Toeslagenaffaire leert: ook Defensie moet transparanter

Secretaris-generaal Gea van Craaikamp.

Defensie moet transparanter worden. Zowel tussen (oud)-collega’s als naar de samenleving en de politiek. Een speciaal opgerichte task force onderzoekt welke maatregelen op korte termijn noodzakelijk en uitvoerbaar zijn. De organisatie gaat lerend voorwaarts als het gaat om openheid van zaken geven. De Defensiekrant sprak met secretaris-generaal Gea van Craaikamp en commandant der Strijdkrachten luitenant-admiraal Rob Bauer over de toeslagenaffaire, geheimzinnigheid en persoonlijke nota’s naar de Tweede Kamer. 

Commandant der Strijdkrachten luitenant-admiraal Rob Bauer.

Het rapport ‘Ongekend onrecht’ over de toeslagenaffaire maakt pijnlijk duidelijk dat transparantie bij de overheid vaak ver te zoeken is. Tienduizenden ouders en kinderen zagen hun leven veranderen in een moeras van ellende. Het kabinet belooft een fors pakket aan maatregelen om te voorkomen dat zoiets nog eens gebeurt. ‘Het rapport noodzaakt dat we kritisch kijken naar het functioneren van de hele overheid’, luidt de kabinetsreactie. 

Maatregelen voor transparantere overheid niets nieuws

Openheid van zaken

Voor de secretaris-generaal (SG), de hoogste defensieambtenaar, en de commandant der Strijdkrachten (CDS), de hoogste militair, zijn de voorgenomen maatregelen voor een transparantere overheid niets nieuws. “Dat besef hebben we al langer. Het is dan ook niet voor het eerst dat de Tweede Kamer ons ministerie erop wijst dat we minder geheimzinnig moeten werken”, stelt SG Gea van Craaikamp. “Recent nog, tijdens de discussie over de luchtaanval op Hawija, werd om meer openheid van zaken gevraagd”, vult luitenant-admiraal Rob Bauer aan. 

Vanaf 1 juli krijgen Kamerleden bij elk stuk van een minister of staatssecretaris documentatie die heeft bijgedragen aan de besluitvorming, zoals beleidsnota’s.

Defensie werkt met meer geheimen dan andere ministeries

Geheimen prijsgeven

Defensie is van nature een gesloten organisatie. Personeel werkt met meer geheimen dan andere ministeries. Bauer: “Het neveneffect daarvan is dat we soms te geheimzinnig doen. In het verleden is informatie weleens te gemakkelijk gerubriceerd, oordeelden rechters bij WOB-verzoeken (Wet Openbaar Bestuur, red.) van journalisten. Dan moest die informatie alsnog worden prijsgegeven.” 

Er zit een groot verschil tussen zinnig geheim en geheimzinnig, vult Van Craaikamp aan. “Staatsgeheimen blijven niet voor niets geheim, we willen de vijand niet wijzer maken. Maar geheimzinnigheid roept juist vragen op en is dus ongewenst.”

De taak van meer transparantie komt ook uitgebreid aan bod in de Defensievisie 2035, die oktober vorig jaar werd gepubliceerd.

Recht

Defensie werkt dus al langer aan een transparantere organisatie, maar door de conclusies uit de toeslagenaffaire komt het onderwerp in een stroomversnelling. Al vanaf 1 juli krijgen Kamerleden bij elk stuk van een minister of staatssecretaris documentatie die heeft bijgedragen aan de besluitvorming. Denk aan beleidsnota’s. Van Craaikamp: “Zo kan iedereen terugvinden welke risicoanalyse, afwegingen en alternatieven zijn besproken.”

‘Geheimzinnigheid roept juìst vragen op’

Goed archiveren

Volgens de SG en CDS hebben niet alleen politici en burgers recht op die informatie. Ook intern komt het de informatiehuishouding ten goede. Bauer: “Door alle nota’s goed te archiveren, kan de opvolger van mijn opvolger zich eenvoudiger verdedigen als hij ooit een eerder genomen besluit moet uitleggen. Nu moeten we ons door stapels papier heen werken om het juiste dossier te vinden.” 

De ICT-systemen op de Bestuursstaf van het ministerie werken onvoldoende. Daarom gaat de task force aan de slag met een nieuw archiveringssysteem.

Betere ICT

Dat archiveren gaat volgens de SG inderdaad niet goed. “De ICT-systemen op de Bestuursstaf van het ministerie werken onvoldoende. Dat moet beter.” 

