Tekst ELNT Wouter Helders
Foto Archief
Generaal-majoor Rob Verkerk: "We zijn goed op weg"
Systemen, Applicaties en Producten voor gegevensverwerking. SAP, zoals het acroniem luidt, is een (software) systeem dat wereldwijd wordt gebruikt door organisaties om de productiviteit, efficiëntie en coördinatie van werkzaamheden te verbeteren. Ook de Koninklijke Marine stoot op in de vaart der volkeren. De invoering van SAP is in volle gang.
“De eerste schepen en de marinierseenheden zijn over op het nieuwe systeem en de rest volgt binnen een jaar. We zijn goed op weg”, zegt generaal-majoor der mariniers Rob Verkerk vol vertrouwen. Als plaatsvervangend Commandant Zeestrijdkrachten (PC-ZSK) is hij binnen de marine verantwoordelijk voor de invoering van SAP. Verkerk: “Eind oktober gaat de Directie Materiële Instandhouding (DMI) SAP invoeren. Dat is het omslagpunt.”
Logistieke levensader
Na de invoering van het nieuwe systeem bij de DMI, met het Arsenaal (magazijn) als logistiek zwaartepunt, werkt het grootste deel van de marine met SAP. “De weegschaal begint dan echt door te slaan naar de goede kant”, aldus Verkerk. Het Caribisch gebied en overige walinstellingen en schepen volgen in 2015. Voor 1 januari 2016 moet de hele ‘transitie’ zijn afgerond.
Angel eruit
Met de invoering van SAP worden de tot nu toe gebruikte verschillende systemen in fases uitgezet. Alles en iedereen gaat dan op materieellogistiek gebied werken volgens hetzelfde systeem. Dat haalt meteen een belangrijke angel uit de invoering. Verkerk legt uit: “De 4 schepen (de Van Speijk, Van Amstel, Tromp en de Ruyter) die nu al over zijn op SAP kunnen alleen via koppelvlakken een beroep doen op technische en logistieke ondersteuning omdat de DMI nog niet over is. Dit werkt omslachtig. Systemen sluiten nog niet op elkaar aan waardoor werk dubbel wordt gedaan en SAP niet volledig wordt benut.”
Freeze periode
Zodra de DMI op SAP over is, zijn die problemen voorbij. Maar de invoering gaat niet zonder slag of stoot. “Door de invoering van SAP en het afschaffen van oude systemen ligt de DMI er een aantal weken uit. We noemen dat de zogeheten freeze periode”, aldus Verkerk. De DMI kan dan bijvoorbeeld geen reserveonderdelen uitleveren aan schepen.
Niet onder lijden
De oplossing: de voorraad tijdelijk verhogen. Eenheden die nu al verwachten tijdens ‘de freeze’ bepaalde onderdelen of materieel nodig te hebben, kunnen proactief bestellen en hun eigen voorraad tijdelijk verhogen. Verkerk: “In geen geval mag ernstinzet onder de invoering lijden. Worst-case zorgen we, bij wijze van spreken, met potlood en papier dat gebrek aan onderdelen geen showstopper voor schepen of marinierseenheden op missie wordt.”
“De weegschaal begint door te slaan naar de goede kant”
Niet mooier dan dat het is
“Ik wil het niet mooier maken dan het is.” Verkerk kijkt peinzend vanaf het dak van de Albatros over de haven, “de invoering van SAP zal in het begin extra belastend zijn, dat merken veel medewerkers nu al.” Zo moeten mensen in SAP worden opgeleid en ermee leren werken. Als dan niet alles meteen vlekkeloos werkt (nog niet alle benodigde interfaces zijn bijvoorbeeld beschikbaar, red.), kan dat frustrerend zijn. Ook zijn de voordelen als ‘een efficiëntere sturing’ niet (meteen) voor iedereen even zichtbaar.”
Bitterzoete vruchten
Toch gelooft de generaal-majoor stellig dat de marine uiteindelijk de vruchten plukt van het nieuwe systeem: “Door krijgsmachtbreed 1 systeem in te voeren, kunnen we straks veel doelmatiger voorraden aanleggen en beheren. Niet alleen weten we dan ruim van te voren wat dreigt op te raken, ook hebben we na de migratie veel scherper wie wat heeft en waar het ligt. Onderling gebruik maken van elkaars voorraden is dan veel eenvoudiger. Onnodige tussenlagen en stroperige procedures zijn weg. Naast doelmatigheid bevordert dat de mogelijkheid om joint op te treden.”
“Voor 1 januari 2016 moet het zijn afgerond”
Systeem borgen
Voordat het joint optreden naar een hoger plan kan worden getild, moet nog wel het één en ander gebeuren. Naast de invoering moet personeel worden opgeleid om goed te kunnen werken met het systeem. Daarnaast moet de organisatie mogelijk nog worden aangepast om SAP volledig te kunnen benutten en het systeem goed binnen het CZSK te borgen.
Mooi streven
Verkerk: ”SAP valt of staat met de juiste invoer van gegevens en de mogelijkheid om in een dynamische omgeving veranderingen in het systeem door te voeren. Doen we alles goed dan hebben we straks met minder werk, meer inzicht en een betere sturing. Een mooi streven.”
