Tekst Evert Brouwer
Foto Mediacentrum Defensie
Blik op personeelsbehoefte nu en straks
Sinds enige tijd is de DMO bezig met Strategische Personeelsplanning (SPP). Consultingbureau Deloitte begeleidt dit meerjarenproject en levert op korte termijn een eindrapport. Maar wat is SPP eigenlijk? Waar dient het voor? En wat betekent het voor de DMO’er? Materieelgezien licht de komende maanden de sluier in zijn geheel op met een serie artikelen over de toekomst van de personeelsplanning bij de DMO.
De Defensie-ambtenaar 2.0 is bijna passé: welkom ambtenaar 2.20. Met de Strategische Personeelsplanning (SPP) in de hand neemt de DMO het voortouw om te kijken hoeveel collega’s nu en in de toekomst nodig zijn en vooral over welke vaardigheden ze moeten beschikken. “De ontwikkelingen in de wereld, in de ICT en op de arbeidsmarkt gaan zo snel, dat je niet kunt afwachten”, vindt directeur Personeel&Organisatie, Nicole Huppertz. “Voor zowel de directies als de individuele medewerker betekent een SPP een handvat. Die is nodig om nu en in de toekomst lenig te blijven als organisatie. Onze medewerkers kunnen zo zelf een keuze maken voor later”, legt directeur van het JIVC Ron Kolkman uit.
Doorgroeien
Het Joint IV Commando, hét IT-bedrijf van Defensie, heeft de beweging voor de SPP in gang gezet. “We móéten verder kijken dan een paar dagen”, meent Ron Kolkman. “De 60-plussers van nu gaan de komende jaren met pensioen en het is al lastig om vacatures te vullen. Wil je de brand voor zijn, moet je nu al beginnen met blussen. We gaan bij het JIVC bijvoorbeeld aan de slag met automatisering vàn de automatisering. Dat biedt de kans personeel vrij te maken en te laten doorgroeien in andere functies.”
“De angst die je door de onbekendheid met de SPP soms proeft, is volledig onnodig”, weet Kolkman. “Het is géén dreiging. De SPP is juist een handig middel om regisseur te zijn en te blijven van je eigen loopbaan. De SPP zorgt ervoor dat je kunt aanhaken bij de huidige trends, de veranderende processen en de bewegende organisatie die de DMO in het algemeen en het JIVC in het bijzonder is.”
‘Je bent als organisatie niet goed bezig als je het personeel niet voorbereidt’
IT-academie
Een van de initiatieven is de IT-academie die het JIVC in het leven heeft geroepen. “Een briljant idee”, vindt Kolkman. Deze ‘school’ kijkt naar de trainingen en opleidingen die de medewerkers nodig hebben om nu en in de toekomst perspectief te houden. Zo zijn om de SPP in te vullen 12 JIVC’ers in opleiding bij Microsoft om zich voor de bereiden op de toekomst. “We moeten een totaalpakket bieden om onze medewerkers een loopbaanperspectief te bieden en te binden en boeien”, vinden Huppertz en Kolkman, die toevoegt: “Echt, collega’s uit de IT-wereld kijken jaloers naar ons SPP. De politie heeft het idee niet voor niets ook omarmd.”
Geen vast plan
“Het is ook geen vaststaand plan”, schetsen zowel Kolkman als Huppertz. Er is nadrukkelijk gekeken naar allerlei ontwikkelingen als de Doorontwikkeling Krijgsmacht (DOKM), het Gouden Ecosysteem (samenwerking met kennisinstituten en industrie) en internationale verbanden. “De arbeidsmarkt en de samenleving veranderen en de IT-ontwikkelingen gaan steeds sneller. Je bent als organisatie niet goed bezig als je het personeel daarop niet voorbereidt”, zegt Huppertz beslist. “Daarom is een meerjarenplanning essentieel om in de toekomst voldoende goed gekwalificeerd personeel in huis te hebben. Volgens onze berekeningen komen we in 2024 grofweg 1800 medewerkers tekort. Er zijn dan 1050 nieuwe vacatures en er stromen ongeveer 740 ervaren collega’s uit. Dat gat moeten we op een of andere manier zien te vullen.”
