1.200 pagina’s, 18 miljoen ‘stocknumbers’

DMO-codificatiebureau: zo wijd de wereld strekt

Een landingsgestel van een F-16 gevechtsvliegtuig. Een wapensteun voor een pantservoertuig. Een nijptang. Een waterfles. Een kartonnen koffiebeker. Wat is - binnen het NAVO-bondgenootschap - de overeenkomst tussen deze spullen? Ze staan onder een code in de (digitale) boeken waardoor je ze zonder veel poespas kunt bestellen. De Nederlandse krijgsmacht heeft een eigen codificatiebureau dat onder de vleugels valt van de Defensie Materieel Organisatie. Codificateurs moeten materieelfanaten zijn. 

Via de computers van het NATO Support and Procurement Agency hebben 8 personeelsleden van het codificatiebureau overzicht over het defensiemateriaal van álle, bij de organisatie aangesloten landen. Dat zijn er nogal wat: 29 NAVO-naties, waaronder uiteraard Nederland, en 33 buitenstaanders zoals Oostenrijk en Finland. Overigens werken er méér codificateurs bij Defensie. Ze vallen onder de krijgsmachtdelen, waar een centrale plek bij DMO uit oogpunt van efficiëntie beter was geweest, vindt ing. Jürgen Wrentschur van het Centraal Bureau Gegevensbeheer waaronder het codificatiebureau valt. “Elk krijgsmachtdeel denkt anders over codificatie. Ze houden de controle over dit werk het liefst in eigen hand, omdat ze de kennis in huis hebben. De krijgsmachtdelen kiezen er bewust voor om de codificatietaken gedecentraliseerd te houden. Dan weten ze precies wat er gebeurt. Maar we klagen niet over het gebrek aan centralisatie. De situatie is zoals die is.” 

Zoekslag

De cijfers imponeren. Het NATO Codification System (NCS) telt circa 1.200 pagina’s met 18 miljoen ‘stocknumbers’. Daaronder ongeveer 430.000 Nederlandse. Zoekt een krijgsmachtdeel een onderdeel, dan pleegt een codificateur een zoekslag in het NCS, soms samen met de fabrikant. Niet voorradig? Dan meldt hij zich bij een ander land. Veel NAVO-lidstaten gebruiken toch hetzelfde legermaterieel. Wanneer het ook dáár niet verkrijgbaar is, wordt contact gelegd met de fabrikant.

Een gebruiker van het codificatiesysteem moet een technicus in hart en nieren zijn en de weg in materieelland op zijn duimpje kennen, vertelt werktuigbouwkundige Wrentschur. Ook moet hij een technische tekening kunnen lezen. “Een goede codificateur kan bij wijze van spreken een auto uit elkaar halen en weer in elkaar zetten, zonder een onderdeel over te houden.” Serieus: “Hij moet een absolute materieelfanaat zijn.” 

Verkeerde data

Groot voordeel van het NATO Codification System is dat alle aangesloten landen dezelfde regels hanteren en op één en dezelfde manier over materieel communiceren, vertelt Wrentschur. “Iedereen begrijpt elkaar.” Nog een positief punt in zijn ogen: de testmogelijkheid door elkaar bewust met verkeerde data te ‘bestoken’. “Als het goed is slaat een systeem dan aan waarna kan worden nagegaan waar de fout zit”, legt Wrentschur uit. Zo wordt een onderdeel soms dubbel ingevoerd of voorzien van een onbegrijpelijke titel. Volgens Wrentschur het gevolg van een ‘screenings’-fout, gebrek aan ervaring, tijdsdruk. “Pas als je het systeem grondig kent, kun je een onderdeel de juiste naam geven.”

Zo niet doorgaan

De historie van het NSN gaat terug tot vlak na de Tweede Wereldoorlog. De Verenigde Staten houden geen administratie bij van hun defensiematerieel waardoor niemand precies weet wát voor spullen het land in huis heeft. Daardoor is het bij operaties vaak onbekend waar ze zijn. In een depot? Ergens in het veld? Dit moet veranderen, beseffen de Amerikanen. En zo wordt eind jaren 50 het National Codification System gelanceerd. Alle materieel van de krijgsmacht van de VS krijgt een Item Name Code en een 13-cijferige code. Van vliegtuig tot schip; van zaklantaarn tot nijptang. Duitsland, Nederland, België, Frankrijk en Groot Brittannië zien de Amerikaanse methode wel zitten, nemen die in 1953 over en richten het naar eigen inzicht in. In 1958 is het Europese NATO Codification System klaar. Daarmee is het fundament gelegd voor een aanpak die vandaag de dag nog steeds geldt.