Tekst Jack Oosthoek
Foto Mediacentrum Defensie en sergeant Jasper Verolme.
Thuiswerken went langzaam maar zeker
Na een jaar COVID-19 lijkt bij Defensie werken ‘op afstand’, ofwel thuiswerken, aardig ingeburgerd. Dit beïnvloedt echter ook de manier van leidinggeven. Hoe pakt een chef het aan, of liever gezegd: hoe zou hij het kunnen aanpakken, want er is niet zoveel ervaring met leidinggeven ‘op afstand’? Wat kun je beter niet doen?
Vijf vragen aan luitenant-kolonel Teun Giljamse. De luchtmachtmilitair is programmamanager en senior coach van het Expertisecentrum Leiderschap Defensie (ECLD).
Hoe gaat het met leidinggeven ‘op afstand’ na een jaar corona?
“Grote delen van de defensieorganisatie draaien tamelijk gewoon door. In de luchtmacht bijvoorbeeld vliegen alle vliegtuigen en loopt het transitieprogramma Vijfde Generatie Luchtmacht door. Ik maak me echter ook zorgen. Er is in de hele krijgsmacht veel werk weggevallen, zoals oefenprogramma’s te land, ter zee en in de lucht, en ondersteunende taken. Veel mensen werken thuis waardoor er onderling weinig interactie is. Althans, die is via ‘het beeldscherm’ beperkt. Mensen hebben minder betekenis ten opzichte van een ander. Het werk lijdt onder leidinggeven ‘op afstand’.”
Hoe pakt een chef ‘samenwerken op afstand’ effectief aan?
“Door in werk en persoonlijk leven voor regelmaat te zorgen. Kom op vaste tijdstippen online bij elkaar. Neem de moeite voor persoonlijk contact. Vraag iemand hoe het met hem gaat en of je misschien kunt helpen. Wees empathisch, maar overdrijf niet. Spreek voor vergaderingen vaste tijdstippen af. Niet: ‘we bellen nog wel’. Vergader in kleine groepen in plaats van met zeventien man, anders komen mensen niet aan bod. Houdt het liever wat vaker kort, dan af en toe heel lang.”
Wat moet je bij samenwerken ‘op afstand’ niet doen?
“Geen vergadersessies van drie uur of meer, want na een uur breekt de spanningsboog. Vergader in blokken van drie kwartier tot maximaal een uur en vraag de mensen om onderwerpen separaat in kleine groepen uit te werken. Hanteer een agenda, anders wordt het een ‘kabbelende’ sessie. Wees concreet in je aanpak, kom snel to the point.”
Welke rol is er weggelegd voor personeel?
“Doe geen aannames over het leven dat een collega op dit moment mogelijk leidt. Vraag ernaar. Overleg, bespréék. Werk mee en vraag je ook eens af wat je mogelijk voor je leidinggevende kunt doen. Hij kan en weet niet alles. Vraag je af hoe jij een positieve bijdrage kunt leven aan leiderschap ‘op afstand’ binnen jouw afdeling. Onderga het werk niet lijdzaam, maar belééf het: wat wil je en kun je doen en wat heb je daarvoor nodig? Stop je energie in dingen die nog wel kunnen.”
Als Covid-19 blijft en het personeel werkt nog lang thuis: wat voor consequenties heeft dat voor leidinggegeven ‘op afstand’?
“We missen elkaar, we missen timing in gesprekken, we missen humor, we missen veel andere non-verbale signalen. Jammer. De situatie leidt echter ook tot vooruitgang. Zo heeft het ECLD ook programma’s online gemaakt en zijn er ineens extra faciliteiten om thuiswerken beter mogelijk te maken. Dat helpt, ook voor na het coronatijdperk. En, we besparen veel reistijd en hoeven ons niet meer aan de file te ergeren. Het gemis van ‘de ander’ die we in ons werk nu eenmaal nodig hebben, blijft echter. We moeten leren omgaan met het vertrouwen dat we ook online toch veel werk kunnen doen.”