Ook in het ‘systeem’ van beleidsmedewerkers is zorgvuldige vastlegging nog geen vanzelfsprekendheid. “Het vraagt om ander gedrag en is vast even wennen, maar het moet vast onderdeel bij het aanleveren van Kamerstukken worden. In de toekomst maakt het ons werk juist makkelijker. Ik denk dat we over vijf jaar niet meer beter weten.” 

‘Wie nu klachten heeft, bijvoorbeeld over laagvliegende helikopters, voelt zich niet altijd gehoord’.

Strakke lijnen

Niet alleen in de politiek krijgt openheid van zaken prioriteit. Ook in contact met de samenleving biedt het volgens Bauer kansen. “Wie nu vragen of klachten heeft, voelt zich niet altijd gehoord.” Dat kan bijvoorbeeld gaan over oud-medewerkers met gezondheidsklachten of omwonenden van Gilze-Rijen die geluidsoverlast van helikopters ervaren. “Onze organisatie heeft de neiging vooral naar de juridische en financiële consequenties te kijken en minder de menselijke maat voorop te stellen. Dat kan kil overkomen, terwijl ik niet denk dat onze medewerkers dat zo bedoelen. We moeten mensen willen helpen zonder direct na te denken over de problemen die het ons misschien oplevert.” 

‘Onze machtspositie kan intimiderend zijn’

Naast de staven zullen dus ook commandanten van kazernes en vliegbases wat merken van de nieuwe maatregelen. Zij krijgen begeleiding van de task force, zodat niet elke afdeling zelf het wiel hoeft uit te vinden. Maar volgens de admiraal draait het in alle lagen bij Defensie ook om bewustwording. “Defensie is een groot ambtelijk apparaat met denkkracht van bijna 60.000 werknemers. Onze machtspositie kan intimiderend zijn.”

De machtspositie van Defensie kan volgens luitenant-admiraal Rob Bauer intimiderend zijn.

Veilige adviezen

De task force gaat aan de slag met een nieuw archiveringssysteem bij eerst de Bestuursstaf. Daarnaast onderzoekt het de komende maanden samen met beleidsmedewerkers en bewindslieden welke documentatie voortaan bij kamerstukken hoort. Dat kan ook gaan om bijvoorbeeld whatsappberichten of e-mails. 

Secretaris-generaal Van Craaikamp: “Het is belangrijk dat medewerkers zich vrij blijven voelen om hun werk op dezelfde manier te blijven doen. Zij brengen vanuit hun professionaliteit onderbouwde adviezen uit aan de minister en staatssecretaris. Ik begrijp dat collega’s zich zorgen maken als ook hun persoonlijke overwegingen worden gedeeld met de Kamer. Maar bewindslieden hebben er niets aan om naar de mond gepraat te worden. Zij vragen juist om kritische overwegingen om hun conclusies uit te trekken.” 

Veilig voelen

Volgens de CDS is het de taak van de ambtelijke en politieke leiding om te zorgen dat beleidsmedewerkers zich veilig voelen om hun opvattingen te delen. “De namen van medewerkers onder directeursniveau worden in zulke notities gelakt: onherkenbaar gemaakt. Hun adviezen uiteraard niet. Als de Kamer ergens over valt, blijft het de verantwoordelijkheid van de bewindslieden. Wij staan voor de veiligheid van medewerkers. Een advies naar een besluit toeschrijven omdat de minister het zo zou willen horen, zijn aannames waar we niet verder mee komen. De deskundigheid en eerlijkheid van de medewerkers blijft belangrijk, ook als het de bewindslieden soms niet goed uitkomt.”

Minister Ank Bijleveld

Minister Ank Bijleveld over transparantie

“Voor ons als bewindspersonen is het van belang dat we op tijd de juiste informatie hebben die we met de Tweede Kamer kunnen delen. De Kamerleden moeten er op kunnen vertrouwen dat ze van een minister of staatssecretaris de volledige en juiste informatie krijgen. Daarbij horen ook de overwegingen en kritische kanttekeningen uit de organisatie, zelfs als die overwegingen en kanttekeningen een bewindspersoon niet goed uitkomen.

Het is vooral belangrijk om zaken goed en helder op te schrijven en niet bang te zijn dat er Kamervragen of WOB-verzoeken uit voortkomen. Een Ministerie van Defensie dat open en duidelijk communiceert en verantwoording af durft te leggen over het werk dat gedaan wordt - ook als er zaken verkeerd gaan -, draagt bij aan het vergroten van het draagvlak binnen de samenleving. En dat kunnen we alleen bereiken als we daar binnen onze eigen organisatie werk van maken.”