Het gezicht van DMO

‘Online vergaderen is een blijvertje’

De Defensie Materieel Organisatie vormt de brug tussen de wens van de klant, de operationele commando's (marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee), en de mogelijkheden die de budgetten en de markt bieden. In een reeks artikelen geven medewerkers een gezicht aan de DMO en vertellen hoe die (ver)binding met en door de DMO tot stand komt. Ditmaal Menno van den Bosch, die zich naast zijn functie als plaatsvervangend hoofd Sectie Werkplekken (JIVC), inzet voor het promoten van hybride werken.

De 56-jarige manager is ervan overtuigd: “Online vergaderen is een blijvertje.” Tijdens de coronaperiode kwam hij erachter dat er veel meer te halen valt uit digitaal overleg. Hij volgde een cursus en trad toe tot een facilitatorspool, bestaande uit medewerkers die andere collega’s helpen om online meetings leuker, interactiever en nuttiger te maken. “MS Teams biedt bijvoorbeeld zoveel mogelijkheden. Het is niet alleen maar zenden en van scherm naar scherm gaan. Niet iedereen realiseert zich dat. En juist daarin kunnen wij adviseren.”

Persoonlijker

Wat zijn die mogelijkheden dan allemaal? “Het kan vooral veel levendiger”, stelt hij. “In plaats van alleen maar zenden, kan je het veel interessanter en interactiever maken. Als je een grote groep wilt bereiken, zul je iets anders moeten doen dan enkel voor het scherm zitten en praten.” Hij geeft de zogeheten ‘breakout rooms’ als voorbeeld. Bij een breakout room wordt er een grote groep opgesplitst in kleinere subgroepen. Die zorgen ervoor dat er optimaal met een klein groepje kan worden overlegd. “Dat maakt een meeting een stuk persoonlijker”, aldus Menno.

Digitaal rad van fortuin

“En begin de vergadering voor de verandering met een paar minuten social talk”, voegt hij toe aan zijn adviezenlijst. “Stel eens een persoonlijke vraag. Hoe hangt de vlag erbij? Een beetje vergelijkbaar met het praatje bij de koffieautomaat.” Voor bijvoorbeeld saamhorigheidsmeetings adviseert hij de ‘vraagroulette’. “Je zet de namen van de deelnemers in een digitaal rad. Via Teams kan er aan het rad gedraaid worden en de persoon waarvan de naam wordt aangewezen, mag een vraag stellen of een opdrachtje uitvoeren. Ik heb daar hele leuke reacties op gekregen. De winst van dit rad van fortuin is sociale cohesie.”

Hybride werken

Grappige tools natuurlijk, maar de gewetensvraag schiet wel te binnen: Zijn we inmiddels niet een beetje ‘Teams-moe’? Ja en nee, vindt Menno. “In deze post-corona tijd stappen veel afdelingen binnen Defensie over op een hybride vorm van werken. Mensen hebben geproefd aan thuiswerken. We merkten dat het prima kan. Het is heel efficiënt.” Volgens hem moet Defensie afstappen van de ‘oude gedachte’ dat mensen alleen maar kunnen werken op kantoor. “Dat gaat misschien een beetje tegen het DNA van de organisatie in. We moeten niet denken in termen van aanwezigheid van de medewerker, maar van output.”

Geen zwart-wit

Het valt Menno op dat veel afdelingshoofden worstelen met de juiste vorm van hybride werken. Een vraagstuk waarmee volgens hem bedrijven al jaren kampen. “De kennis en kunde is er wel. De uitwerking blijft lastig. Het is geen zwart of wit. Het gaat vaak om maatwerk. We kunnen niet virtueel een pakje in een kar zetten, maar degenen die de orders aanmaken kunnen dat dan weer wel prima vanuit huis doen. Sommige mensen moeten vier uur reizen voor een vergadering van twee uur. Waarom dan niet online aansluiten?” Kantoor wordt de nieuwe plek van elkaar ontmoeten en met elkaar sparren, voorspelt hij. Hij wil adviseren om telkens de overweging te maken of het echt noodzakelijk is om live samen te komen of dat het overleg ook online kan. “Is het een standaard meeting of wordt er complexe materie besproken?”

BOOST geven aan verbinding

Het lijkt misschien tegenstrijdig met zijn betoog over virtueel werken, de unitmanager is een groot voorstander voor meer verbinding tussen collega’s. Die kan volgens hem vrij makkelijk geïntensiveerd worden. Binnen GIT en Infra heeft Menno samen met een tiental collega’s een netwerk opgericht, genaamd BOOST. De leden ervan helpen hun collega’s activiteiten te organiseren die het werkplezier vergroten. “Het is belangrijk dat mensen plezier in hun werk hebben. Er is meer dan werk alleen. Zoek de gemeenschappelijkheid in interesses, hobby’s en wensen om je werkomgeving te verbeteren. Probeer ook andere dingen naast werk samen te doen.” Dat biedt Defensie ook en juist dat waardeert Menno aan het werken bij deze organisatie.

“Mensen denken nu nog teveel in termen als ‘ik doe mijn ding op het werk en daar blijft het bij’. Ik roep collega’s op om zichzelf te blijven ontwikkelen; blijf vooral leren. Er is zoveel te ontdekken.”