‘Als je de brand wilt voor zijn, moet je nu al blussen’
Externe factoren
Verdere automatisering en robotisering bieden deels een uitkomst, maar de mens blijft natuurlijk leidend in de SPP. Huppertz: “In feite komt het erop neer dat we kijken naar instroom, doorstroom en uitstroom in de komende jaren en dat vormgeven in de planning.” Dat beperkt zich niet tot het JIVC. Ook andere directies binnen DMO hebben een SPP opgesteld en gaan er vanaf volgend jaar mee aan de slag.
Externe factoren die van invloed zijn op de toe- of afname van het personeel zijn daarin meegenomen. “Robotisering gaat het werk op z’n minst veranderen en binnen sommige onderdelen van de DMO zeer waarschijnlijk deels overnemen”, voorspelt Nicole Huppertz. “Dat vraagt om een bepaald type personeel, zowel kwalitatief als kwantitatief. Als je die gegevens naast elkaar legt, zie je het verschil tussen wat we nu in huis hebben en over 5 jaar nodig hebben. Dat gat kun je al gaan invullen door je medewerkers voor te bereiden, te scholen. We hebben nu een beeld wat het op afdelingsniveau gaat betekenen, maar dat moet dus tot op het individu gebeuren.”
Krappe arbeidsmarkt
Buiten Defensie werven blijft nodig, zeker als de komende jaren veel oudere Defensiemedewerkers uitstromen. “Met een krappe arbeidsmarkt zul je dus nog strategischer moeten werven. Je ziet dat jongeren zich niet blindstaren op een salaris, maar ook kijken naar secundaire arbeidsvoorwaarden als opleidingen, training en loopbaanperspectief. Dat vraagt om een andere benadering door de personeels-adviseurs. Daarmee geef ik meteen aan dat het SPP belangrijk is voor àlle directies en afdelingen. Dus ook binnen mijn eigen directie Personeel&Organisatie zullen we ons moeten blijven ontwikkelen
Wat houdt SPP in?
SPP is een hulpmiddel om op een effectieve en gerichte manier te sturen op de optimale bezetting van een organisatie, afdeling of team. Nu en in de toekomst. De SPP geeft een overzicht van waar de knelpunten zitten, zodat daar tijdig een oplossing voor kan worden gezocht.
Wat betekent SPP voor de DMO’ers?
Eenvoudig gezegd, SPP helpt leidinggevenden om meer toekomstgericht te zorgen voor de juiste persoon op de juiste plaats. Op korte en lange termijn. Daarnaast geeft het leidinggevenden en medewerkers handvatten om de ontwikkelingen van de organisatie en de ontwikkeling van medewerkers duidelijker op elkaar af te stemmen wat uiteindelijk voor iedereen prettiger is.
Hoe werkt dat dan?
De SPP zorgt ervoor dat leidinggevenden scherper in beeld hebben wat ontwikkelingen buiten de organisatie (in de markt, de politiek) en binnen de organisatie (strategie, bezuinigingen) betekenen voor het benodigde personeel in de toekomst.
Behalve deze toekomstgerichte blik kijkt een leidinggevende ook gericht naar hoe zijn eigen afdeling ervoor staat: is iedereen klaar voor de toekomst? Welke medewerkers zijn toe aan een nieuwe stap binnen of buiten mijn afdeling? Waar zitten risico’s en moeten we nu aan de slag? Het geeft medewerkers de mogelijkheid om zelf strategischer naar hun eigen werk en loopbaan te kijken.
De (DMC) medezeggenschap is ook aanwezig geweest bij workshops strategisch personeelsplan en de lokale medezeggenschapscommissies dienen ook in de toekomst door de lijnmanagers hierbij betrokken te worden. Zo worden de belangen van de DMO-medewerkers bewaakt.
