Dronecatalogus: kijken, klikken, krijgen

Stel: de eenheid heeft een Unmanned Aerial System (UAS) of drone nodig. Dan moet die snel in huis zijn, toch? 3 jaar wachten door de uitgebreide en grondige verwervingsprocedures kan dan echt niet. Al helemaal niet, omdat de techniek zich supersnel ontwikkelt. Daarom was het tijd voor actie. Het ei van Columbus: de Dronecatalogus.

Net als bij computers geldt voor drones: nu aanschaffen, over anderhalf jaar achterhaald en verouderd. DMO'ers Tom Kalkhoven en Bart Swanenberg van het Bureau Typemanagement UAS van de Directie Wapensystemen & Bedrijven | Luchtvaartsystemen en Simone van den Akker van de directie Inkoop Projecten verzonnen de Dronecatalogus, die sinds september 2020 op intranet staat. Het is geen luxe glossy magazine met foto's, maar een doeltreffende presentatie op Sharepoint. Daar kunnen de gemachtigde functionarissen van marine, landmacht en marechaussee de voor hun eenheid geschiktste drone tot maximaal 25 kilo, inclusief toebehoren als batterijen en camera's, uitkiezen en bestellen. 3 maanden later is het nieuwe operationele hulpmiddel keurig bij de eenheid bezorgd, leert de praktijk.

Gekwalificeerde systemen

Is het écht zo simpel? FLO'er Kalkhoven en nu burgermedewerker Swanenberg knikken. "De OPCO's hebben speciaal hiervoor budget gereserveerd. Eenheden kunnen in de catalogus uit een aantal goedgekeurde, voor gebruik binnen Defensie gekwalificeerde systemen kiezen", aldus Kalkhoven. "In een winkel koop je een off the shelf-drone van bijvoorbeeld het meest gangbare merk, DJI. De data daarvan zijn niet afgeschermd en staan op servers in China. Die eigenaren zijn verplicht data te leveren aan de overheid. Dat mag niet bij operationeel optreden. De (vaak gevoelige) gegevens die wij verzamelen zijn afgeschermd. De systemen maken gebruik van een beveiligde datalink op een militaire frequentie en voldoen aan de luchtvaarteisen van de Militaire Luchtvaart Autoriteit (MLA). Dat wil overigens niet zeggen dat je zo'n drone-uit-de-winkel nooit binnen Defensie kunt gebruiken. Je moet alleen weten waarvóór je hem mag gebruiken."

Vrijwel onbeperkte mogelijkheden

De basis onder de catalogus is de raamovereenkomst tussen Defensie en het bedrijf BSS, Holland B.V. "In 2015 heb ik een dag georganiseerd om alle bedrijven die drones leveren bij elkaar te krijgen en aan Defensie te laten zien wat er mogelijk was", vertelt Kalkhoven, die al zo'n 20 jaar met drones werkt. "Samen met Inkoop is een intensief voortraject gestart om te kijken naar de mogelijkheden in de markt en binnen Defensie. Uiteindelijk met succes. Er is een contract voor 3 jaar met een optie op 2 jaar verlengen uitgekomen. De keuze voor de looptijd van dit contract is gebaseerd op de snelle ontwikkelingen in de markt, over 3 jaar ziet de wereld er weer heel anders uit en dit biedt ons de mogelijkheid om het contract aan te passen naar die nieuwe situatie. Defensie koos voor BSS Holland B.V., omdat zij meerdere systemen kunnen leveren uit verschillende segmenten: dus zowel voor cartografie, cargo, als voor inlichtingen, observatie en verkenning. Bovendien moest voor de goedgekeurde systemen een tussentijdse upgrade of update mogelijk zijn. De fabrikanten zijn immers steeds bezig hun producten te verbeteren. Er was maar 1 bedrijf dat aan die eisen voldeed." 

Daardoor is het scala aan mogelijkheden vrijwel onbeperkt, weet Swanenberg, wiens roots in de materieellogistiek liggen. "Als een eenheid nu een drone nodig heeft, is het systeem binnen 3 maanden bij de gebruiker. Zelfs tijdens de COVID-pandemie lukt dat voor 80 tot 90 procent van de systemen. Er zijn een paar uitzonderingen… en die hebben hoofdzakelijk te maken met exportreglementen van Amerika. Maar daarop hebben wij geen invloed."

Opleiden

De belangstelling voor de dronecatalogus is groot, merken de twee aan de overvolle mailbox. Swanenberg: "We krijgen niet alleen vragen over de aanschaf, maar ook over opleidingen voor drones. Wij leveren een totaalpakket via de catalogus: dus ook de reservedelen, reparaties en opleidingen. We hebben er bewust voor gekozen om zowel de drone als de opleiding via onze leverancier aan te bieden. Zij maken opleidingen, goedgekeurd door de fabrikant van de drone. Het ontwikkelen van een eigen opleiding voor een drone kost bij Defensie ongeveer 2 jaar. Dat is niet handig voor een systeem met een levensduur van 2 jaar. Wij stellen wel eisen aan de kwaliteit van de opleiding."

Steeds nieuwe systemen

Op basis van het programma van eisen van het Bureau Typemanagement UAS wordt de catalogus steeds bijgewerkt. Daarvoor zorgen deskundigen Kalkhoven en Swanenberg in samenwerking met BSS. "Wij kijken continu naar nieuwe systemen. De prijzen in de catalogus stellen we per half jaar vast, maar het aanbod van systemen kan per week wijzigen. Niet dat we elke week 5 andere systemen hebben, maar er komt heel wat kijken voor de kwalificatie waar we meer dan een dagtaak aan hebben. Onze contractant BSS doet het merendeel van het voorwerk en wij brengen met name de te bereiken effecten en gebruikservaringen in. Zij komen met suggesties die passen binnen het opgestelde eisenpakket en pas als wij denken dat een drone bij Defensie past, gaan we ons er inhoudelijk mee bemoeien", legt Kalkhoven uit.

Een technologisch snel veranderend systeem kopen dat Defensie jaren gebruikt, is verleden tijd, volgens hem. "Drones zijn te belangrijk geworden in het operationele optreden om niet bij te blijven bij de ontwikkelingen. We gaan nu uit van een leeftijd van 2 tot maximaal 3 jaar voor een UAS. Deze werkwijze wijkt op een aantal punten af van de gebruikelijke manier van verwerven en instandhouden bij Defensie van dit soort snel vergankelijke systemen. We hebben 4 jaar aan de Dronecatalogus gewerkt en veel hobbels moeten nemen op alle gebieden maar kunnen er in de toekomst mee verder. De grootste gebruiker, het CLAS, ziet ons project nog als innovatie. Met de op handen zijnde evaluatie van de raamovereenkomst en catalogus door de diverse gebruikers die voor dit jaar gepland staat, weten we of we op de ingeslagen weg doorgaan en waar we kunnen verbeteren. Ook de discussie over de financiële afdekking en mogelijke uitbreiding naar de overige OPCO’s en bedrijfsonderdelen staat dan op de agenda."