Tekst kapitein Saminna van den Bulk
Foto sergeant-majoor Jan Dijkstra
Nieuwe tool laat alle stakeholders van een wapensysteem aan het woord
Wat is de waarde van een wapensysteem? Mankeert er iets aan? En is het materieel wel functioneel? De waardebepalingstool geeft antwoord, met unieke input van alle stakeholders. Het bureau Life Cycle Management (LCM) van het Commando Materieel en IT (COMMIT) startte een pilot bij het geniedoorbraaksysteem Kodiak. Mét succes.
Zonder inzetbaar militair materieel geen inzet. Dat weten Daan en majoor Jilles als geen ander. Jilles: “Bij de afdeling Grondgebonden Wapensystemen (GWS) werken de normstellers en de systeemteams van de grote grondgebonden wapensystemen. Daar weten ze alles over het materieel en daar bepaalt men ook of en welke modificaties er gedaan mogen worden. Van het bureau Life Cycle Management (LCM) adviseren wij onze collega’s van GWS over de levenscyclus van onze wapensystemen.”
Zo ook de Kodiak. Het Leopard 2-geniedoorbraaksysteem is als een Zwitsers zakmes voor de landmacht. Doorgang forceren in een gebied met greppels, barricades of zelfs mijnenvelden: geen probleem. Afhankelijk van de behoefte, bouwen de militairen het systeem om. Daarbij kunnen militairen met de genietank obstakels creëren om een vijand te vertragen. In de komende jaren staat er een midlife update (MLU) op het programma. Maar voor de werkzaamheden beginnen, is het wel zo goed om te weten waarin geïnvesteerd moet worden.
De ‘waarde’ van een wapen
Bij ‘waarde’ denken mensen al snel aan de kosten. Maar waarde omvat meer, legt Jilles uit. “Denk aan het technische aspect: is het systeem betrouwbaar, beschikbaar en onderhoudbaar? Ten derde wil je dat je materieel functioneel is: dat het doet wat het moet doen. Ook heel belangrijk is de veiligheid, voor zowel personeel als materieel.”
Vinger op de zere plek
Wat scheelt er technisch aan de Kodiak? En ook: is alles aan het systeem nog functioneel? Het zijn vragen die idealiter alle stakeholders beantwoorden. Daarom ontwikkelden Jilles en Daan een waardebepalingstool. De pilot was eind vorig jaar. In een enquête gaven respondenten aan hoe de krachtpatser van de genie erbij staat. De Kodiak is daarvoor opgeknipt in 27 subsystemen. Denk bijvoorbeeld aan de graafarm, het dozerblad of het hydrauliek systeem. Jilles: “Van ieder subsysteem werd gevraagd of het aan de norm voldoet of niet. Ook werd gevraagd het te beoordelen met een cijfer van 1 tot 10.” Is het cijfer een onvoldoende? Dan wordt om een toelichting én de gewenste oplossing gevraagd. “Zo kom je erachter wat er technisch mankeert en of de functionaliteit op orde is: is het subsysteem inzetbaar, geschikt en gebruiksvriendelijk?”
In een uurtje is de lijst ingevuld. Alle stakeholders laten hun stem horen. De vragenlijst belandt namelijk niet alleen bij de normsteller of de instandhoudingsmanager. Ook een selectie van onder meer de gebruikers, collega’s van het kennisinstituut, en trainingscentra krijgen de kans hun mening te geven. “Op basis van hun expertise en ervaringen”, legt Jilles uit. “Een sergeant-majoor van de onderhoudsgroep die iedere dag met de Kodiak werkt, merkt heel andere zaken op dan iemand die vooral de SAP-meldingen van achter het bureau ziet. Beiden doen ze ertoe. Juist de combinatie geeft een gedragen beeld.”
‘Is het subsysteem inzetbaar, geschikt en gebruiksvriendelijk?’
‘Echt van meerwaarde’
“De tool is cruciaal voor ons”, vertelt Jan Willem. Hij is normsteller bij COMMIT van onder meer de Kodiak. “‘Kan de gebruiker het systeem gebruiken voor het doel dat hij voor ogen heeft?’ ‘Kan de monteur normaal onderhoud uitvoeren of doet hij elke week hetzelfde kunstje?’ Daarnaast, de gedachte: ‘Is het wel noodzakelijk dat we geld blijven pompen in een systeem dat eigenlijk niet gebruikt wordt?’ Ons SAP-systeem maakt deze informatie niet inzichtelijk. Het zijn vragen die we wél met dit onderzoek kunnen beantwoorden. Daarin is de tool echt een meerwaarde. Ook brengt het onderzoek zaken aan het licht die we nog niet inzichtelijk hadden. Hier kunnen we dan rekening mee houden als we de MLU gaan uitvoeren.”
