Tekst Arno Marchand
Foto Roger
Met ‘Roger’ krijgt SAP de update en personeel de handvatten
Hoe zat het ook alweer met SAP? Dat bedrijfsvoeringsprogramma implementeerde Defensie tussen 2004 en 2014. Vrijwel alle grote multinationals gebruiken het ook. Vergelijk het met de Microsofts en Apples van deze wereld. Logisch dat softwareontwikkelingen bij SAP ook niet stilstaan. Tijd dus voor de grote stap naar de nieuwe SAP-versie, genaamd S/4HANA. Vóór 2026 moet heel Defensie en dus ook het CLSK zijn overgestapt. “Zonder SAP vaart, vliegt en rijdt er niets meer.”
‘Eerst luisteren; we hebben het begrepen – Roger!’
Met het defensiebrede programma Roger krijgt SAP een grondige update en de werkvloer de benodigde opleiding en ondersteuning om met het nieuwe programma te kunnen werken. “We hebben geleerd uit het verleden”, steekt Jelle van Waveren van wal. De programmamanager IT van Roger van het Joint IV (informatievoorziening) Commando spreekt uit ervaring, want ook de introductie van SAP maakte hij mee. En daarbij liep zéker niet alles op rolletjes. Alles móet wel goed geregeld zijn, want straks gebruiken 17.000 collega’s S/4HANA op 60 locaties en in 5 tijdzones. “Daarom hebben we data-analyses gedaan en zijn we bij de huidige SAP-gebruikers langs geweest om te inventariseren hoeveel informatie en opleiding ze nodig hebben”, vervolgt Van Waveren. “Eerst luisteren dus; we hebben het begrepen. Roger! Een herkenbare militaire term, want S/4HANA bekt gewoon niet. Het doel van Roger is het omschakelen naar S/4HANA niet ingewikkelder maken dan nodig is: just in time, just enough.”
‘Ik hoop dat de werkvloer daar blij van wordt’
Deadline
Op basis van de verzamelde data is heel nauwkeurig gekeken naar waar de grootste veranderingen zitten: op de werkvloer. Van Waveren: “Dus storten we het daar niet over uit, maar helpen we absorberen, op te vangen. Als wij mensen gaan opleiden, hebben wij geld om daar tijdelijk ander personeel neer te zetten. Ik hoop dat de werkvloer daar blij van wordt. Het moet echt een steuntje in de rug zijn. Dat is ook zeker een les uit het verleden.”
De deadline voor de transformatie is 2026. Vanaf dan wordt het huidige SAP niet meer ondersteund. “Alles wat we met dat systeem doen, moet dus vervangen worden. Onze hele bedrijfsvoering is ervan afhankelijk: zonder SAP vaart, vliegt en rijdt er niets meer. Dat is wettelijk zo vastgelegd.”
‘Het systeem denkt met je mee’
Knop om
Afgelopen anderhalf jaar was de voorbereidings- en initiatiefase van Roger. De eerste eindgebruikers van S/4HANA – de subject matter experts (SME’s) die de werkvloer gaan trainen – zijn in die tijd bekend gemaakt in de nieuwe werkomgeving. In plaats van met een ‘ouderwets’ Windows-scherm gaan ze werken met diverse applicaties: de Fiori apps. Eerst alleen nog op de werkplek, maar al snel moet dat ook op telefoons kunnen. Van Waveren: “Met apps is het veel makkelijker werken én interactiever. Het systeem denkt met je mee.”
Afgelopen 30 juni was het omklapmoment waarop de conversie plaatsvond. En wat zagen de werknemers de dag erna? “De meesten gewoon hetzelfde”, stelt Van Waveren. “Voor 5 procent geldt dat ze met andere schermen of apps gaan werken. Vanaf nu gaan we in 3,5 jaar zorgen dat de andere 95 procent van de processen overgaat op apps en webschermen.”
‘Niet omdat het kan, maar omdat het moet’
Hoe gaat de transformatie bij de luchtmacht? Daarover beantwoordt luitenant-kolonel Marcel Koumans van de afdeling materieellogistieke (matlog) regelgeving en ontwikkeling (AMRO) van de Staf CLSK vijf vragen.
Wie heeft of krijgt met S/4HANA te maken?
“Alle luchtmachters die nu met SAP werken, voornamelijk in de financiële en matlog-hoek. AMRO, waar de meeste kennis en ervaring zit, deed het voorbereidende werk, samen met een aantal collega’s van het Logistiek Centrum Woensdrecht (LCW) en SME’s van de onderdelen die dicht op de werkvloer zitten.
Binnen het CLSK is de chief information officer (CIO) verantwoordelijk voor de overgang naar S/4HANA. De CIO wordt ondersteund door het projectteam Roger Lucht dat het CLSK en de S/4HANA-gebruikers vertegenwoordigt in het defensiebrede programma.”
Wat houdt S/4HANA in?
“Voor wie het exact wil weten: S/4HANA staat voor Suite for High Performance Analytic Appliance. In S/4HANA zit niet alleen nieuwe functionaliteit, maar ook de look and feel is anders. Transacties worden vervangen door moderne apps die ook gewoon werken op je mobiele apparaten. Een voorbeeld daarvan is de introductie van een nieuw warehousemanagement-systeem voor het LCW. Daarbij zijn tijdens de introductie van SAP door bezuinigingen diverse functionaliteiten niet ingevoerd die eigenlijk wel nodig waren. Nu worden die alsnog toegevoegd. Daardoor gaat het aantal S/4HANA-gebruikers groeien.”
Waar zitten de gebruikers?
“Waar niet, zou ik eigenlijk zeggen. De luchtmacht loopt met SAP redelijk voorop in relatie tot de andere opco’s. Daar gebeurt nog steeds veel op papier. Op alle CLSK-locaties – wereldwijd – waar nu met SAP wordt gewerkt, is dat straks met S/4HANA. De meeste gebruikers zitten op het LCW.”
Wanneer werken met S/4HANA?
“In het eerste weekend van juli was de technische overgang. Vanaf dat moment is SAP achter de schermen dus al S/4HANA. In de komende 3,5 jaar gaan de gebruikers geleidelijk aan over op de nieuwe werkvorm in apps.”
Waarom overstappen?
“Om een bekende reclamekreet om te draaien: 'niet omdat het kan, maar omdat het moet.' Want zo is de realiteit nu eenmaal. Eerst moeten de functionaliteiten vervangen worden die op 1 januari 2026 niet meer werken. Maar daarnaast biedt S/4HANA heel veel mooie nieuwe mogelijkheden.”
