Tekst Jopke Rozenberg-van Lisdonk
Foto sergeant-majoor Eva Klijn

Integriteitsmeldingen bij Defensie, bij tijd en wijle staan de kranten er vol mee. Dat het gros van de melders tevreden is over de afhandeling van hun zaak staat er niet bij. Om een volledig beeld te schetsen publiceerde Defensie deze week het ‘Jaarverslag Integriteit Defensie 2016’ (zie de link onder aan de pagina) op het wereldwijde web. “Er is namelijk niets om je zorgen over te maken”, vindt Claire Zalm, directeur Centrale Organisatie Integriteit Defensie. Volgens haar is het juist heel goed dat mensen (vermoedens van) integriteitsschendingen melden.

Toch klinkt het wel een beetje vreemd. Want zou een organisatie gefinancierd door de belastingbetaler niet vrij moeten zijn van misstanden? “In de ideale wereld zijn geen schendingen”, geeft Zalm toe. “Maar helaas bestaat die wereld niet. Defensiemedewerkers zijn een afspiegeling van de samenleving en daarin handelen mensen nou eenmaal niet altijd moreel juist. Sommigen doen dat bewust, anderen onbewust. Overigens komt het ook voor dat een vermoeden gemeld wordt, maar er niets aan de hand blijkt te zijn.”

De directeur vindt het belangrijk dat medewerkers elkaar aanspreken, zaken durven te melden en zich bewust zijn van risico’s. Leidinggevenden moeten op hun beurt zorgvuldig met meldingen omgaan, vindt ze. Zij dienen te zorgen dat er gehandhaafd wordt als het nodig is en geleerd wordt waar het kan. “In het jaarverslag hebben we het daarom niet alleen over het soort meldingen, maar beschrijven we ook wat Defensie doet om schendingen te voorkomen.”

Vertrouwen

Cijfers zeggen niet alles, vindt Zalm. “Het gaat er niet zozeer om hoeveel meldingen binnenkomen of hoeveel daadwerkelijke integriteitsschendingen er zijn. Veel belangrijker is wat je ermee doet.” Uit een steekproef blijkt bijvoorbeeld dat 75 procent van de melders van ongewenst gedrag tevreden is met de afhandeling van de zaak. Slechts 10 procent is ontevreden en de overige groep reageert neutraal. Een goede score wat de directeur betreft. “Dit is een teken dat je dingen met een gerust hart kunt melden, want er wordt echt iets mee gedaan. Je moet je als organisatie pas gaan schamen op het moment dat je dat nalaat, niet voor het feit dat er meldingen binnenkomen. Dat zie ik zelfs als teken van vertrouwen. Ik ga me pas zorgen maken als er géén meldingen meer binnenkomen. Dat zou pas vreemd zijn bij een organisatie als Defensie.”

Voorbeeldministerie

Volgens Zalm maakt Defensie zich het er niet makkelijk van af. “We zijn het enige ministerie met een speciaal Meldpunt Integriteit. Andere ministeries en landen gebruiken de manier waarop wij georganiseerd zijn zelfs als voorbeeld, wat dat betreft zijn we heel vooruitstrevend. We stimuleren mensen melding te maken van onacceptabel gedrag en tegelijkertijd proberen we door voorlichting in de vorm van trainingen, workshops en risicoanalyses integer gedrag te stimuleren. Defensie heeft nou eenmaal een hoger risicoprofiel dan de gemiddelde organisatie. Er gaat veel geld om in Defensie. Bovendien zit ons personeel soms dagen of maanden op elkaars lip tijdens een oefening of missie. Dat brengt nou eenmaal kwetsbaarheden met zich mee op het gebied van integriteit.”

Gespecialiseerd team

Met een gespecialiseerd team van ruim 30 personen maakt Zalm zich hard voor een zo integer mogelijke organisatie. Eén waarin respectvol met elkaar en anderen wordt omgegaan en waarbij rekening wordt gehouden met de rechten, belangen en wensen van alle betrokkenen. Maar hoe doe je dat en waar krijg je nu precies mee te maken? Een integriteitsadviseur en risicoanalist vertellen erover.