Aansluiten op de operatie
Niet eerder werd de bepaling bij alle stakeholders op deze schaal gedaan. Wat de pioniers opviel bij het doorspitten van alle data? “Gebruikers van de Kodiak gaven het wapensysteem en de subsystemen over het algemeen lagere scores dan stakeholders met een ondersteunende rol. Ook kwamen er blinde vlekken naar voren: problemen waar de normsteller nog niet van afwist”, vertelt Daan. Bovendien kregen respondenten de vraag hoe belangrijk een bepaald subsysteem voor hen was. “Daar bleek bijvoorbeeld dat de lier amper gebruikt wordt”, vult Jilles aan. Dat terwijl het aanpassen van een defecte lier (gebruikt voor het trekken of tillen van zware objecten, zoals andere voertuigen) dagen in beslag neemt. “Een inzicht waar de projectleider van de midlife update straks iets mee kan. In deze functionaliteit hoeven we wellicht geen geld te investeren. Andere subsystemen blijken juist belangrijker dan gedacht: daar kun je op inspelen.”
‘Blinde vlekken kwamen naar voren’
Kortom: zo kun je de update van een wapensysteem beter laten aansluiten op het gebruik in het veld. Op basis van de behoefte van Staf CLAS Strategie en Plannen bepaalt de bestuursstaf van Defensie de scope van de midlife update. Die behoefte wordt gebaseerd op input van het betrokken kenniscentrum, de gebruikers en het Wapensysteem Overleg (WSO). Bij dat overleg wordt het rapport van Jilles en Daan meegenomen. Het advies dat de mannen geven is niet bindend. “Maar het geeft wel een duidelijk signaal af. Alle reacties en input liggen letterlijk op tafel bij de besluitvormers.”
‘Breed en ongefilterd’
Joris is voorzitter van het CLAS Wapensysteem Overleg. De data kunnen een goede bijdrage leveren, geeft hij aan in een reactie. “De tool zorgt ervoor dat de ervaringen van collega’s op diverse plekken in de organisatie breed en ongefilterd ingebracht kunnen worden in de bepaling van de scope van een MLU.”
Naar alle systemen
De Kodiak was slechts het begin. De heren deden hetzelfde voor onder meer de Pantserhouwitser 2000NL. Het proces is hetzelfde: een wapensysteem opknippen in subsystemen, inladen in de enquête en gaan. Daan: “De vragenlijst is aan te passen. Bij de Kodiak ging het om het peilen van de waarde met focus op het technische en functionele aspect. Bij de DAF Trekker-opleggercombinatie stond de verwachte inzetbaarheid in de toekomst centraal. Hier speelden financiën een grotere rol. Ook kunnen we mensen vragen hoe ze kijken naar potentiele nieuwe subsystemen. Zo kom je achter de wensen. Dat helpt bij het maken van een keuze bij de aankoop van updates, toevoegingen en upgrades.”
De bedoeling is dat de tool in de toekomst voor alle grondgebonden wapensystemen ingezet wordt. Dit begint met de toonaangevende wapensystemen, zoals infanteriegevechtsvoertuig CV90 en het Boxer-pantserwielvoertuig. Het liefst versturen de mannen de vragenlijst ieder jaar. Want, vertelt Jilles: “Zo zie je door de tijd een verloop in de cijfers en worden trends zichtbaar. Hier kun je vervolgens op inspelen door het plannen van modificaties en upgrades.”
Op de smartphone
Uiteraard blijft de tool zelf wel in ontwikkeling. Nu draait de enquête nog op de Samenwerkingsruimte op het intranet van Defensie. Elke respondent ontvangt een uitnodigingslink in de mail. Dat zorgt voor strubbelingen. Zo is de enquête niet tussentijds op te slaan. “Daarom werken we nu aan een app die onderdeel van het DO-MAINT-platform moet gaan worden. Toegankelijk, aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk en te gebruiken op het moment dat het uitkomt”, licht de majoor toe.
Jilles en Daan toverden abstracte data om in concrete aanbevelingen. Jilles besluit: “De gebruiker, de instandhouder en de normsteller: ze willen allemaal hetzelfde, namelijk een goed werkend wapensysteem, dat de optimale waarde behoudt. De tool slaat een brug tussen de eilandjes.”
