Achter de schermen

… bij de afdeling Metagegevens Management

Een vreemdeling; is dat een asielzoeker, iemand met een migratieachtergrond of een vluchteling? Of zoals je de laatste tijd vaker hoort: een niet-Nederlander, een derdelander of een veiligelander? Aan één woord kunnen allerlei betekenissen worden gegeven. En wat iemand onder een begrip verstaat, kan verstrekkende gevolgen hebben. Zo kan het bijvoorbeeld invloed hebben op een verder verloop van een asielproces.

Bij de afdeling Metagegevens Management zijn ze zich maar al te goed bewust van deze complexiteit. De afgelopen 5 jaar hebben ze zich onmisbaar weten te maken door te werken aan uniform taalgebruik voor systemen, applicaties en rapportages waarmee collega’s dagelijks werken. Het team van 3 werkt samen met de strafrechtketen, bestaande uit politie, Justitie en het Openbaar Ministerie. Hun belangrijkste doel: collega’s ondersteunen bij het toepassen van uniform taal- en datagebruik.

Meer weten over de afdeling Metagegevens Management? Scroll dan naar beneden!

Tekst: luitenant ter zee 2OC (SD) Djenna Perreijn | Foto’s: Phil Nijhuis

Datagedreven denken

Naast het voorkomen van verkeerde interpretaties, draagt correct gebruik van begrippen ook bij aan betrouwbare data en informatie. Een algemeen voorbeeld is dat in een proces-verbaal wordt geschreven 'dat een verdachte een zwarte polo had'. Maar wordt daarmee een kledingstuk of een auto bedoeld? Voor het verdere proces van inbeslagname is dat nogal een verschil.

Samen met datamanagementspecialist Heleen en senior-medewerker Metagegevens Management adjudant Henk runt Danny de afdeling. Alle 3 noemen ze zich grappend ‘vakidioten’. Heleen: “We denken datagedreven. Bij mijn laatste vlucht vanaf Schiphol was ik mij bijvoorbeeld steeds bewust van wat er met mijn data gebeurt: een irisscan, een vingerafdruk, een gesprek bij de grensbewaker; het is nogal wat. Jongeren vinden het vanzelfsprekender en denken minder over dataverwerking na. Maar wij bevinden ons aan het begin van de informatieketen en zijn continu bezig met welke gegevens we in overheidssystemen opslaan.”

Onzichtbaar en onmisbaar

Opdrachten voor projecten kunnen vanuit de hele organisatie komen, vanuit alle secties en clusters. Henk: “Wij werken volgens de richtlijnen die zijn opgesteld door Datagovernance, een bureau van de staf. Ook het Business Intelligence Competence Centre maakt gebruik van hun capaciteiten. Dat centrum maakt gegevens uit databases snel inzichtelijk met kaarten, grafieken, tabellen en staafdiagrammen. Zo valt in één oogopslag te zien hoeveel incidenten er vorige maand bij grensovergang X waren en hoeveel collega’s inzetbaar zijn op brigade Y. Deze rapportages worden voorzien van de juiste definities bij alle begrippen."

Henk: “Vroeger had een brigadecommandant 50 medewerkers onder zijn hoede en kon die grotendeels uit het blote hoofd zaken opsommen. Nu zijn dat er wel 500, dus betrouwbare data vormen een noodzakelijk hulpmiddel. Dat vind ik mooi aan dit werk; achter de schermen maken we van iets abstracts een eindproduct waar collega’s op de werkvloer mee uit de voeten kunnen.”

Appels met peren vergelijken

Het bereiken van uniformiteit gebeurt niet door simpelweg een begrippenlijst te publiceren. In plaats daarvan komt het team samen met betrokken disciplines in werkgroepen, om input te leveren voor nieuwe systemen. Danny: “De één wil weten hoeveel teamleden er inzetbaar zijn, de ander hoeveel mensen er zijn opgeleid. Maar 'opgeleid', betekent dat een cursus? Een militaire scholing? Zwemdiploma A, B of C? Alleen als je hetzelfde bedoelt, kun je succesvol informatiegestuurd optreden. Zonder onze metadata praten medewerkers langs elkaar heen en worden appels met peren vergeleken.”

Op dit moment ondersteunt de afdeling Metagegevens Management bij de ontwikkeling van de nieuwe applicatie Module Handhaving. Heleen: “In plaats van 700 incidentcodes, werken we toe naar een uitklaplijst die begint met 13 hoofdcategorieën en zich steeds verder uitsplitst.” “Nog één voorbeeld”, vult Danny aan. “Als wij ‘camouflagebroek’ in een beschrijving lezen, denken we aan een groene broek. Maar een Amerikaan gaat uit van een desertkleur. Soms moet in een proces-verbaal een in beslag genomen goed aangeduid worden met een kleur, daarom is er uniforme lijst met begrippen beschikbaar.”

Groeien

Door te werken aan uniform taalgebruik en betrouwbare data levert Metagegevens Management dus een essentiële bijdrage aan de informatie-uitwisseling in de strafrecht- en migratieketen. Het team bestaat nu nog uit 3 mensen, maar in de toekomst verwachten ze minimaal te verdubbelen in aantal. Danny: “We werken steeds meer datagestuurd en dus wordt de vraag groter.” Zowel Henk als Danny hebben operationele ervaring. “We kunnen ons goed inleven in de problematiek waar collega’s tegenaan lopen.”

Sowieso is het belangrijk dat het team de organisatie goed kent. Heleen: “Natuurlijk moeten we bekend zijn met gegevensbeheer en datamanagement, maar ook de verbinding met alle secties en clusters is heel belangrijk. We werken samen met diverse ketenpartners, waarbij wij de belangen van de organisatie vertegenwoordigen.”