5 vragen over 5e generatie luchtmacht

Bouwsteen Informatiegestuurde Bedrijfsvoering

Aan de 5^e generatie luchtmacht is in de Vliegende Hollander al eerder aandacht besteed, maar in 2019 moeten de bouwstenen waaruit die 5^e generatie is opgebouwd concreet vorm krijgen. Daarom passeren ze dit jaar 1 voor 1 de revue, met deze maand Informatiegestuurde bedrijfsvoering. Hoofd Afdeling Personeelsmanagement en Bedrijfsvoering kolonel Ellen Meeuwsen-Scholten legt uit waarover dat gaat.

“Informatiegestuurde bedrijfsvoering betekent dat deze is gericht op de mensen in onze organisatie. Leidinggevenden en medewerkers moeten toegang hebben tot actuele, relevante en betrouwbare informatie voor de uitvoering van het werk. Informatie is vindbaar en passend voor de functie. De bedrijfsvoering is informatiegestuurd en ten dienste van de mensen in plaats van andersom.
“Het doel is om de bedrijfsvoering toegankelijk te maken, waarbij we streven naar eenduidigheid waar mogelijk, en vindbaarheid van belangrijke informatie zoals plannen, regelgeving, rapportages, besluiten en processen. Informatie en optimale bedrijfsvoering zijn ook belangrijk om medewerkers te betrekken, zodat iedereen weet welke belangrijke rol zij spelen in de taken die we samen uitvoeren.”

“Informatiegestuurde bedrijfsvoering is voor iedereen in de organisatie bedoeld. Iedereen heeft tenslotte informatie nodig om te werken en zich te ontwikkelen. Om mensen te hierbij te helpen is eind 2018 begonnen met de verstrekking van de Samsung S9 smartphones voor iedere medewerker. Daarmee kunnen luchtmachters sneller met elkaar in contact komen, informatie vinden, mails en agenda bekijken, en nog veel meer.
We moeten ook specifieke aandacht besteden aan nieuwe medewerkers om hen zo goed mogelijk welkom te laten voelen en snel mogelijk de organisatie te leren kennen en de functie uit te oefenen, de zogenoemde ‘boarding’. Hiervoor wordt een app ontwikkeld die mensen al vóór begin van de 1e functie kunnen gebruiken om de organisatie te leren kennen. De app wordt op dit moment getest en de inhoud is al bij leerlingen op de KMSL gebruikt.”

“Bedrijfsvoering is er op alle luchtmachtonderdelen en informatie heeft iedereen nodig. We proberen de bedrijfsvoering zo goed mogelijk op elkaar te laten aansluiten. Op elk onderdeel is informatie over de bedrijfsvoering te vinden op een digitale werkruimte genaamd DWR-D. Dit is aan elkaar gelinkt en ook via intranet te vinden. De basis voor de bedrijfsvoering binnen de luchtmacht is het online Voorschrift Bedrijfsvoering (https://dwrd.mindef.nl/sites/SWR001126/SitePages/VOORWOORD.aspx, alleen toegankelijk via intranet). Hier is te vinden hoe de organisatie is ingericht, welke regels gelden, welke 9 domeinen we kennen en waar iedereen in deze domeinen een belangrijke taak heeft.”

“Om te groeien naar de 5e generatie luchtmacht moet de bedrijfsvoering daarop zijn ingericht. Op elk niveau, op elk onderdeel en in elke bouwsteen is informatie nodig en moet de bedrijfsvoering goed zijn ingericht. Daarmee helpen we de mensen om hun taak zo optimaal mogelijk uit te voeren. We moeten zorgen dat de mensen betrokken zijn en zich betrokken voelen.”

“Deze bouwsteen is net als de bouwstenen adaptieve krijgsmacht en de luchtmachter – die later nog volgt – doorlopend, want we willen én moeten blijven inspelen op ontwikkelingen. Op dit moment worden voorbereidingen getroffen om processen die zich daarvoor lenen te robotiseren. Ook begint binnenkort een speciaal ‘luchtmacht app-ontwikkelteam’ met het maken van apps voor op de smartphones.

Een ander voorbeeld is de digitale leerlijn waarin medewerkers informatie gaan krijgen zoals e-learning en webinars. Allemaal ontwikkelingen om de mensen in onze organisatie te ondersteunen en betrekken. En als mensen ideeën of voorstellen hebben, hoor ik die heel graag. Zo kunnen wij inspelen op de behoeftes die er zijn.”

Tekst: Arno Marchand
Foto’s: René Verleg