Het gezicht van DMO

Blij van documenten

De Defensie Materieel Organisatie maakt de verbinding tussen willen en kunnen. DMO vormt de brug tussen de wens van de klant, de operationele commando's (marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee), en de mogelijkheden die de budgetten en de markt bieden. In een reeks artikelen geven medewerkers een gezicht aan DMO en vertellen hoe die (ver)binding met en door DMO tot stand komt. Deze keer is dat Karin de Vogel-Jagers, Medior Dynamisch Informatie Beheer - Team CLSK.

Het uitzicht vanaf de 15e verdieping vanaf de Luchtmachttoren in Breda is al fantastisch, als dan ook nog eens moeder slechtvalk langs komt gevlogen om een prooi naar haar 4 kuikens in de nestkast te brengen, is het helemaal genieten. (Voor de liefhebbers: op het youtube-kanaal 'webcare Koninklijke Luchtmacht' volgt een camera live alles wat er in de nestkast gebeurt).

Helpdesk

We zijn hier echter niet gekomen om te praten over de dynamiek van de slechtvalk, maar over dynamisch informatie beheer (DIB). Karin werkt als medior bij het DIB-loket CLSK, waar 18 DMO-burgers zijn aangesteld om de informatie- en documentenstroom van de luchtmacht in goede banen te leiden. “Ieder krijgsmachtdeel heeft zo'n DIB-loket, dat fungeert als helpdesk voor de XPostWeb-gebruikers. Die zijn namelijk verplicht alle documenten te registreren voor zover ze van belang zijn voor de bedrijfsvoering, de geschiedenis of wellicht politiek gevoelig liggen. Met behulp van XPostWeb wordt alles gescand, digitaal doorgezet en gearchiveerd. Zodat bijvoorbeeld over 10 jaar nog steeds kan worden terug gevonden hoe er destijds over de aanschaf van de F-35 beslist is, welke documenten daaraan ten grondslag lagen en wie wat daarover op papier heeft gezet.”

Verplicht

Onbekend maakt onbemind. Dat geldt zeker voor een onderwerp als informatie beheer, geeft Karin onmiddellijk toe. “Mensen ervaren het nog te vaak als 'gedoe', weer een taak erbij terwijl ze het al druk hebben, zien niet direct het belang ervan in. Maar ze vergeten of weten niet dat het gewoon keihard een verplichting is, en dat het later kunnen terugvinden van documenten enorm belangrijk kan zijn. Ik zie het dan ook als mijn persoonlijke 'drive' om mensen te overtuigen en te motiveren, de scepsis weg te nemen en begrip te kweken voor een goed fungerend dynamisch informatie beheer.”

Advies en les

Aan het enthousiasme van Karin zal het niet liggen. Als 21-jarige Brabantse begonnen als administratief medewerkster bij de genie in Vught voelde ze zich meteen op haar plek. “Lekker op het fietske door de polder naar mijn werkplek, waar ik de hele dag heerlijk met documenten bezig kon zijn. Ik houd van lezen, nee, ben er verslaafd aan. Ik word nog steeds blij van werken met documenten, al wordt de wereld natuurlijk steeds digitaler en dat is ook goed. Na een reorganisatie werd het OTCGenie de luchtmacht, is de fiets verruild voor de trein. En nu rijd ik zeer regelmatig in een dienstauto heel Nederland door om CLSK-medewerkers te trainen en te ondersteunen in hun informatie beheer. We geven als DIB-loket gevraagd en ongevraagd advies, geven klassikaal cursussen, of 'on the job' persoonlijke begeleiding. Onze leidraad is daarbij de Archiefwet (zie kader), daaraan hebben we als organisatie nou eenmaal te voldoen.”

Tussen de oren

Na ons gesprek gaat Karin XPostWeb-uitleg geven aan een majoor, van het toevoegen en verder sturen van bestanden tot het geven van een digitaal akkoord. In 2 uur tijd leert ze een gebruiker van A tot Z over het hoe en wat van XPostWeb. “Het belang van informatie beheer moet nog beter tussen de oren komen. XPostWeb hoeft van mij niet omarmd te worden, maar er moet wel gesnapt worden hoe ermee te werken. En daar dragen wij als medewerkers DIB-loket CLSK ons steentje aan bij.”