Tekst kapitein Arthur van Beveren
Foto sergeant-majoor Maartje Roos
Hoe robotisering betalingsachterstanden vrijwel wegwerkten
Meerdere collega's van de Defensie Materieel Organisatie mochten in april uit handen van toenmalig Commandant der Strijdkrachten (CDS) luitenant-admiraal Rob Bauer de Samen Sterker Award in ontvangst nemen. Die award is er voor medewerkers die de defensieorganisatie op een innovatieve manier versterken. In deze editie van Materieelgezien 6 vragen aan 2 jonge DMO’ers die robotisering loslieten op de factuurverwerking van de DMO en daarmee de prijs in de wacht sleepten.
Wat was de aanleiding van jullie project?
“Veel facturen in SAP Materieellogistiek & Financiën werden te laat betaald”, vertelt Dennis Neven (28), projectcontroller bij DMO Finance & Control. “2,5 jaar geleden was dat 1 op de 4 facturen. Ik ben daar toen opgezet om er uitvoerend achteraan te gaan en de factuurproblemen op te lossen. Ik stuurde heel veel mailtjes rond aan mensen om bijvoorbeeld te vragen of ze nog een actie in SAP wilde uitvoeren, zodat een factuur betaald kon worden. Michael en ik dachten toen: dat kan vast slimmer, er moet een structurele oplossing voor komen. Toen kwamen we op de robotics-technologie. Het is namelijk efficiënter en leuker om je te richten op advieswerk waar je voor bent aangenomen, en het herinneringen sturen over te laten aan een robot.”
Hoe werkt de robot precies?
“Robotics is niets anders dan een programma dat logische acties automatiseert”, legt Michael Pieper (30) clustercoördinator bij DMO F&C uit. “Het programma filtert een Excelbestand op data en zoekt daarin personen waar hij een herinnering naar stuurt. Eigenlijk dus het werk dat Dennis deed, maar de robot doet het automatisch en werkt 24 uur per dag door. Als je als werknemer je werk op orde hebt, krijg je geen mail, of een leverancier moet een fout in de factuur hebben gemaakt.”
Dus jullie lieten een robot los en het probleem was opgelost?
“Nee, er kwam ook een andere manier van werken bij kijken”, aldus Michael. “Traditioneel zag je dat men de factuur ontving en dan pas beoordeelde. Dan bleef hij soms liggen door de hectiek, en met een beetje pech was iemand op vakantie waardoor de betaaltermijn van 30 dagen weer niet werd gehaald. Samen zijn we gaan kijken naar het hele werkproces en wat al eerder kan zodat je op het moment dat je factuur ontvangt tijd hebt gewonnen. Als je bijvoorbeeld na een overleg met een leverancier direct de prestatie goedkeurt in SAP, kan Defensie de factuur direct betalen als hij binnen komt. Is een actie niet uitgevoerd, dan krijgt de medewerker door robot ‘Robin Hotel’ automatisch een herinnering.”
Zat iedereen te wachten op een nieuwe manier van werken?
“Het had wel wat overtuigingskracht nodig”, beaamt Dennis. “Michael was erg goed in het overtuigen van onze leiding. Ik zelf ben trainingen gaan geven. Voordat je zomaar gaat uitrollen, moet je de doelgroep wel een beetje masseren. Daarbij werd ook duidelijk dat niet iedereen zijn rol in SAP goed kende. De behoeftesteller moet bijvoorbeeld aangeven of een product is geleverd. De inkoper heeft de taak om aanpassingen te doen op bestellingen en contracten. Dat helpt allemaal bij het tijdig verwerken van facturen. In het begin waren er zeker mensen die het niet zagen zitten en bang waren voor een stortvloed aan e-mails. Maar inmiddels zien zij ook in dat het fijn werkt en tijd vrij maakt voor belangrijke zaken.”
Hulp van DOSCO
Tijdens de beginperiode van de robotinvoering reageerden werknemers nog wel eens persoonlijk op een mail van Robin Hotel. Maar Robin praat niet terug. Hij is slechts de boodschapper, ontwikkeld door het Robotics-team van DOSCO waar Michael en Dennis met hun vraag terecht kwamen. Eind 2016 begon bij DOSCO een pilot met robotics om de inzet ervan bij Defensie te verkennen. Inmiddels hebben CLSK en DOSCO een eigen Robotics Control Center. Een apart Robotics Expertise Centrum (REC) is de plek voor vragen en afstemming. Het centrum geeft kaders mee en bewaakt de kwaliteit van de bestaande projecten. Na de factuurverwerking bij DMO- en JIVC-projecten en het brandstofbedrijf, volgden ook de Direct Materiële Instandhouding van de marine en de landmacht. Iedere afdeling die processen wil robotiseren, kan aankloppen bij het REC.
Wat leverde de robot op?
“De nieuwe manier van werken heeft ervoor gezorgd dat 95% van de facturen nu binnen 30 dagen betaald wordt, terwijl dat 75% was”, weet Michael. “Toen de robot in augustus 2019 aan ging, zagen we meteen resultaten”, voegt Dennis toe. Michael: “Onze leiding besteedde best veel tijd aan de irritaties van te laat betaalde leveranciers. Liquiditeit is iets waar wij als Defensie veel minder mee bezig zijn dan een commercieel bedrijf. Betaal je op tijd, dan ben je ook een betrouwbare partner en gaan leveranciers makkelijker mee in afspraken tijdens contractbesprekingen. Over heel de linie zie je dat het contact van het bedrijfsleven met de DMO nu beter is.”
Mooie prijs! En nu?
“Persoonlijke vind ik het mooie van de Samen Sterker Award dat we zijn voorgedragen door de Directie Projecten. Zij hebben het ook toegestaan en aangemoedigd dat wij het project mochten uitvoeren, want je hebt een plek nodig waar je mag experimenteren”, aldus Michael. “Je moet het ook niet groter of kleiner maken dan het is. De robot is een hulpmiddel om iets te bereiken. Het doel is dat hij zo min mogelijk mailtjes stuurt. Dat betekent dat iedereen in de keten goed functioneert. Je verspilt talent als je zo’n robot niet inzet. Dennis werd binnengehaald om een probleem op te lossen maar werd vervolgens in het versturen van mailtjes gezogen. De robot wordt nu bij andere Defensieonderdelen uitgerold. Er zijn nog veel verbeteringen mogelijk in de keten waarbij de robot ook kan helpen. De vraag is: accepteer je een tijdelijke teruggang waardoor je later de winst kan boeken?”
