KPU-bedrijf maakt grote stap met SAP

Sneller en beter voldoen aan behoefte krijgsmacht

Het is ongebruikelijk rustig op de vloer van het Centraal Kledingpunt (CK) bij het KPU-bedrijf in Soesterberg. Stilte voor de storm. Coördinator Marco en medewerker Romée doen nog een laatste test met de nieuwe scanners die vanaf deze week zorgen voor een soepele, snelle en betere afhandeling van bestellingen voor kleding en uitrusting. SAP S/4HANA doet z’n intrede.

Twee weken lang heeft het bedrijf voor de buitenwacht, waaronder ook de Douane en Belastingdienst, compleet stilgelegen om de invoering van het bedrijfsvoeringssysteem SAP S/4HANA zonder te veel ruis te laten verlopen. “Met ruim 70.000 klanten en vele tienduizenden items moeten we er staan, al gaan we niet op dag één al naar het maximumaantal klanten”, verklaart commandant KPU-bedrijf kolonel Jan Vonk.

De overgang naar het innovatieve S/4HANA, onderdeel van het Defensiebrede Roger-programma, betekent een reuzenstap voor de medewerkers én de klanten van het KPU-bedrijf. De invoering bij het KPU-bedrijf is ook nog eens een ‘broodje speciaal’, want het gaat niet alleen om een bestand van meer dan 70.000 klanten en een ontelbaar aantal items. Het bedrijf heeft in tegenstelling tot de rest van Defensie niet eerder met SAP gewerkt in het depot en het Centraal Kleedpunt.

Betrouwbaar`

“Ze werkten hier digitaal gezien met een systeem dat echt aan het einde van de levensduur zat”, omschrijft Roelof Emmen, namens het JIVC de projectmanager bij het KPU-bedrijf. “Het liep allemaal nog wel, maar SAP S/4 HANA maakt het KPU-bedrijf toekomstbestendig en zorgt ervoor dat de krijgsmacht – door betrouwbare levering van kleding en uitrusting – altijd beschikt over het beste materieel”, legt Emmen uit. Hij en zijn team hebben ervaring met de invoering van S/4 HANA bij onder meer het Defensie Munitiebedrijf. “Die kennis en geleerde lessen van toen hebben we mooi kunnen meenemen.”

Nieuwe scanner

De afgelopen drie jaar was de voorbereidings- en initiatiefase van Roger. Daarin zijn technische hick-ups weggenomen. Dat gebeurde veelal terwijl de werkzaamheden doorgingen, maar bij het KPU-bedrijf was dat onmogelijk. “Op basis van de ervaringen uit het verleden hebben we besloten het bedrijf stil te leggen. Dat is best ingrijpend, omdat er bestellingen blijven liggen. Die achterstand halen we na deze vernieuwing snel in”, zegt kolonel Vonk.

In de afgelopen weken is een groot deel van het personeel getraind om te kunnen omgaan met de nieuwe werkmethode. “De gemiddelde leeftijd van de medewerkers hier is hoog”, constateert de kolonel, “en veel van hen werken hier al lang en op dezelfde wijze. Een nieuwe scanner is dan soms wel een dingetje. Maar vanaf het begin was iedereen enthousiast. Iedereen ziet dat deze stap naar SAP nodig is om de dienstverlening voort te zetten en te kunnen voldoen aan de toenemende behoefte van de krijgsmacht.”

Applicatie

“Het belangrijkste dat de medewerkers ervaren?”, herhaalt Emmen de vraag: “het gemak”, luidt het antwoord. De scanner is ‘verSAPt’, omschrijft hij. “Het systeem biedt meer inzicht denkt en laat bijvoorbeeld zien wat er vandaag nog moet gebeuren of hoeveel orders er open staan. Op de scanner kun je in de applicatie (app) het fysieke kleedproces stap voor stap administratief ondersteunen. Er is daardoor minder kans op fouten.”

Oefenen als echt

Coördinator Centraal Kledingpunt Marco ziet dat het systeem met de nieuwe scanners en de app het perfect doen op de werkplek. “Als je gewoon het pad op de handheld doorloopt, zit er een goede flow (doorstroom) in.” Hij heeft twee volle en drie halve dagen een cursus gevolgd. Uitgebreider dan medewerker CK Romée. Zij en haar collega’s hebben met een proefopstelling vrijwel dagelijks aan het zelfvertrouwen met de nieuwe werkwijze gewerkt. “Je oefent echt zoals het straks gaat, ook als je een fout maakt en wat er dan moet gebeuren”, ziet ze in de praktijk.

Technisch hoogstandje

Een belangrijk instrument (tool) is de applicatie (app) op de scanner van het personeel. Het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van COMMIT heeft een grote rol gespeeld bij de ontwikkeling van de app. “Die is speciaal voor het KPU-bedrijf gemaakt, samen met de ontwikkelaars van SAP. Dat vormt een cruciaal deel van onze S/4HANA oplossing hier; het is echt een technisch hoogstandje. Het beheer van die app en de integratie-oplossingen met SAP komen bij het JIVC te liggen. Denk bijvoorbeeld aan de pick robot van Vanderlande. Die moet wel samenwerken met SAP en dan is het goed de zaken in eigen hand te houden.”

Enorme verbetering

“Het is een enorme verbetering voor zowel onze medewerkers als onze klanten”, weet kolonel Vonk zeker. “Direct kleding omruilen naar een andere maat: dat gaat snel en wordt direct verwerkt. Tot voor kort kreeg de individuele militair een pakket mee, zoals dat in het systeem nu eenmaal staat. Nu kan hij of zij aangeven dat hij bepaalde kleding- of uitrustingsstukken niet direct of helemaal niet nodig heeft. Er blijft helaas wel een beperking: we hebben 14 paktafels en het magazijn is vol. Daar kan op deze locatie echt niks bij.”

Commandant Vonk is niet alleen blij met de invoering van S/4HANA bij ‘zijn’ bedrijf, maar misschien nog wel meer met een beslissing van Commandant der Strijdkrachten generaal Onno Eichelsheim. “Mijn verantwoordelijkheid begint als de distributeur de goederen hier heeft afgeleverd en houdt op als DVVO die in de vrachtwagen zet en aflevert bij de defensieonderdelen. De Defensieonderdelen zorgen er ten slotte voor dat de individuele militair zijn spullen krijgt. De CDS wil met de Defensieonderdelen die hele keten verbeteren, zodat hij alles van begin tot het eind in de hand heeft.”