Achter de schermen

...bij de invoering van het Entry/Exit System (EES)

Onze grenswachttaak staat aan de vooravond van een grote verandering. Paspoorten stempelen met inkt wordt verleden tijd, er komt een digitale stempel voor in de plaats. Jarenlang is in samenspraak met de werkvloer zorgvuldig gewerkt aan de invoering van het zogeheten Europese Entry/Exit System (EES), dat binnenkort wordt uitgerold bij alle brigades met een grenstaak.

Voor veel reizigers is het een ‘sport’ om een paspoort met zoveel mogelijk stempels te hebben. Als een mooi resumé van bijzondere reizen en herinneringen. Maar wie vanuit een niet-Schengenland naar Nederland land reist, krijgt over een tijdje geen stempel meer. Althans, niet zo één met zwarte inkt. Die wordt namelijk vervangen door een digitale in- en uitreisstempel. Zo is het voor ons makkelijker te zien of iemand langer dan toegestaan in het Schengengebied verblijft. Daarnaast maakt het nieuwe Entry/Exit System (EES) het makkelijker om reizigers te detecteren die valse identiteiten of paspoorten gebruiken. 

De invoering van EES wordt achter de schermen al jaren voorbereid. Als alles goed gaat, wordt in november het digitale grenscontrolesysteem bij de brigades ingevoerd. “De impact van deze omslag is enorm”, vertelt verandermanager Claire, nauw betrokken bij de invoering. “Het primaire proces van grenscontrole verandert ingrijpend: dat wordt veel efficiënter en effectiever.”

De invoering van EES heeft grote gevolgen voor alle grensdoorlaatposten: van Hoek van Holland tot Maastricht Aken Airport, van de luchthaven Groningen-Eelde tot aan Schiphol en andere doorlaatposten. Iedere grenswachter krijgt ermee te maken, alsook de collega’s die MTV-controles (Mobiel Toezicht Veiligheid) uitvoeren. Daarom is bij de voorbereiding nauw samengewerkt met de werkvloer en is er een landelijk netwerk van ambassadeurs opgezet.

Opperwachtmeester Diana, seniormedewerker Training en Vorming bij de Brigade Zuid-Holland, is met 17 collega’s als ambassadeur voor haar brigade nauw betrokken bij de invoering van het Entry/Exit System. “We leggen aan collega’s bijvoorbeeld de uitdagingen van het systeem uit, sluiten aan bij en regelen trainings- en informatiedagen zodat collega’s straks goed voorbereid zijn op het werken met het nieuwe systeem”, aldus Diana. “De feedback die wij op de werkvloer verzamelen koppelen we vervolgens terug aan het team dat de invoering voorbereidt.”

Uiteraard valt er veel meer te vertellen over de invoering van het EES. Scroll daarom verder voor meer informatie over deze belangrijke verandering in onze manier van werken.

Tekst Jack Oosthoek en kapitein Arjen de Boer | Foto Phil Nijhuis

Nieuwe spullen

Een andere manier van werken, betekent dat er ook nieuwe spullen komen. “Voor EES worden straks alle zogeheten derdelanders (personen niet afkomstig uit de Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland, red.) bij hun eerste inreis geregistreerd. Dit gebeurt op basis van een paspoortscan, het gelaat en 4 vingers van de rechterhand”, zegt Claire. “Deze registratie gebeurt op sommige doorlaatposten zoals op Schiphol aan een selfservice -kiosk. Op andere doorlaatposten gebeurt dit aan de balie of met behulp van de mobile capture device (MCD). Bij een volgende inreis wordt geverifieerd of de reiziger al een EES-registratie heeft en wordt de nieuwe in- of uitreisdatum toegevoegd.”

Verder worden de buitenbalies van bijvoorbeeld Hoek van Holland, waar voertuigen en vracht worden gecontroleerd, omgebouwd om met EES te kunnen werken. Inclusief de installatie van camera’s en benodigde software om alle gegevens goed en juridisch verantwoord in de systemen te kunnen zetten. Uiteindelijk komen er ruim 120 kiosken en worden er ongeveer 200 balies verbouwd.

Waarom eigenlijk?

Door het Entry/Exit System in te voeren volgt ons land Europese wetgeving die voorschrijft dat alle lidstaten dit moeten gebruiken om de veiligheid in Europa te vergroten. EES staat overigens niet op zichzelf, maar is onderdeel van een breder pakket maatregelen om het Europese grenstoezicht te moderniseren en verbeteren. Deze slag is nodig om Europa te beschermen tegen terroristische aanslagen en om illegale migratie en grensoverschrijdende criminaliteit tegen te gaan. Ook moet EES helpen het groeiend aantal reizigers in goede banen te leiden.

EES valt onder ons programma Future Borders en past binnen onze plannen om data en technische mogelijkheden slim te gebruiken en onze mensen optimaal in te zetten. Tijdswinst is een ander belangrijk voordeel van EES. Automatisering van het ‘stempelproces’ betekent dat reizigers van buiten Europa efficiënter kunnen reizen.

Samen denken, samen doen

Om de monsterklus in goede banen te leiden, heeft het veranderteam Future Borders een landelijk ambassadeursnetwerk in het leven geroepen. De ambassadeurs vormen een brug tussen het veranderteam en de collega’s in het veld die wegwijs gemaakt moeten worden in EES. “We zijn een vraagbaak voor vooral de grensbewakers”, vertelt ambassadeur Diana. “Wij wijzen collega’s op onder meer de speciale toolbox met informatie over het werken met EES en verspreiden informatie waaronder nieuwsbrieven en posters.”

Het doel is om het Entry/Exit System goed te laten ‘landen’ binnen de brigades. Zo wordt de nieuwe hard- en software samen met de werkvloer getest en kunnen collega’s hun feedback op een makkelijkere manier kenbaar maken. Zij weten immers als geen ander hoe het er in de dagelijkse praktijk aan toe gaat. Door die samenwerking moeten het systeem en de praktijk straks goed op elkaar aansluiten, aldus Claire en Diana.

Opleiden en trainen

Het Entry/Exit System heeft ook gevolgen voor de training en opleiding van (nieuwe) collega’s. Daarom zijn er kerninstructeurs opgeleid die collega’s training geven, een vraagbaak zijn en, als EES eenmaal in werking treedt, ervoor zorgen dat kennis en kunde op peil blijven. Zij hebben hiervoor verschillende middelen tot hun beschikking zoals een e-learning en een uitgebreide vragen- en antwoordenlijst waarmee collega’s leren over de details en speciale gevallen die zij mogelijk aan de balies krijgen. Ook deze input is nauw afgestemd met de operatie om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de realiteit van de werkvloer.

Verder komt er ook een virtuele brigade. Dit is een digitale 3D-trainingsomgeving waarin collega’s straks diverse scenario’s kunnen oefenen die zij ook in het dagelijks werk kunnen tegenkomen. Zo kunnen de brigades het niveau van hun mensen op peil brengen én houden dankzij de flexibele inzetbaarheid van de virtuele trainingstool. Oefenen kan dan immers gewoon op de brigade zelf.