Natalie Schaar - Integriteitsadviseur Defensie Materieel Organisatie (DMO)

“Sommige schendingen van integriteit zijn overduidelijk en gebeuren met opzet, maar legio anderen vallen minder op of zijn niet altijd doelbewust. Wat is integer gedrag en wat niet? Vaak is het een grijs gebied. Plagen of pesten, waarschuwen of intimideren, bedanken of paaien? Integriteitsadviseurs proberen personeel bewust te maken van de verschillen, door het geven van voorlichting. Bijvoorbeeld in de vorm van een workshop. Vaak doen we dat op verzoek van de leidinggevende. Tijdens een workshop gaan medewerkers het gesprek met elkaar aan. Samen praten ze over morele dilemma’s en denken ze na over acties en de gevolgen ervan. Afgewogen beslissingen maken, daar gaat het om. Behalve werken aan de preventie van integriteitsschendingen, adviseren we leidinggevenden die een melding hebben binnengekregen over de eventuele stappen die ze kunnen ondernemen.

Binnen elk defensieonderdeel werken twee soorten integriteitsadviseurs. Mijn collega richt zich vooral op de sociale kant -dus ongewenste omgangsvormen- en ik op de zakelijke binnen DMO. Het grote geld dat in de DMO omgaat en de vele contacten met de markt brengen integriteitskwetsbaarheden met zich mee. Iedere -potentiële- leverancier moet dezelfde eerlijke behandeling krijgen. Dus niet met de één uit eten voor een opdrachtbespreking en met de ander niet. Dure cadeaus aannemen mag ook niet. Het zijn soms kleine, ogenschijnlijk onschuldige dingen, die een klant-leverancier-relatie kunnen beïnvloeden. Een derde partij kan daarover een rechtszaak aanspannen, waardoor de opdracht en dus de levering wordt uitgesteld. Integriteitskwesties kunnen daardoor uiteindelijk zelfs gevolgen hebben voor de operationele inzetbaarheid.”

Majoor John Wellink - Risicoanalist Centrale Organisatie Integriteit Defensie

“Integriteitsbewustzijn kun je onder meer vergroten door het opsporen van kwetsbaarheden binnen een afdeling of eenheid. Je kunt er dan rekening mee houden en eventueel beheersmaatregelen treffen. We kunnen diverse soorten risicoanalyses maken. Samen met twee andere risicoanalisten heb ik daar een fulltime baan aan. Niet omdat de aanvragen binnenstromen naar aanleiding van incidenten, maar omdat leidinggevenden bij voorbaat de zwakke plekken in hun organisatie willen opzoeken.

Voor een risicoanalyse interviewen we een breed gezelschap van medewerkers. Daarnaast lopen we met personeel mee tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden en voeren deskresearch uit. Bekende risico’s zijn omgang met contant geld, goederen of in beslag genomen drugs. Hierbij kan het personeel in verleiding komen te stelen. Maar ook processen met toegang tot vertrouwelijke informatie en opleidingsprocessen kennen kwetsbaarheden.

Alle bevindingen uit de analyse vatten we samen in een rapport, waarin we ook suggesties doen voor mogelijke beheersmaatregelen. Het ophangen van camera’s, werken met twee mensen in plaats van solo of het merken van goederen kan al veel voorkomen. Het is mooi te zien dat veel van onze adviezen daadwerkelijk geïmplementeerd worden. Overigens is een risicoanalyse niet altijd nodig of ontbreekt het aan tijd. In dat geval verzorgen we bijvoorbeeld een workshop om het bewustzijn van kwetsbaarheden en risico’s te vergroten.”

Het Meldpunt Integriteit is bereikbaar via: meldpunt.integriteit.defensie@mindef.nl of  0800-2255733 optie 4. 

Het jaarverslag Integriteit is downloadbaar via deze link.