Tekst Arjen de Boer
Foto Herman Zonderland en archief Mediacentrum Defensie

Project Doorontwikkeling Ondersteuning Defensie krijgt vleugels

2016 wordt een belangrijk jaar voor de ondersteuning binnen Defensie. Na de pilotlocaties start ook op overige plekken het traject dat gebruiker en ondersteuner dichter bij elkaar brengt.

Een simpele verhuizing kan voor hoofdpijn zorgen. Daar weet luitenant-kolonel René Baksteen, chef-staf en hoofd Personeel en Bedrijfsvoering op vliegbasis Leeuwarden, alles van. Een kantoortje inclusief meubelen, computers, internetverbindingen en telefoons verplaatsen van A naar B kostte hem en zijn team veel tijd. “Dan moesten we bij een stuk of 6 ondersteuners zijn om dat te regelen”, zegt Baksteen. “Die tijd hebben we als operationele eenheid simpelweg niet.”

Daarom is hij blij met het initiatief van Stefanie Klijnstra, locatiemanager van het Commando DienstenCentra, om de werkwijze van de ondersteuners op de basis te stroomlijnen. Zo kan Baksteen voor een verhuizing en andere zaken nu terecht bij 1 loket, dat alles regelt. “Die ontzorging is heel fijn.”

De legering was op sommige pilotlocaties een extra punt van aandacht.

“Die ontzorging is heel fijn”

“Meer doen dan gevraagd”

Zo’n verhuizing is slechts 1 voorbeeld van een betere samenwerking tussen ondersteuners en gebruikers, lees Defensiecollega’s. Eenvoudig, betrouwbaar en doeltreffend ondersteunen is een belangrijk onderdeel van het Project Doorontwikkeling Ondersteuning Defensie (PDOD). “De doelstelling moet uiteindelijk zijn dat we onze Defensiecollega´s ontzorgen”, zegt kolonel Rob Janssen, projectleider PDOD. “Als we geven wat ze vragen, doen we ons werk. Dat is goed, maar we hebben nog meer waarde als we vroegtijdig meedenken en, met kennis van het primaire proces, waar nodig maatwerk leveren.”

Wie een symposium wil organiseren, kan straks zijn wensenpakket bij 1 loket neerleggen. Zelf shoppen bij de diverse ondersteuners is dan voorbij.

Aanpakken

Het afgelopen jaar liepen er 9 pilots waar de locatiemanager van het Facilitair Bedrijf Defensie (FBD) de ondersteuning op locatie coördineert, ook voor andere ondersteuners zoals cateraar Paresto, bewaking en beveiliging (DBBO) en de ICT-werkplekdiensten van DMO/JIVC. Zij zitten met eindgebruikers om de tafel om aandachtsgebieden aan te pakken. Het gaat dan om diverse zaken; van personenvervoer tot de aanvraag van een Defensiepas. Van het eten in het bedrijfsrestaurant tot de terugkoppeling van storingsmeldingen.

Opslagloodsen, formulieren en regeltjes moeten de eindgebruikers niet in de weg staan. De wensen en behoeften van de klant staan centraal.

“We hebben nog meer waarde als we vroegtijdig meedenken”

Hoger plan

Die werkwijze is goed bevallen, concludeert Janssen. Daarom wordt deze in 2016 ingevoerd op alle FBD-locaties in het land. Gebruikers en ondersteuners bespreken in januari en februari de aanpak van dit transitietraject. “Daarnaast beoordelen ondersteuners onderling hoe zij hun samenwerking en communicatie op een hoger plan kunnen brengen, zodat de Defensiecollega profiteert”, zegt Janssen.

Kolonel Rob Janssen: “We gaan de locatiemanager en servicebalie van het Facilitair Bedrijf positioneren als deskundigen die de weg weten.”

Toegankelijke en betrouwbare service, dáár gaat het allemaal om

Def.com

Toegankelijke en betrouwbare service, dáár gaat het allemaal om. Janssen schetste in een eerdere Pijler een soort Bol.com waar defensiecollega’s gewoonweg aanklikken wat nodig is. “Tot het zo ver is, gaat dit via persoonlijk contact. We gaan de locatiemanager en servicebalie van het Facilitair Bedrijf positioneren als deskundigen die de weg weten”, aldus Janssen. “Maar een portaal zoals Bol.com, ik noem het Def.com, is nog steeds het punt op de horizon. De ondersteuners op locatie concentreren zich dan op het noodzakelijke maatwerk en coördinatie van de ondersteuning. ”

De Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO) is 1 van de dienstverleners/ondersteuners van Defensie.

Leeuwarden loopt voorop

Op vliegbasis Leeuwarden zijn ze dus al aardig ver. Daar zit het FBD aan tafel bij reguliere overleggen en leveren ze een bijdrage voor het bedrijfsplan. Ook komt er 1 loket voor alle diensten. Een one-stop-shop, weet chef-staf Baksteen. “Zo kunnen we elkaar beter vinden en laten we de ondersteunerswereld beter aansluiten op de operationele wereld.”