'Met een postercampagne verander je de organisatie niet'
De Koninklijke Marechaussee werkt aan het toekomstbestendig maken van de organisatie. Het programma KMar Future Proof vormt hiervoor de leidraad. Techniek, Positionering, Informatiegestuurd optreden en Mens zijn de 4 hoofdthema's waarop de KMar de komende jaren extra investeert. De doorontwikkeling van deze aandachtgebieden heeft ook gevolgen voor de organisatie. Kolonel Jan Blom werkt bij de directie Kennis, Strategie en Innovatie en is programmamanager Sociale Innovatie en Organisatieontwikkeling. Hij legt uit hoe hij de gewenste cultuurontwikkeling een impuls wil geven en hoe sociale innovatie en het Ontwikkelverhaal daaraan moeten bijdragen.
Waar streeft de KMar naar?
"Om met elkaar klaar te zijn voor de toekomst is het belangrijk dat we ook naar onszelf kijken en onze teams. Dat betekent in eerste instantie dat collega’s weten wat het gemeenschappelijke doel van onze organisatie is. En hoe eenieder hier vanuit de eigen rol en werkzaamheden proactief een bijdrage aan kan leveren. Het is daarbij belangrijk dat we ons werk met plezier doen en de waardering ontvangen voor dat wat we doen en voor wie we zijn. We moeten ons allemaal thuis en onderdeel van ons team voelen en zorgen dat niemand zich buitengesloten voelt. We spreken ons uit als ons iets dwars zit. Iedereen krijgt de ruimte om individuele kwaliteiten en kennis meer tot uiting te brengen; dit vraagt een stukje maatwerk waarin de organisatie moet voorzien. Ook is het belangrijk dat een leidinggevende zich in dienst stelt van het personeel en zorgt voor het gemeenschapsgevoel, de juiste werkomstandigheden en persoonlijke groei, zodat het hogere doel wordt bereikt. Deze niet-leidercentrische zienswijze is een behoorlijke verandering voor een organisatie zoals de KMar, die van oudsher hiërarchisch wordt aangestuurd."
Wat gaat er gebeuren?
"Je wil dat collega's, burger of militair, daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het hogere doel dat je als organisatie nastreeft. Dan is het belangrijk dat ze zich verantwoordelijk, gewaardeerd, veilig en onderdeel van het team voelen en dat ze zich kunnen blijven ontwikkelen. Er moet voor iedereen ruimte zijn en iedere collega moet in zijn of haar kracht staan. Om dat te bereiken is een Ontwikkelverhaal (zie kader: Ontwikkelverhaal) gemaakt. Aan het Ontwikkelverhaal hebben 20 collega's vanuit de hele organisatie meegewerkt. Het heeft geresulteerd in 3 onderdelen waarop wij willen investeren: Verantwoordelijkheid & Waardering, Veiligheid & Inclusiviteit en Maatwerk & Diversiteit. In teamsessies gaan collega’s hun eigen Ontwikkelverhaal maken. Op die manier krijgen ze zicht in de kracht van hun team en op welke punten er nog verder ontwikkeld kan worden om klaar te zijn voor de toekomst."
Het Ontwikkelverhaal KMar
Verantwoordelijkheid & Waardering
Samen werken we aan een gemeenschappelijk doel. Jij bent verantwoordelijk voor de aan jou toevertrouwde taken. Je wacht niet af, maar neemt initiatief. Je voelt je gewaardeerd en gemotiveerd en doet met veel plezier je werk.
Veiligheid & Inclusiviteit
Je wordt geaccepteerd om wie je bent en voelt je veilig om te zijn wie je bent. Je voelt de ruimte om je uit te spreken, je mening te geven en aan te geven wanneer iets je dwars zit. Er is geen ruimte voor discriminatie of uitsluiting, in welke vorm dan ook. Je voelt je ondersteund wanneer je persoonlijke problemen ervaart en je vertrouwt je collega’s.
Maatwerk & Diversiteit
Je krijgt de kans om te blijven leren, jezelf te ontplooien, je kwaliteiten te benutten en deze in te zetten voor de organisatie. Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met jouw persoonlijke situatie.
Hoe draagt sociale innovatie hier aan bij?
"Met sociale innovatie ontwikkel je de manier waarop mensen werken en samenwerken. Naast het Ontwikkelverhaal maken we ook gebruik van ideeën die door de medewerkers zelf worden bedacht, de beste innovaties komen bij hen vandaan. Je kunt onmogelijk alles vanuit de top bedenken en dat moet je ook niet willen. Voordeel is dat medewerkers zich verbonden voelen en zelf een bijdrage leveren om hun ideeën te realiseren. Dat bereik je niet met een postercampagne. Wat we daarom nu gaan doen is met teams in het land het Ontwikkelverhaal bespreken. De vraag luidt dan: 'waar ligt de kracht van dit team en waar kan het op ontwikkelen om een bijdrage te leveren aan KMar Future Proof?' We vragen de teams om het Ontwikkelverhaal te vertalen naar hun lokale situatie. Door de verscheidenheid aan taken en teams zullen de uitkomsten voor iedereen anders zijn en kunnen deze leiden tot allerlei lokale interventies.”
Zijn er al voorbeelden van interventies?
