaan doen, wanneer het af moet zijn en wat het moet kosten? Heb je die afspraken gemaakt, dan kan je starten.”
Mark van Venrooij
Plaatsvervangend directeur Nederlands Lucht- en Ruimtevaartcentrum
“Onze medewerkers gaan veel meer als collega’s met Defensie en de andere kennisinstituten samenwerken en veel minder als leveranciers versus opdrachtgever. We accommoderen dat mensen makkelijker bij elkaar over de vloer kunnen komen, in een team samen kunnen werken en dat we makkelijker mensen kunnen uitwisselen. Dus we gaan eigenlijk steeds meer bij elkaar in de keuken kijken en onderdeel worden van elkaars keuken. We hadden al uitwisselingsprogramma’s op kleine schaal maar dat kan in het vervolg door de hele organisatie. Zo ontstaat er meer mogelijkheid om bij elkaars organisatie ondergedompeld te worden en een gemeenschappelijke taal te leren spreken. De ingenieur leert de Defensietaal spreken en andersom leert de militair hoe hij met ingenieurs tot iets kan komen. Bovendien, als wij voor de luchtmacht iets op het gebied van maintenance repair en overhaul onderzoeken wat TNO voor de marine doet dan kun je daar gezamenlijk in optrekken, omdat we nu in de samenwerking zitten. Eerder wist je dat niet van elkaar. Het duurt nog even voordat we die winst eruit kunnen halen, maar het zit er wel degelijk in.”
Kolonel Albert Grubben
Plaatsvervangend directeur Directie Wapensystemen & Bedrijven
"Een van de belangrijke punten in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst is de jaarplanning. Wij delen op tijd onze behoeftes en onze plannen met de 3 kennisinstituten, zodat die in een vroeg stadium met ons meedenken. Zij weten wat er speelt aan ontwikkelingen in de markt, waardoor zij samen met ons de opdracht realistisch en uitvoerbaar kunnen opstellen. Tegelijkertijd kunnen zij hun bedrijfsvoering erop inrichten. Zijn de juiste mensen beschikbaar, moeten er mensen bij, moet je mensen omscholen? De winst van deze aanpak is dat we ook zelf gedwongen zijn om meer inzicht te creëren in onze eigen plannen. Welke projecten lopen er bij welke afdelingen? Wat is het financieel volume? Komt onze tijdlijn overeen met die van de kennisinstituten?
Met de overeenkomst schatten we in dat de administratieve last vermindert. Er is geen apart contract meer nodig voor iedere nieuwe opdracht. Het contract biedt flexibiliteit omdat ad-hocopdrachten zoals vooronderzoek bij calamiteiten onder dezelfde voorwaarden worden uitgevoerd. Ook hier is geen apart contract voor nodig. Een team van NLR of TNO kan dus gelijk starten met onderzoek.
We zijn bovendien realistisch en hebben afgesproken dat we na 1 jaar de balans opmaken. Werkt het niet, dan moeten we ook durven om weer op oude voet verder te gaan.”
Louk Absil
Hoofd Roadmap Protection, munitions & weapons bij TNO
“Ik zeg weleens spottend: dit is de mother of all contracts, dit voegt alles samen. De DMO is voor de Unit TNO Defence, Safety & Security de grootste klant en doet het meeste beroep op de kennis die TNO heeft. Met de snel veranderende wereld moeten we samenwerken om veel sneller tot innovatie te komen en dat bereik je om te beginnen door muurtjes te slechten, de handen in elkaar te slaan en te kijken hoe we uiteindelijk Defensie beter kunnen ondersteunen. We hadden al een aantal raamcontracten lopen die ons hebben geleerd dat het heel goed werkt, als je van tevoren een budget reserveert waardoor je sneller kunt aanbesteden en je ook niet per project de terms and conditions hoeft uit te onderhandelen. Dat gaat tijdwinst opleveren, ook voor de ad-hocprojecten die er altijd zullen zijn. Ook de mogelijkheid om makkelijker van elkaars faciliteiten gebruik te kunnen maken is een belangrijk onderdeel. Een mooi voorbeeld daarvan is de concurrent design facility die we bij ons in Soesterberg met de DMO willen inrichten. Het is een plek waar we met multi-disciplinaire teams aan complexe problemen kunnen werken en die we ook vanuit verschillende invalshoeken benaderen.”
Frans Kremer
Defence Programme Manager bij MARIN
“Naast de snelheid waarmee we een project nu kunnen aanlopen wordt de kennis onderling toegankelijker. We worden als kennisinstituten nu allemaal in een vroegere fase bij de behoeftevraag van Defensie betrokken waardoor we elkaar op inhoud kunnen aanvullen. Het geeft MARIN in het bijzonder de mogelijkheid om op maritiem gebied nog meer samen te werken en Defensie te ondersteunen. Een mooi gebied van overlap vind ik de ‘maritieme cockpit’ voor RHIBS waarin de MARIN-kennis prachtig gecombineerd wordt met kennis van de Koninklijke NLR over de cockpit van een jachtvliegtuig. Ook op simulatorgebied, waar we alle 3 kennis over hebben, zijn mogelijkheden te vinden.
Ik zie daarnaast voordelen bij de ad-hocvragen waar we nu slechts beperkte mogelijkheid hebben om de DMO snel te helpen. Voordat de contractuele zaken zijn geregeld, zijn we een paar maanden verder en is de vraag niet meer relevant. Die horde hebben we in de nieuwe situatie bij voorbaat genomen.
Het zijn nu nog allemaal woorden op papier. De uitdaging waar we voor staan, is dat daar inhoud aan gegeven wordt. Maar het juridische raamwerk is er in ieder geval en dat is een heel belangrijke mijlpaal.”
