Life Cycle Management slaat bruggen

'Niet op de blaren zitten'

Geen nare verrassingen achteraf, dankzij weloverwogen keuzes bij de aankoop, gebruik en onderhoud en de afstoting. Dat is het doel van Life Cycle Management (LCM). Geen nieuw begrip bij Defensie, maar wel één dat snel naar een nog hoger plan moet worden getild. Dat gebeurt tijdens de masterclass LCM, die inmiddels al 34 keer is gegeven. “Als je weet wat iets je waard is, kan je berekenen wat het mag kosten.”

Life Cycle Management: vrij vertaald het beheersen van de hele levenscyclus van een product, dienst of systeem. Bij Defensie wordt LCM gebruikt voor wapensystemen, zoals recent bij de keuze voor nieuwe onderzeeboten. LCM kijkt naar de 3 fases die volgens het concept belangrijk zijn: de aankoop, het onderhoud en gebruik en de afstoting. “Vroeger werden aankoop en afstoting als aparte projecten aangepakt, dat waren afzonderlijke werelden”, vertelt Mark van der Top, adviseur beleidsparticipatie systeemlogistiek.

Bij een lage aanschafprijs kan de volgende fase, de gebruiksperiode, weleens heel duur uitpakken als onderhoud bijvoorbeeld veel geld kost. “En is het daarna nog wel te verkopen?”, vult Johan Kerst aan, gastdocent en adviseur bij de internationale accountants- en adviesorganisatie KPMG. “Met LCM willen we verbinding maken tussen die 3 fases, zodat niemand achteraf op de blaren zit. We willen maximale inzetbaarheid over de gehele levensduur, elke euro moet leiden tot maximale support aan defensie-operaties. Het dreigingsniveau is hoog en we hebben een hoge claim op inzetbaarheid. LCM is dus nodig omdat we meer en sneller moeten leveren. De levenscycli van systemen worden steeds korter en de betrokkenheid van IT groter. Met LCM houden we rekening met die nieuwe aspecten.”

Complexe samenwerkingen

6 jaar geleden organiseerde de directie Wapensystemen, onderdeel van DMO, de eerste masterclass LCM. “Er is nog best wat werk aan de winkel voor de hele werkwijze van LCM is ingebed in de organisatie. Alle betrokken disciplines hebben invloed op de kosten en de prestaties van wapensystemen.” Daarom is het volgens Van der Top zo belangrijk dat alle disciplines samenwerken: de operationele gebruikers, technici, logistiekelingen, inkopers en de beleidsmakers. “Als je een beslissing vanuit slechts één kant bekijkt, loop je stuk. Het is best complex als iedereen wat te zeggen heeft; de hele keten moet meewerken. Tijdens de cursus gaan deelnemers het gehele plaatje zien. Goed samenwerken lukt alleen als iedereen elkaars rol kent en accepteert.”

Lappendeken

LCM gaat dus een stuk verder dan een kosten-batenanalyse. Van der Top: “Het draait steeds om een lappendeken van complexe beslissingen.” Als de behoefte binnenkomt bij DMO, vindt er een overleg met stakeholders plaats. “Dan bekijken we welke disciplines betrokken moeten zijn en denken we na over de aanschaf, reserveonderdelen, bijbehorende opleidingen, voorzieningen in onderhoudsgarages, noem het maar op.”

Naast besparing heeft LCM-gebruik bij Defensie volgens de heren andere grote voordelen. Kerst: “Als je weet wat iets je waard is, kan je berekenen wat het mag kosten. En door weloverwogen keuzes te maken, zijn behoeften goed te onderbouwen. Ook wanneer meer geld nodig is, kun je eenvoudig laten zien waardoor dat komt omdat alles vooraf is doorgerekend en goed is bijgehouden. Stakeholders zoals toezichthouders willen bijna continu betrokken zijn. Met LCM integreren we dat direct.”

Cursisten

In de afgelopen 6 jaar hebben meer dan 500 cursisten hun certificaat gehaald. Daar komen jaarlijks 75 tot 100 defensiemedewerkers bij. Van der Top: “Mensen komen met een bak aan ervaring in hun eigen discipline. Hier krijgen ze het integrale beeld. Zo kan een techneut inzien hoe het er bij contractvorming aan de beleidskant aan toegaat. En andersom waarom bepaalde techniek zo belangrijk is. We leren cursisten hoe levensduurkosten geminimaliseerd worden, terwijl de prestaties van wapensystemen zo hoog mogelijk blijven.”