"Als reactie op wat gebruikelijk is binnen een militaire organisatie hebben we naast de Commanders Intent onze Your Intent geplaatst. Daarmee willen we laten zien dat zaken ook anders kunnen, de organisatie als het ware 'op het andere been zetten'. Your Intent (zie kader: Your Intent) zijn interventies die deels zijn aangedragen door collega’s. Ze leveren een bijdrage aan de ontwikkeling binnen de KMar. We hebben er momenteel 5. Your mentor, your vlog, your job, your thermometer en your Marra bieden vernieuwende inzichten, vanuit andere perspectieven. Wat mij betreft worden dat er nog veel meer. Iedereen moet zich vrij voelen om eigenstandig en eigenhandig dingen op te pakken. Daarom dagen we iedereen binnen de organisatie uit om ideeën aan te dragen via ontwikkelfabriek@mindef.nl."
Your Intent, een andere mindset
Your mentor: Op zoek naar vernieuwende inzichten? Draai de rollen eens om en laat een onervaren collega een ervaren collega feedback geven op het werk dat hij of zij verricht. Voor meer informatie of om je aan te melden kun je een mailtje sturen naar yourmentor@mindef.nl
Your vlog: Ideeën over hoe we ons werk mooier en beter kunnen maken of jouw ervaringen delen? Maak een vlog en deel deze met collega’s op KMarTV . Kijk op intranet op de pagina van Your Vlog hoe je dit kan doen.
Your job: Hoe kunnen we de vacaturebank en functieomschrijvingen verbeteren? Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht voor een nieuwe wervingstool om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen.
Your thermometer: Benieuwd naar het mentale welzijn van je team? Peil dit met enkele vragen in een app waar collega’s op anonieme basis hun gevoel kunnen delen. Deze app wordt binnenkort met enkele teams getest.
Your Marra: Een nieuwe variant van de Marechausseeraad? Jazeker. Collega’s uit de organisatie geven gevraagd en ongevraagd advies geven over de onderwerpen die bij de Marra op tafel liggen.
Wat is uiteindelijk het doel?
"Het doel dat mijn team en ik hebben, is het ondersteunen bij en realiseren van KMar Future Proof. Waar we uiteindelijk voor willen zorgen is dat alle teams een Ontwikkelverhaal op lokaal niveau hebben. Een eindpunt is er nooit. Collega’s veranderen van functie, er stromen nieuwe mensen in en anderen verlaten de organisatie. Dan moet je als nieuw samengesteld team toch weer het Ontwikkelverhaal erbij pakken. Ik ben tevreden met hoe het nu gaat. We gaan nu met alle collega’s uit alle lagen van de organisatie, aan de hand van het Ontwikkelverhaal, nadenken over de huidige cultuur: wat moet blijven, wat kan beter en wat moet veranderen? Wat de uitkomsten ook zullen zijn, het feit dat we de beweging naar een duurzame ontwikkeling met z’n allen hebben ingezet, is een grote winst.”
Aan de slag met het Ontwikkelverhaal
Leonie, Martine en Simon, sectie Facilitaire Diensten, directie Personeel en Bedrijfsvoering
'Het mooie van de sessie was dat alle ideeën en meningen vanuit het eigen team kwamen'
"Onze sectie bevat 3 verschillende aandachtsgebieden: Arbo & Milieu, Facilitaire Dienstverlening en Vastgoed. Met ongeveer 15 collega’s van deze 3 disciplines zijn we gevraagd om ons als eerste over het Ontwikkelverhaal te buigen. Tijdens de bijeenkomst kregen we verschillende stellingen voorgeschoteld die aansloten bij de 3 thema’s uit het Ontwikkelverhaal (Verantwoordelijkheid & Waardering, Veiligheid & Inclusiviteit en Maatwerk & Diversiteit). Wij zoomden vooral in op Verantwoordelijkheid & Waardering: Wat zijn onze sterktes en zwaktes? Wat moet blijven, wat kan beter en waar willen we vanaf? In eerste instantie stonden we nogal sceptisch tegenover de sessie, soortgelijke bijeenkomsten in het verleden leverden niet veel op. Maar van deze sessie kunnen we zeggen dat het ons echt stof tot nadenken heeft gegeven en nieuwe inzichten en verbeterpunten heeft opgeleverd. De stellingen openden de discussie en creëerden bij ieder van ons een stukje bewustwording.
Het mooie van de sessie was dat je als team alle vrijheid kreeg en dat alle ideeën en meningen vanuit het eigen team kwamen. Zo zijn we tot de conclusie gekomen dat er binnen onze 3 aandachtsgebieden verschillende culturen zijn. Daarnaast willen we aan onze naamsbekendheid werken en meer de verbinding zoeken met het Landelijk Tactisch Commando en het Opleidings-, Trainings- en Kenniscentrum KMar. We hebben na afloop van de sessie per team ons eigen Ontwikkelverhaal geschreven, waarin we onze toegevoegde waarde omschrijven, inclusief onze doelen en verbeterpunten. De volgende stap moeten we nog maken, namelijk de input vertalen naar acties. Dat is waar we nu mee aan de slag gaan. We zijn op de goede weg. Daarom is het belangrijk dat we nu ook volhouden en doorpakken om zo ons Ontwikkelverhaal levend houden. Dat is nu dus ook de grootste uitdaging. We moeten het niet laten verzanden. Onze nieuwe inzichten en verbeterpunten moeten op onze agenda blijven staan.“
