DO-MAINT maakt papier overbodig

Inspectiewerkkaarten digitaal met extra functionaliteit

Het onderhoudsplatform DO-MAINT is een kleine twee jaar in gebruik. Met deze toepassing ontwikkelde het projectteam samen met JIVC een app die het onderhoud en de controle van materieel makkelijker en efficiënter maakt. Geen papieren lijsten meer, maar een digitaal proces dat bovendien veel meer extra functionaliteiten kent.

Niet dat de Digitale Ondersteuning- Materiele Inspectie Tool zoals hij voluit heet nu af is. Integendeel, de ontwikkeling gaat alleen maar verder. Enthousiaste onderhouders, inspecteurs en kaartbeheerders bij eenheden in de gehele krijgsmacht komen met idee na idee om het platform verder te verbeteren. Het succes van DO-MAINT is zelfs zo groot, dat er tijdelijk pas op de plaats moet worden gemaakt. Het projectteam van DO-MAINT onder leiding van kapitein (reserve) Alexander Deemter heeft maar 24 uur in een dag. En ook JIVC moet zijn capaciteit verdelen onder nog veel meer lopende projecten.

Waardevolle data

In december is op hoog niveau ondersteuning geboden en zijn stappen gezet om de pilot, die DO-MAINT was, sterker te borgen in de organisatie. Inmiddels is onderkend dat het platform de toekomst is voor het gebruikersonderhoud van het materieel, ook in het kader van informatiegestuurd optreden. Want de papieren inspectiewerkkaart (IWK) vervangen door een digitale oplossing is één ding, de extra functionaliteiten bieden veel meer voordelen. Deemter: “De gebruiker kan een UID (soort QR-code) scannen en weet dan zeker dat de inspectiekaart bij het betreffende materieelstuk hoort. Ook kan hij een foto maken van een defect. Zo’n foto zegt veel meer dan alleen een beschrijving. En alle data die gebruikers invoeren kunnen op termijn gebruikt worden om op grote schaal inzicht te verkrijgen in zwakke punten van materieel tijdens de vredesbedrijfsvoering of op missies wereldwijd. Daar kan dan efficiënter onderhoud op worden gepleegd.”

Geneeskundig voorbeeld

Bij materieel denkt men snel aan voertuigen maar het gaat om alles van aggregaten tot wapensystemen en medische instrumenten. In de geneeskundige hoek wordt DO-MAINT nu ook toegepast. Een welkome toepassing aangezien er nog geen inspectiekaarten voor het gebruikersonderhoud bestonden. Die worden nu in de app opgebouwd, rechtstreeks uit onder andere de Technische Handleidingen. “Als gebruikers van de geneeskundige dienst hun geneeskundig materieel onderhouden volgens de kaarten in DO-MAINT zal het gebruikersonderhoud op termijn verbeteren”, vertelt adjudant Karen Bosschers van het Militair Geneeskundig Logistiek Centrum. “Daardoor zijn ze beter in staat om te bepalen wanneer een apparaat defect is en welke actie hierop moet volgen. Uiteindelijk zal dit op langer termijn ten goede komen voor de gehele geneeskundige keten.”

Sneller inzetbaar

Als voor een bepaald apparaat, dat voor jaarlijks onderhoud naar de Militair Medisch Instrumentatie Technicus (MMIT) moet, al een defectenmelding in DO-MAINT is ingeschoten, kan er op voorhand tijd worden ingepland voor een reparatie. Ook eventuele vervangende onderdelen kunnen in een eerder stadium besteld worden. Hierdoor is het apparaat veel sneller weer inzetbaar en wordt de toch al schaarse capaciteit van de MMIT beter planbaar. “Dat we met een tool zoals DO-MAINT kunnen bijdragen aan verbeterd onderhoud op het geneeskundig materieel zien we als een hele mooie ontwikkeling”, zegt projectleider kapitein Deemter. “Goed werkend geneeskundig materiaal is immers van levensbelang.”

Kat uit de boom

De ontwikkeling van het platform gaat sprintsgewijs. Iedere twee weken leveren de JIVC-ontwikkelaars een nieuwe versie af. Zo kan het gebeuren dat een onderhouder van een eenheid een wens voor de app binnen korte tijd gerealiseerd ziet. Het snelle resultaat maakt veel gebruikers enthousiast voor de app. “Dat enthousiasme moet telkens groeien”, aldus Deemter. "Men kijkt vaak nog even de kat uit de boom. De werkwijze die men gewend is, wil men niet snel vervangen. Pas als ze er zelf mee werken zien ze vaak de waarde van DO-MAINT in. En daarna gaat het ook veel via mond-tot-mondreclame.” In de vredesbedrijfsvoering werkt het platform goed. “Maar er moet altijd een mogelijkheid voor papier blijven bestaan, voor bijvoorbeeld inzetgebieden waarin bepaalde apparatuur of stroomvoorziening niet vanzelfsprekend zijn. Ook hier houden we tijdens de ontwikkeling rekening mee.”

Defensiebrede uitrol

Naast (onderhouds)eenheden van de Landmacht en kaartbeheerders van Materieellogistiek Commando en DMO werkt ook het Defensie Helikopter Commando van de luchtmacht met DO-MAINT. Ook bij de Koninklijke Marechaussee en de marine is men bezig met en implementatie. “Iedereen ziet zijn eigen toepassingen en variaties in inspectielijsten. Gelukkig zijn ongeveer 80% van de (onderhouds)werkzaamheden die we defensiebreed tegenkomen hetzelfde. Met DO-MAINT zorgen we dat die processen uniform worden weggezet op het platform zodat het voor een brede groep gebruikers toepasbaar is. Niet iedereen ziet direct de overeenkomsten, dus daar helpen we om de connecties te zien. Het verschil kan bijvoorbeeld slechts in de benaming zitten”, aldus Deemter.

Verbinding met SAP

Ideeën zijn er in ieder geval genoeg. Op de planning staat onder andere een steekproeftool die een 'steekproever' – iemand die checkt of en hoe de inspectie is uitgevoerd voordat de onderhouder met het materieel aan de slag gaat – willekeurige punten laat zien ter controle. Zodoende wordt degene geactiveerd om daadwerkelijk een goede check te doen. Een dashboard dat inzicht geeft aan commandanten en logistiekelingen van het uitgevoerde onderhoud en een directe verbinding met SAP heeft, is ook een wens. Met het laatste wordt de verwerking van een defectmelding verder versneld en kunnen meetpunten na de druk op de knop door de onderhouder realtime worden verwerkt richting SAP. En wie weet komen de toekomstige gebruikers zelf met nog meer slimme toevoegingen die het werk van zowel zichzelf als collega’s in de andere defensie-onderdelen weer een stukje makkelijker maken.