Stille maar cruciale kracht van de krijgsmacht

Het maandelijks berekenen van salarissen, declaraties kunnen invoeren of waar ter wereld ook het medisch dossier kunnen inzien door artsen van defensie: het zou niet kunnen zonder de afdeling POM-IT, ofwel Personeel & Organisatie en Medische IT. Ze werken enigszins onder de radar, maar zijn trots op hun werk en onmisbaar voor het functioneren van de krijgsmacht. “Ook in een black hole moeten medische gegevens op te vragen zijn.”

Het werk dat POM-IT verricht gaat over alle onderdelen van Defensie en is breed en divers. Om niet te technisch en te diep op de materie in te gaan, bespreken we met het hoofd van de afdeling Nanning de Jong en zijn collega’s Adrie de Rover en Emma Gieben-Malenstein waar POM-IT voor staat, wat er de afgelopen jaren veranderd is en twee grote projecten die gestalte hebben gekregen: de invoering van de nieuwe pensioenregeling en de vervanging van het elektronisch patiëntendossier.

Inhaalslag na bezuinigingen

Net zoals de rest van Defensie, kreeg ook de IT-afdeling in de afgelopen decennia flinke bezuinigingen voor de kiezen. Toen die voorbij waren en er weer geïnvesteerd kon worden was een flinke inhaalslag nodig, vertelt Emma Gieben-Malenstein. “En omdat IT zich steeds sneller blijft ontwikkelen moesten we bijvoorbeeld met het corporate datamodel zeventien jaar aan ontwikkelingen inhalen. Een sprong in de tijd. Vervolgens hebben we er anderhalf jaar over gedaan om bij te geraken. Nu is het een kwestie van bijblijven.”

Eén van die ontwikkelingen was de vervanging van het elektronisch patiëntendossier. Gieben-Malenstein: “Hierdoor kreeg het eerstelijns Gezondheidszorgbedrijf van Defensie een professioneel elektronisch patiëntendossier en een apotheekinformatiesysteem. Bovendien hebben militairen via een portaal inzage gekregen in hun eigen dossier, dat overal ter wereld, op elk moment beschikbaar is.”

Nanning de Jong: “Wat hier zwaar meeweegt is dat Defensie met zo’n zevenhonderd systemen werkt, waarvan er veertien als kritiek worden gekenmerkt. Het Medische IT-systeem is één van die veertien. Het is van groot belang voor de militaire gezondheidszorg in Nederland, maar ook in het buitenland in missiegebieden, op schepen en in onderzeeboten. Dus zelfs voor ons is dit een bijzonder IT-systeem. Ook dit systeem moest, door twintig jaar aan bezuinigingen, een flinke inhaalslag maken. Maar omdat het een kritiek systeem betreft, moet je werken aan iets dat wel volledig moet blijven functioneren.”

Die automatisering van het elektronisch patiëntendossier heeft zich de afgelopen jaren op veel vlakken doorontwikkeld, vertelt Emma Gieben-Malenstein. “Het is inmiddels ook in gebruik genomen door het Militair Revalidatiecentrum en op dit moment zijn ze bezig om de geestelijke gezondheidszorg en de militaire apotheek erop aan te sluiten. Zo wordt het steeds meer een geïntegreerd dossier.”

Nieuwe pensioenstelsel

Een tweede recente grote opdracht was de invoering van de nieuwe pensioenregeling voor militairen. Het klinkt als niets minder dan een monsterklus, maar Adrie de Rover gaat er goed voor zitten en vertelt bevlogen. “Op 1 januari 2019 ging het militair personeel van Defensie over van een eindloonpensioen naar een middelloonpensioen. Kort gezegd: voorheen, bij het eindloonpensioen werd je laatst verdiende salaris gebruikt voor het berekenen van je pensioen. Met een middelloonpensioen wordt je gemiddelde salaris, dat je in je werkende leven verdiend hebt, gebruikt voor de berekening.”

Daarmee werd het militaire pensioen gelijkgetrokken aan dat van het burgerpersoneel. De Rover: “Maar er waren veel militairen, met name met hogere eindrangen, die er met die regeling in perspectief op achteruit gingen. Voor hen is een compensatieregeling afgesproken. Defensie koos er vervolgens niet voor om dat met een eenmalig bedrag af te betalen. In plaats daarvan koos men voor een maandelijks brutobedrag uitgesmeerd over tien jaar. Alleen als iemand in die periode wordt bevorderd, moet dat opnieuw berekend worden en gaan die tien jaren opnieuw lopen. En bij een volgende bevordering opnieuw.”

Dat klinkt complex en is het ook. Het was aan POM-IT, en Adrie als Informatiemanager, om ervoor te zorgen dat dit op de juiste manier in de systemen ingevoerd zou worden, met de juiste berekeningen, zodat iedereen, elke maand het juiste bedrag uitgekeerd krijgt. “Wij praten altijd mee in het proces. De afspraak over de nieuwe pensioenregeling dateert van 1 januari 2019, maar was in april 2022 pas definitief. Toen wisten we wat we moesten bouwen en zo´n twaalf maanden later stond het.” Nanning de Jong: “Deze regeling is uniek in de wereld. Er is geen organisatie die haar personeel op zo’n goede manier compenseert als Defensie dat doet. Dat is mooi, maar tegelijkertijd is er dus ook geen enkele partij geweest die dit ooit heeft geautomatiseerd. Adrie en z’n team is dit wel gelukt”, aldus De Jong, niet zonder trots.