De reis van een nieuwe Gulfstream

Eisen, aanbestedingen en onderhandelen tijdens het aankooptraject van een defensievliegtuig

Op 30 augustus landde op vliegveld Eindhoven de Gulfstream 650. Met dit vliegtuig is het voor de Nederlandse overheid mogelijk om naar risicovolle missiegebieden te vliegen, daar waar commerciële maatschappijen niet komen. De jet is defensie-eigendom en wordt gevlogen door personeel van de Koninklijke Luchtmacht. Een stevig programma van eisen, Europese aanbestedingsregels en de beperkte markt voor dit soort vliegtuigen maakte van de aankoop een intensief en vooral ook interessant traject.

_{Tekst: kapitein Arthur van Beveren Foto's: sergeant-majoor Sjoerd Hilckmann}

Na bijna 30 jaar was de oude Gulfstream IV afgeschreven. Een projectteam van COMMIT krijgt daarom eind 2019 uit Den Haag de opdracht om op zoek te gaan naar een vervanger. Die opdracht is vrij specifiek beschreven: het moet een Gulfstream 650 worden. Dat is het enige vliegtuig dat voldoet aan de gestelde eisen. De belangrijkste daarvan zijn een maximaal aantal vlieguren, starts en landingen, leeftijd, het aantal passagiers (14), het bereik en de mogelijkheid om een reeds gecertificeerd zelfbeschermingssysteem te installeren. Bovendien moet het een gebruikt vliegtuig zijn, zowel vanwege de kosten als de snellere beschikbaarheid vergeleken met een nieuw exemplaar.

Europese regelgeving

Als COMMIT-projectteam kom je dan in de wereld van de Europese aanbesteding. Want zomaar een aanbieder bellen en een civiel vliegtuig uitkiezen is niet toegestaan. Aanbieders moeten evenveel kans krijgen op de opdracht. Slechts in beperkte gevallen is ‘single source’, een directe deal met een aanbieder, mogelijk. Uitzoeken van die mogelijkheden is onderdeel van het aankoopproces en kost tijd. In dit geval dwingt de Europese regelgeving tot een aanbesteding. Het selectieproces daarvoor wordt voorbereid en halverwege 2020 kunnen geïnteresseerde partijen de stukken inzien en eventueel inschrijven op het project. In de selectiefase worden drie bedrijven zorgvuldig volgens vooraf vastgestelde selectiecriteria geselecteerd en uitgenodigd voor de gunningsfase, maar eind 2020 geven die alle drie aan: we kunnen jullie niet helpen.

Risico’s en onderhoud

Daar sta je dan, na het doorlopen van de verplichte stappen, alsnog zonder een aanbieder. Waarom deze bedrijven zich terugtrokken: de redenen waren divers, maar het financiële risico was zwaarwegend. In de tweedehands markt is het gebruikelijk dat je als bemiddelaar een fee betaalt om een vliegtuig vast te houden voor een potentiële klant. Dat gaat om serieuze bedragen, waarbij het risico bestaat dat de klant alsnog niet voor jou als uitvoerder kiest. Dat risico wilden de aanbieders niet lopen.

Ander traject

Wanneer alle partijen zich terugtrekken uit een aanbesteding bestaat er een mogelijkheid om alsnog met één partij in zee te gaan. Uiteraard moet je dat heel goed onderbouwen. Uiteindelijk is het projectteam vier maanden bezig met het onderzoeken van alternatieven en het voorbereiden van een single source verwervingstraject. Ondertussen wordt ook gesproken met Gulfstream om de garantie te krijgen dat zij de gekozen partij ondersteunen. Er volgt toestemming om met dit traject door te gaan en ook Gulfstream committeert zich. Daarmee ligt de weg open voor onderhandelingen met Jet Aviation, het bedrijf dat het vliegtuig zal gaan zoeken, kopen en verbouwen.

Scherpst van de snede

Dat betekent niet dat de spanning van het proces is. De markt van beschikbare en geschikte vliegtuigen is verslechterd als gevolg van corona. De vraag naar privéjets is enorm gegroeid, omdat vermogende personen en bedrijven eigen vliegtuigen aanschaffen zodat zij niet met reguliere maatschappijen hoeven te vliegen. De prijzen van deze vliegtuigen staan daarom ook onder druk. Er wordt op het scherpst van de snede onderhandeld waarna het contract wordt getekend. Jet Aviation gaat op zoek naar een geschikt vliegtuig.

Wereldwijde zoektocht

Die zoektocht gaat vrij snel. Eén vliegtuig valt af vanwege de algehele conditie, een tweede G650 wordt uit de verkoop gehaald; de eigenaar heeft zijn nieuwe vliegtuig nog niet binnen en wil niet zonder zitten. Een derde optie duikt op in de Verenigde Staten. Twee dagen lang hangt boven, onder en in het vliegtuig een gecombineerd team van Jet Aviation en het projectteam, wordt documentatie doorgenomen en een proefvlucht gemaakt. De reactie is eensgezind: dit moet hem worden. Jet Aviation werkt vervolgens de offerte uit en binnen een paar dagen moet het dossier goedgekeurd en de aanbetaling gedaan worden. Reden voor de druk op het proces ligt in het feit dat gekocht is van een privé-eigenaar, die zekerheid wil omtrent de verkoop. Voor het vliegtuig bestaan namelijk nog ongeveer 40 andere geïnteresseerden. Niet tijdig reageren is de kans mislopen. Daarmee heeft het COMMIT-team echter rekening gehouden. Iedereen binnen de organisatie die iets moet vinden van de aankoop is vooraf op de hoogte en het geld staat op de afgesproken tijd op de rekening.

Gestript en omgebouwd

In de zomer van 2022 begint Jet Aviation in Bazel aan de ombouw. Het vliegtuig krijgt direct ook zijn grote onderhoudsbeurt, wordt compleet gestript en opnieuw ingericht. Het interieur is door de vorige eigenaar in perfecte conditie gehouden; het was ‘zijn kindje’. Samen met een aantal nieuwe stoelen wordt het geheel teruggeplaatst zodat er nu vijftien zitplaatsen aanwezig zijn. Ook het exterieur wordt aangepakt met een nieuw verfpatroon. In maart 2023 levert Jet Aviation de G650 als nieuw op. Ruim op tijd voordat het zelfbeschermingssysteem van Elbit Systems (zie kader) door AMAC in Bazel geïnstalleerd wordt. In de paar weken ertussen maken vliegers en technici alvast kennis met de kist in Eindhoven. Uiteindelijk maakt de Gulfstream 650 in september zijn eerste operationele vlucht. En niet onbelangrijk, met een zeer tevreden crew. Volgens hen vliegt hij als een scheermes.