Achter de schermen

…bij het project Slim Samenwerken

Nieuwe Heckler & Koch machinegeweren, nieuwe Mercedessen. Vaak eisen deze tastbare zaken de meeste aandacht op. Maar voor een toekomstbestendige KMar is meer nodig, soms zit dat juist in ogenschijnlijk kleine ontwikkelingen.

Neem bijvoorbeeld het project Slim Samenwerken. Eerlijk is eerlijk, dat klinkt niet sexy, maar het is wel een project waar iedere collega zeer binnenkort mee te maken krijgt. Kort gezegd; het is een digitaliseringsslag waardoor je straks sneller de juiste collega vindt en relevante kennis en documenten beter kunt delen. Bovendien is informatie makkelijker toegankelijk, ook vanaf externe locaties. Dus zeg vaarwel tegen de U-schijf op je Mulan-computer en het Word-gedrocht waarin 10 mensen willekeurig hebben zitten werken. "Dit project zorgt ervoor dat mensen hun werk beter kunnen doen", zegt assistent-projectleider Marcel Storms. "Het Landelijk Tactisch Commando heeft de ambitie om ons werk efficiënter te maken, voor iedereen."

Scroll naar beneden en maak kennis met MySite, OneDrive en Samenwerkruimtes. Lees ook gebruikservaringen van collega's.

Tekst: kapitein Arjen de Boer  |   Foto's: Mark van Stokkom, Studio 38C

Pijlers

3 nieuwe applicaties vormen als het ware de pijlers onder Slim Samenwerken:

• MySite. Dit is een soort 'defensie-interne' LinkedIn. Hier kunnen collega's een profiel aanmaken, vertellen wat ze doen en onderling communiceren. Via MySite is iedereen makkelijker te vinden.
• OneDrive is een persoonlijke opslagplek voor je bestanden. Dit vervangt de U-schijf die volgend jaar verdwijnt. Voordeel van OneDrive is dat andere collega's ook bij de documenten kunnen als je ze autoriseert.
• Samenwerkruimtes zijn digitale werkplekken waar teams per onderwerp belangrijke documenten bewaren, delen en bewerken.

De defensie-smartphone geeft toegang tot OneDrive en Samenwerkruimtes. Dit maakt plaats onafhankelijk samenwerken mogelijk.

Minder rompslomp

Wachtmeester-1 Ivo Kösters (brigade Noord-Holland) ziet veel voordelen in de Samenwerkruimtes. "Als ik info nodig heb van de recherche kan ik daar nu niet bij", vertelt hij. "Hun bestanden staan op een andere schijf waarvoor ik geen toestemming heb. Maar in zo'n Samenwerkruimte kunnen we (tot maximaal Departementaal Vertrouwelijk gerubriceerde, red.) bestanden plaatsen zodat iedereen die bij een zaak is betrokken er bij kan."

Kösters is één van de tientallen key users die getraind is in het gebruik van de nieuwe 'gereedschappen'. Zij zullen de nieuwe werkwijze verder verspreiden binnen de brigades. "Fijn dat je met deze applicaties bestanden via de smartphone van het werk ook op straat kunt bekijken. Bijvoorbeeld de dagelijkse briefing. Dat kon vroeger niet", zegt Kösters.

Elkaar beter informeren

"Straks kunnen we sneller de juiste documenten met de juiste informatie vinden", stelt brigadecommandant Scheldestromen majoor Gerhard Smit. "Wij gebruiken een Samenwerkruimte als centrale plek voor documenten over de IBT-gereedheid van onze mensen. Vroeger lag die info op verschillende plekken."

MySite, Onedrive en Samenwerkruimtes zijn volgens Smit een goede impuls voor het informatiegestuurd optreden. "We kunnen elkaar straks beter informeren, door op één locatie alle relevante documenten te hebben."

Meer maatwerk

Begin volgend jaar moeten alle brigades slim samenwerken. In de toekomst is meer maatwerk mogelijk, aldus Storms. Zo ontwikkelt brigade Toezicht Beveiliging Burgerluchtvaart een intelligent platform dat hun specifieke informatie- en registratiebehoefte ondersteunt. Daardoor kunnen ze hun werk efficiënter doen. "Ze hoeven minder vaak naar kantoor voor allerlei papierwerk en kunnen op externe locaties slimme formulieren via de tablet invullen", schetst Storms. "Dat scheelt veel tijd. Het is de ambitie van het LTC om op het SharePoint-platform meer van dit soort slimme toepassingen te ontwikkelen."

Kijk voor meer informatie, instructies en praktische tips in het digitale paspoort LTC op intranet (Via A-Z en klik op Slim Samenwerken).