Nieuw op afstand

‘Debutanten’ bij DMO krijgen virtuele rondleiding

Je hebt er misschien wel maanden naar uitgekeken: die nieuwe baan bij de Defensie Materieel Organisatie en dan staat plotseling de wereld bijna stil. Ruim 60 collega’s zijn de afgelopen weken noodgedwongen thuis met hun werk bij de DMO begonnen. 

Geen rondleiding op de Kromhoutkazerne of elders en ook geen warm welkom met koffie en gebak. Hoewel? “In heel korte tijd hebben we met een aantal afdelingen een programma in elkaar gezet voor nieuwkomers én leidinggevenden, waarmee iedereen toch een goede introductie krijgt en zich betrokken voelt”, weet innovatiemanager Natascha Koetsier-Van der Werff.

Een aantal disciplines bij de DMO heeft daarvoor de handen innovatief ineen geslagen. Lennard Droppert (Team Instroom), Nienke Feddes (Directie P&O, Cluster Employability & Loopbaanbegeleiding), Natascha Koetsier-Van der Werff (MIND) en Aniek van Veghel (JIVC) bezorgen nieuwkomers ondanks de stringente maatregelen rond het coronavirus een warm welkom. In managementjargon heet dat onboarding: je zorgt ervoor dat beginnende collega’s de nodige kennis en vaardigheden meekrijgen om ze snel en effectief in te werken.

Normaal gesproken nemen nieuwe collega’s deel aan de introductiedag van de DMO, georganiseerd door de directie P&O. Op de KHK krijgen ze op een interactieve manier veel informatie over de DMO, maken kennis met de netwerken en elkaar en spelen de serious game Fit for Duty. Dat moet nu dus al 2 maanden zo goed en zo kwaad als het gaat vrijwel uitsluitend op afstand. “Normaal gesproken heb je al geen idee waar je terechtkomt”, geeft Lennard aan. “Je hebt dan waarschijnlijk alleen de manager en personeelsfunctionaris gezien tijdens het selectieproces.” 

Afstand

De huidige situatie vraagt om stringente maatregelen en zo sloegen de 4 disciplines al snel de handen ineen. De opdracht: zorg voor een programma waarmee de nieuwe medewerkers zich ondanks de fysieke afstand toch thuis voelen bij de DMO. Binnen de kortste keren kwam het kwartet met een plan dat zich inmiddels steeds verder uitbreidt. Eerst kreeg directeur DMO vice-admiraal Arie Jan de Waard een camera op zich gericht om een welkomstwoord in te spreken (grote foto boven). Het cluster Employability van de staf directie P&O heeft versneld een aantal introductiedocumenten online beschikbaar gemaakt. “We hebben de leidinggevenden ook tips gegeven om de nieuwe medewerkers niet tussen de wal en het schip te laten vallen”, geeft Nienke aan. “We hebben voorgesteld dat ze virtuele koffiemomenten inlassen. Ook is het belangrijk de nieuwkomers in de diverse appgroepen van hun afdeling mee te nemen. En via Microsoft Teams kun je mooi een introductieronde houden.”

GPAL

Momenteel wordt er bij de DMO hard gewerkt om de GPAL-app te vullen met relevante content. GPAL – Gamified peer-to-peer adaptive learning -is een You-tube achtige app, die ruimte biedt voor korte instructiefilmpjes. Een zeer geschikt instrument om digitaal onboarding te ondersteunen. Voor nu is GPAL alleen beschikbaar voor nieuwe medewerkers van JIVC, maar hopelijk wordt de uitrol naar alle directies van DMO snel gemaakt.

Van de 64 debutanten bij de DMO de afgelopen maand is ongeveer de helft al langer werkzaam bij Defensie, weet Lennard. Zij hebben het voordeel al in het bezit te zijn van een Defensiepas en in veel gevallen ook een telestick. Want die zijn onontbeerlijk voor de communicatie op afstand binnen Defensie. En een pasfoto maken of de pas ophalen, lukt nu eenmaal niet op afstand.

Raspberry Pi

Maar voor bijna alle personeelsgerelateerde problemen is een oplossing te vinden, denkt Aniek. Zij is ruim 2 jaar geleden gestart bij het JIVC en werkt momenteel als adviseur sociale innovatie en cultuurontwikkeling. “We hebben nu een aantal zaken versneld. Nog voordat de nieuwelingen daadwerkelijk in dienst treden, in jargon de pre-boardingfase, krijgen de JIVC’ers een welkomstpakket. Daarin zit een Raspberry Pi – een minicomputer – die ze kunnen koppelen aan hun televisie of een beeldscherm. Daarop staan onder meer een welkomstvideo en een QR-code waarmee een ze een Augmented Reality Experience kunnen bekijken over het JIVC. En er is een vervolg: vorige week is een online introductieprogramma gelanceerd waarmee medewerkers aan de slag kunnen vanaf de eerste werkdag. Dat hebben we gevierd met 130 man in Microsoft Teams. Heel apart.”

Nóg leuker

De ervaringen van de ‘debutanten’ worden in de gaten gehouden en waar nodig grijpen de 4 disciplines in. “De maatregelen rond corona vragen om een nog sterkere binding met het nieuwe personeel”, denkt Natasha. “Juist kleine dingen, zoals een welkomstwoord van de directeur, maken het verschil. Hoe kunnen we het nóg leuker maken voor onze medewerkers? We leren op dat gebied nog veel, ook van elkaar. Zo ontstaat er een breed pakket aan introductiemiddelen, dat ook na deze crisis uitstekend dienst kan blijven doen. Als we straks elkaar op de KHK weer kunnen ontmoeten, zullen we extra introductiedagen organiseren waarbij we goed kunnen zien of de collega’s al helemaal ‘aan boord’ zijn.”

Zie ook hier: https://magazines.defensie.nl/materieelgezien/2019/08/06_innovatie