Duurzaam toegankelijke informatie onmisbaar voor Defensie

Informatiebeheer in modern jasje

Mede ingegeven door een veranderende geopolitieke wereld en de intrede van artificiële intelligentie (AI), wordt onder meer de vindbaarheid en bruikbaarheid van informatie almaar belangrijker. Kortom, een goed moment om bij te praten met afdelingshoofd Informatiebeheer Matthijs.

Wat doet Informatiebeheer precies?

Matthijs: “Onze afdeling Informatiebeheer is onderdeel van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC). Beter bekend als het IT-bedrijf van Defensie. Hoewel wij ons steeds meer bezighouden met slimme technologie, richten we ons vooral op het informatievraagstuk. Ons doel en bestaansrecht is ervoor te zorgen dat de cruciale informatie van Defensie gereed is voor commandovoering, bedrijfsvoering en verantwoording. Door informatie duurzaam toegankelijk te houden en ervoor te zorgen dat informatie gedeeld, (her)gebruikt en opgevraagd kan worden. Ook voor hoofdtaak 1.”

Wat is de doelstelling van Informatiebeheer?

Matthijs: “Bijdragen aan informatiedominantie van de krijgsmacht. In een wereld die tegenwoordig veelal draait om data, spreekt het belang van informatie minder tot de verbeelding. Terwijl duurzaam toegankelijke  informatie een onmisbaar aspect is voor Defensie. Informatiebeheer associëren we nu nog te vaak met het voldoen aan de Archiefwet en de verantwoording richting parlement en samenleving. Dat is belangrijk, maar door een goed beheer van informatie kunnen we eveneens ons lerend vermogen verbeteren en nieuwe inzichten opdoen. Bijvoorbeeld voor het plannen van toekomstige operaties.”

Voor wie werkt Informatiebeheer?

Matthijs: “Informatiebeheer (IB) zet zich in voor heel Defensie. Wij hebben met experts op locatie een toegewijd team, dat een onderdeel ondersteunt met het beheren van informatie en informatiestromen. Voor het Netherlands Joint Force Command (NLD JFC) doen we dat zelfs 24/7.”

“Wij werken dus heel nauw samen met onze defensiecollega’s. Daarnaast geven wij advies aan beleidsmakers. Bovendien bieden we met het publicatieportaal een centraal punt waar collega’s terechtkunnen voor actueel beleid, regelgeving en technische documentatie. Ten slotte zit ons centrale archief in Rijswijk. Daar bevindt zich zowel papier als digitaal. Hier kan gearchiveerde informatie worden opgevraagd.”

Waarom is jullie werk zo van belang?

Matthijs: ”Door de digitale transformatie is informatie ons strategisch kapitaal. Als onze informatiehuishouding faalt, staan we meteen op achterstand tegenover onze tegenstanders. Missie-informatie werd tot voor kort op een schijf aangeleverd vanuit het missiegebied en verdween vervolgens bij ons in een kluis. We hadden niet de middelen om deze grote hoeveelheid informatie duurzaam toegankelijk te maken. Samen met Defensie Open op Orde (DOO) is deze informatie nu beter gestructureerd en doorzoekbaar. Hierdoor is Defensie nu beter in staat om te leren en te verantwoorden.”

Welke actuele thema's spelen binnen jullie afdeling?

Matthijs: “We willen meer cruciale informatie van Defensie versneld toegankelijk maken en ook houden. Dit doen we door de inzet van slimme technologie en door meer aan de voorkant van de informatielevenscyclus te komen; daar waar de informatie wordt gecreëerd in IT-systemen. Zo werken we hard samen met NLD JFC en Defensie Open op Orde (DOO) om missie-informatie structureel op orde te brengen. Van creatie in missiegebied tot archief.”

“Daarnaast gaan we eind dit jaar, samen met de collega’s van DOO en de markt, aan de slag om de inzet van artificiële intelligentie te beproeven. Zodat we grote hoeveelheden documenten automatisch kunnen voorzien van metadata. Vaak doen we dat nu nog handmatig, maar dat is arbeidsintensief en foutgevoelig. Ook willen we meer informatie ontsluiten met behulp van AI, zodat collega’s sneller toegang krijgen tot relevante informatie en waardevolle inzichten.”