Tekst Mediacentrum Defensie
Foto Rob ter Bekke en anderen
Zachte landing voor kersverse collega’s
Nieuwkomers moeten zich meteen thuis- en betrokken voelen nadat ze bij COMMIT zijn aangenomen. Rob (Hoofd Boarding, Directie HR) en zijn team spannen zich daarvoor tot het uiterste in. “Wij zorgen ervoor dat kersverse collega’s een zachte landing maken. Want je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk.”
COMMIT groeit flink. Dat heeft alles te maken met hoofdtaak 1 en de opdracht voor het commando om te versnellen, op te schalen en te vernieuwen. Niet alleen technologisch, ook voor mensen en processen. Dat is dé reden om te investeren in nieuwe medewerkers met het zogenoemde Boarding-programma. Door medewerkers te laten zien en ervaren hoe de organisatie werkt, weten ze sneller hun weg te vinden. Dat toont onderzoek ook aan. Medewerkers met een goede boarding blijven langer behouden en het verloop verkleint duidelijk. Tevens zijn het voor COMMIT meteen goede ambassadeurs voor werving van nog meer nieuw personeel.
Reis van de medewerker
De term boarding is afkomstig van Amerikaanse bedrijven, meldt Rob. Zij beseffen dat de eerste periode van een medewerker cruciaal is voor succes, motivatie en binding. Vanuit die gedachte heeft de sectie Boarding ieder stukje van het introductieproces onder de loep genomen. Daaruit ontstond een opzet, die ze de Reis van de medewerker noemen. “Alles wat hierop van invloed is, heeft effect op hoe de medewerker zich voelt. Daarom proberen we vanuit dat perspectief naar het programma te kijken. Door steeds vanuit de ogen van nieuwe medewerkers te kijken, kunnen we ook continu aanpassen en verbeteren.”
‘Dit is de eerste diepere kennismaking met onze organisatie’
Brievenbuspakket
Het boardingsprogramma start na het arbeidsvoorwaardengesprek en de screening. De nieuwe medewerker ontvangt thuis een brievenbuspakket. Daarin zit een sleutelhanger en een etui, gemaakt van duurzaam gerecyclede militaire kleding. Verder een notitieboekje en een welkomstbrief van de commandant. Hierin staat ook hoe je de COMMIT preboarding app start. “Dit is de eerste diepere kennismaking met onze organisatie”, aldus Rob. In de app krijg je stap voor stap informatie over Defensie, COMMIT en de directie waarbij je aan de slag gaat. Je hebt ook de mogelijkheid om andere directies van COMMIT te leren kennen. “Gaaf om te zien dat nieuwe medewerkers het brievenbuspakket delen met hun netwerk op social media platforms. Een leuke win-win die ook afstraalt op Defensie.”
Goed geregeld
“Aan iedere vraag was zo’n beetje gedacht”, zegt nieuwkomer Bram. De functioneel beheerder financiële processen vertelt dat hij nog nooit een onboarding heeft gehad en dat hij er plezierig door is verrast. Volgens Bram was alles naar zijn zeggen goed geregeld. Van het aan huis bezorgde welkomstpakket tot het kaartje waarop staat hoe je een dienstauto kunt regelen. Ook de COMMIT introductiedag gooide bij hem hoge ogen. “Er waren ook interessante sprekers van buiten COMMIT, onder wie een militair die een praatje hield over het belang van de reservist. Fijn was dat de leidinggevende al veel dingen van huishoudelijke aard had geregeld. Zoals de Defensiepas en de diensttelefoon. Al met al heb ik het mede door de ontvangst hier prima naar mijn zin.’
De digitale buddy heet chatbot Robin
Grote rol leidinggevende
De rol van de leidinggevenden is cruciaal in de medewerkersreis en voor hen heeft de sectie Boarding dan ook een roadmap uitgestippeld. Hierin zit informatie hoe de nieuwe medewerker zo soepel mogelijk zijn inwerkperiode kan doorlopen. Op de Starten bij COMMIT-pagina is alle informatie terug te vinden, zoals het regelen van de Defensiepas, telestick en mobile devices.
Daarnaast is er een introductiedag, die vanwege het grote aantal nieuwe collega’s iedere maand wordt gehouden. Behalve een hapje, een drankje en een rondleiding over de Kromhoutkazerne komen ook zaken als veiligheid aan de orde. “Om meer binding te krijgen met operationele eenheden organiseren we daarnaast werkbezoeken, waarvoor nieuwe collega’s zich kunnen inschrijven”, vertelt Rob. Ook krijgt iedereen de digitale buddy chatbot Robin toegewezen. Een fysieke buddy wordt door de leidinggevende toegekend. Veelal is dat een directe collega of de leidinggevende zelf. Drie maanden na indiensttreding leggen medewerkers de eed of belofte af. Tot slot hebben we onlangs de terugkomdag aan het programma toegevoegd. Na een half jaar in dienst is er voor de nieuwe medewerkers een informatieve – en netwerkdag om terug te blikken en ervaringen te delen.
Tot slot hebben we onlangs de terugkomdag aan het programma toegevoegd. Na zes maanden in dienst houden we een informatieve – en netwerkdag voor de nieuwe medewerkers, om terug te blikken en ervaringen te delen. Begin december is die eerste terugkomdag geweest, met ondermeer een workshop Leren & Ontwikkelen en een ontmoeting met commandant COMMIT vice-admiraal Jan Willem Hartman en zijn plaatsvervanger generaal-majoor Harold Boekholt.
Gestructureerd en vriendelijk
Marcel komt uit de IT-wereld en werkte jarenlang bij een bedrijf dat zich richt op onder meer mission-critical dienstverlening. Bij Defensie is Marcel praktijkleermeester in de IT-leertuin van JIVC in Maasland. Hier leidt hij trainees op tot IT-beheerder op niveau MBO-4. De overstap naar Defensie voelde voor hem als een warm welkom. De onboarding verliep gestructureerd en vriendelijk. “Bij Defensie is de onboarding goed geregeld, met duidelijke informatie, een buddy en materialen die je vooraf ontvangt.” Marcel vond de COMMIT-introductiedag waardevol: veel interactie, afwisseling en aandacht voor sociale veiligheid.
Boarding is geen raketwetenschap
Aanleiding
Rob vertelt dat zijn team de nieuwe medewerkers volgt vanaf het arbeidsvoorwaardengesprek tot ongeveer een jaar na aanname. De feedback die binnenkomt op Chatbot Robin wordt gebruikt om het programma verder te perfectioneren. In de defensiebrede Werkgroep Boarding delen de krijgsmachtdelen hun ervaringen en doen ze informatie op. COMMIT is het enige defensieonderdeel met een volledig boarding-programma, waarin alle initiatieven zijn gebundeld en waar een team fulltime aan toegewijd is. En daarop is Rob trots. “Boarding is geen rocket science, maar je moet het wel doen. En je doet het er niet zomaar ‘even bij’. Zelf heb ik tijdens mijn carrière ervaren hoe belangrijk boarding en begeleiding is. Dat was voor mij mede aanleiding om een leuk en boeiend programma te lanceren. Vanaf aanname mensen binden en behouden dat is de rode draad van het boardingsprogramma. Daarnaast wil ik het programma continu laten aansluiten op de praktijk en actualiteit. Pas dan ben ik tevreden.”
